Chaque année, ce ne sont pas moins de 2,5 millions d’entreprises du secteur marchand qui réalisent un inventaire. Si cette obligation légale peut se réaliser en des temps différents, nous avons choisi de vous présenter les deux formes d’inventaire les plus pratiquées : l’inventaire annuel et l’inventaire tournant. Quels sont leurs avantages et leurs inconvénients ? Quelles sont les personnes habilitées à les faire ? Fastmag vous dit tout ce que vous devez connaître sur ces passages en revue de vos stocks.

Lorsque l’on parle d’inventaire, on ne parle pas uniquement de ce que vous possédez dans votre réserve. Il est donc important de bien faire la distinction entre inventaire comptable et inventaire physique.

L’inventaire comptable : la cartographie de l’entreprise

L’inventaire comptable englobe tous les biens immobiliers et mobiliers de votre société. Il inclut également vos créances, vos dettes et bien sûr l’inventaire de votre stock.
Il s’attache donc notamment à comparer tous les produits stockés, qui forment le stock physique, à ce qui est noté dans les livres de votre entreprise, considéré comme étant le stock théorique.

Cet inventaire comptable est réalisé a minima une fois tous les douze mois et est consigné dans le « livre d’inventaire » qui doit obligatoirement être coté et paraphé par le greffier du tribunal de commerce.

Il contient toute la vie de l’entreprise :

• Compte financier ou compte de résultat
• Bilan
• Annexes comptables

L’inventaire physique : de la théorie au concret

Pour parvenir à détecter les différences entre le stock théorique de ce que vous possédez vraiment, il est nécessaire de réaliser un inventaire physique. L’inventaire physique concerne tous les produits contenus dans vos stocks :

• matières premières
• marchandises (reçues ou non reçues du moment qu’elles ont été facturées)
• fournitures (tout ce dont vous vous servez pour votre activité y compris les emballages)
• produits finis (même s’ils sont encore invendus)
• en cours de production

L’inventaire physique peut être annuel, tournant, permanent ou bien encore intermittent. Toutefois, force est de constater que les deux formes d’inventaires les plus répandues actuellement sont l’inventaire annuel et l’inventaire tournant.

Lorsque le comptable ou les contrôleurs financiers de votre entreprise procèdent au calcul des soldes de gestion, il leur est nécessaire de disposer de l’inventaire annuel. Effectué généralement en décembre, il détaille par écrit ce qui est ou n’est pas en stock. Il contribue ainsi à évaluer le patrimoine de votre entreprise.

Les avantages d’un inventaire annuel

L’inventaire annuel est précieux, car il fixe avec exactitude le patrimoine en stock de votre société ce qui permet de présenter des comptes extrêmement fiables. Il permet également de faire une pause à un instant T pour prendre les décisions stratégiques qui s’imposent sur différents sujets.

1. Stratégie

Comment repenser les achats pour éviter les stocks dormants ? Comment diminuer le vol ? Etc.

2. Logistique

Faut-il repenser le service logistique, la supply chain pour améliorer les envois ? Etc.

3. Matériel

Faut-il changer vos douchettes ou vous équiper de nouveaux logiciels de gestion des stocks reliés à vos caisses ? Etc.

4. Ressources humaines

Devez-vous recruter un gestionnaire de stock ou étoffer votre service contrôle de gestion ? Etc.

Les inconvénients d’un inventaire annuel

Le plus gros inconvénient de l’inventaire annuel est qu’il est énergivore et rime souvent avec perte de CA.

Une importante masse de travail

Entre la préparation des listings, la formation des équipes qui n’ont pas forcément l’habitude de cette tâche, le rangement des rayonnages qui doivent faciliter le passage des salariés, le comptage en lui-même, etc., l’inventaire annuel requiert une masse de travail conséquente.

Une fermeture partielle ou totale

Il n’est pas rare que l’inventaire annuel nécessite l’arrêt partiel de l’activité ou la fermeture du point de vente, ce qui peut vous coûter très cher.

Une charge financière supplémentaire

Un inventaire annuel nécessite la réquisition d’une grande partie de vos collaborateurs, mais peut également vous amener à embaucher des personnes extérieures en intérim ou en CDD.

L’inventaire tournant, quant à lui, consiste à dénombrer l’ensemble de vos références en stock, mais de manière périodique. Ainsi, vous n’avez pas à réaliser le comptage une fois sur une courte période. Au regard de vos rotations, certaines seront à compter plusieurs fois dans l’année, ce qui exige de bien organiser votre tournant, en vous appuyant sur la règle des 80/20 ou loi de Pareto.

Ainsi, vous organisez votre inventaire tournant en trois classes :

• les références à compter mensuellement,
• les références à compter trimestriellement,
• les références à compter tous les ans.

Les avantages d’un inventaire tournant

Il existe de nombreux avantages à adopter l’inventaire tournant.

1. Un inventaire simplifié

Un inventaire tournant est beaucoup plus lourd à gérer qu’un inventaire annuel, car la masse de travail est lissée dans le temps.

2. Optimisation du stock

Vous repérez plus simplement les stocks dormants, le surstock ou les ruptures. Vous optimisez donc vos rotations.

3. Une production active

Avec l’inventaire tournant, il n’y a ni jours de fermeture ni arrêt de production.

Les inconvénients d’un inventaire tournant

Un inventaire tournant exige une excellente maîtrise de son timing et une organisation continue. En effet, organiser un inventaire tournant exige de concevoir une classification interne de vos produits pour déterminer à quelle périodicité les références doivent être comptées. Il faut donc une très bonne maîtrise des stocks, mais aussi des produits et du temps pour réaliser à date fixe son inventaire. Selon la taille de votre entreprise, l’achat d’un logiciel dédié peut s’avérer fort utile.

Selon la taille des entreprises, les profils diffèrent pour réaliser cette mission qui n’est pas de tout repos lorsqu’il s’agit d’un inventaire annuel.
Dans la grande distribution, par exemple, les inventoristes se présentent souvent en une armée d’étudiants et d’intérimaires qui interviennent durant les heures de fermeture pour des séances de 4 à 6 heures.
Dans les petits commerces ou les PME, ce sont généralement les salariés qui jouent le rôle d’inventoristes. Cependant, les personnes que vous choisirez pour réaliser votre inventaire devront, avant tout, être motivées pour le faire et surtout très bien formées pour respecter la procédure écrite par l’entreprise et organiser les stocks en amont.

En conclusion, quel que soit votre choix entre l’inventaire annuel ou tournant, cette étape légale et obligatoire dans la vie de votre entreprise mettra de l’ordre dans votre rayonnage et, sans doute, dans vos projets à court et moyen terme.