Intégrer de nouveaux outils de gestion dans l’organisation de son entreprise a pour vocation de favoriser le développement et la croissance de sa structure. Mais dans la réalité, la mise en place d’un ERP peut s’avérer être un réel casse-tête. D’après le TEC (Technology Evaluation Center), 1 première intégration d’ERP sur 2 échoue du fait de nombreux facteurs : installation technique trop complexe, coût important, difficulté à faire rentrer le logiciel dans les habitudes des équipes… Découvrez les grandes étapes à suivre pour réussir la mise en place d’un ERP.

Avant d’expliquer comment il est possible de faire une mise en place d’un ERP efficace, il est important d’en rappeler l’utilité et les objectifs.

ERP : définition

Le terme ERP désigne les mots Enterprise Resource Planning, autrement dit un outil qui permet de gérer et planifier les différentes données et ressources d’une entreprise. Dans le secteur du commerce, la mise en place d’un ERP permet de gérer en une seule et même plateforme des tâches clé comme :

• Les encaissements clients en boutique et/ou en ligne,
• La création de devis et factures,
• La gestion documentaire de l’entreprise,
• Le portefeuille acheteurs et la relation client grâce à un module CRM,
• La gestion des stocks (informations stocks en temps réel, commandes fournisseurs, réassort automatique…),
• La comptabilité…

Les avantages de la mise en place d’un ERP

Mettre en place un ERP au sein de son entreprise revêt de nombreux avantages :

• Un gain de temps : la gestion de la structure se fait depuis une seule interface claire et des tâches peuvent être automatisées pour gagner du temps,
• Une meilleure vision de votre activité : l’ensemble des données de ventes et d’achats sont visibles de façon globale via l’interface de l’ERP, vous pouvez ainsi visualiser vos performances,
• Des process plus fluides : vous pouvez régulièrement consulter vos stocks en temps réel et commander en quelques clics un réassort ou lancer une demande de production. Vos actions sont mutualisées et vos processus de gestion sont ainsi plus fluides,
• Une meilleure communication interne : l’ensemble des parties prenantes de votre entreprise peut bénéficier de la mise en place d’un ERP. Chacun garde ainsi un œil sur les données récoltées, les clients, le développement du chiffre d’affaires, l’état des stocks… Tout le monde est ainsi à jour et au fait des informations essentielles permettant de bien gérer la structure.

Vous souhaitez tirer profit de la mise en place d’un ERP dans votre entreprise et simplifier son déploiement en interne ? Voici les grandes étapes à suivre pour une intégration réussie de l’outil.

Le diagnostic de départ

La première étape essentielle est de réaliser un diagnostic de départ, pour vous assurer que le principe de l’ERP correspond à vos besoins. Grâce à ce diagnostic, vous pourrez lister vos attentes, identifier vos objectifs et repérer les indicateurs clés de performances dans un cahier des charges sur-mesure.

L’audit de vos outils actuels

La seconde étape de la mise en œuvre d’un ERP est complémentaire avec la première. Une fois votre diagnostic établi, il est nécessaire de réaliser un audit des outils et systèmes que vous utilisez déjà au sein de votre entreprise : logiciel de caisse, logiciel CRM, logiciel de comptabilité… L’ERP étant un outil complet, il vous sera possible de vous tourner vers un seul et même logiciel pour gérer votre activité, plutôt que de multiplier les interfaces.

Choix de votre logiciel ERP

Une fois que vous savez ce dont vous avez besoin et les outils que vous pouvez abandonner au profit d’une solution ERP commerce complète, il est temps de choisir votre logiciel. Quelques critères pour faire votre choix :

• Miser sur un logiciel tout-en-un permettant de réellement centraliser votre gestion et ne pas passer votre temps à switcher d’un logiciel à un autre,
• Favoriser une solution spécialisée qui s’adapte réellement aux problématiques de votre secteur,
• Préférer un outil facile à mettre en place pour simplifier sa prise en main par vos collaborateurs,
• Vérifier l’existence d’un support réactif pour intervenir en cas de problème et vous accompagner dans la mise en place de l’ERP,
• S’assurer que le logiciel est certifié, notamment concernant la partie encaissement, avec une certification LNE ou NF525.

Formation de vos équipes à l’outil

Intégrer un nouvel outil dans les habitudes de gestion de projets de vos équipes est un challenge qui ne doit pas être pris à la légère. La première chose à faire est de communiquer et d’expliquer pourquoi vous souhaitez la mise en place d’un ERP et quels bénéfices l’entreprise en tirera. Faites en sorte que vos collaborateurs soient acteurs de ce changement et qu’ils en comprennent réellement la valeur.

Vous pourrez ensuite mener une phase d’installation et de paramétrage puis une phase de formation, pour déployer efficacement ce nouvel outil. Les employés devront pouvoir le tester et le prendre en main pour découvrir l’interface et soulever d’éventuels points d’incompréhension.

Mesure du Retour sur Investissement (ROI)

Réaliser un contrôle de l’efficacité de la mise en place d’un ERP est essentiel pour vous inciter à poursuivre son utilisation. Différents indicateurs clé de performance peuvent être observés : délais de livraison, taux de rotation des stocks, productivité des collaborateurs, chiffre d’affaires…

Vous recherchez le meilleur partenaire possible pour la mise en place d’un ERP dans votre magasin ou réseau de boutique ? Découvrez le logiciel Fastmag, dédié au secteur de la vente. Notre erp retail est un outil complet et performant pour accompagner la croissance de votre activité et optimiser votre gestion au quotidien. Une interface facile à prendre depuis laquelle vous pourrez : encaisser vos clients, consulter et gérer vos stocks, passer des commandes fournisseurs, visualiser votre chiffre d’affaires en temps réel, créer et alimenter votre base client, mettre en place des communications ciblées avec vos acheteurs, développer une stratégie de fidélisation, gérer votre comptabilité…