Guide d’achat : Choisir le meilleur logiciel de caisse certifié en 2022

Depuis la date du 1er janvier 2018, certains commerçants ont l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié. Il existe deux possibilités de certifier un logiciel de caisse : recevoir un certificat délivré par l’éditeur (Dans ce cas, on parle d’auto-certification), ou passer par un organisme accrédité. Certains pays possèdent des règles encore plus contraignantes, qui nécessitent la mise en place d’imprimantes fiscales. C’est le cas de la Grèce, de la Russie et de l’Italie par exemple. Choisir le bon logiciel de caisse n’est pas forcément facile, car il en existe un choix très varié. Il faut tenir compte des fonctionnalités offertes par le logiciel, ainsi que de son adaptabilité à une grande structure. Découvrez comment faire le bon choix !

Un logiciel de caisse est un programme informatique, qui peut s’intégrer à un terminal de caisse. Il permet de réaliser les opérations d’encaissement. L’utiliser réduit de beaucoup les erreurs de caisse et simplifie toute la gestion de l’entreprise, quel que soit le domaine d’activité du magasin. Le logiciel de caisse peut également imprimer des tickets de caisse et produire des factures, comme des tableaux de bord ou des statistiques.

Parmi les principaux critères à prendre en compte pour bien choisir son logiciel de caisse, il y a la réputation de l’éditeur du logiciel, ainsi que son service après-vente. Optez aussi pour un logiciel de caisse certifié qui propose une interface ergonomique et attrayante, facile à prendre en main.

Par ailleurs, vous devez prêter attention aux spécificités fonctionnelles : il faut un logiciel de caisse qui puisse s’adapter en particulier aux besoins de votre activité.

Enfin, le prix du logiciel du caisse certifié entre aussi en ligne de compte, comme les frais de maintenance et de mise à jour.

Il ne faut pas confondre les logiciels de caisse avec la caisse enregistreuse. Cette dernière est un outil qui permet de saisir les ventes et de gérer la monnaie. De leur côté, les logiciels de caisse sont plus évolués et proposent des fonctionnalités bien plus nombreuses. Ils permettent de gérer les stocks, la comptabilité et de multiples données concernant les produits, les commandes, les fournisseurs, les clients, les tickets restaurants, etc.

Deux organismes disposent d’une accréditation de la COFRAC, l’instance nationale d’accréditation, et peuvent certifier les logiciels de caisse d’un magasin ou d’une boutique :

• L’AFNOR, avec le référentiel NF525 ;
• Le laboratoire national de métrologie et d’essais (LNE), avec le référentiel de certification des systèmes de caisse.

Les organismes réalisent alors un audit très strict du logiciel de caisse en examinant tous les points de contrôle du référentiel.

Cette certification par un organisme indépendant n’est pas obligatoire et un certificat de l’éditeur suffit. Il faut savoir que l’administration fiscale ne délivre pas de certificats de conformité.

Fastmag Boutique est certifié aux normes obligatoires

Fastmag Boutique est un logiciel de caisse certifié pour tous les secteurs d’activité avec lequel il est compatible (prêt à porter, ameublement-décoration, accessoires, chaussures, maroquinerie, etc.) En savoir plus

Les logiciels de caisse peuvent être directement certifiés par l’éditeur. Dans ce cas, l’éditeur fournit à chacun de ses clients, sur demande, une attestation individuelle. Le document transmis est alors conforme au modèle fixé par l’administration. L’attestation de logiciel de caisse certifié doit être en français ou, si elle est en langue étrangère, elle doit être accompagnée d’une traduction en français.

Elle atteste que toutes les versions des logiciels de caisse ont été mises en conformité avec la loi (chaque nouvelle version demande une nouvelle certification).

Le logiciel de caisse est un logiciel de gestion intégré à un ordinateur, un tiroir-caisse et un terminal de paiement. Avant que la loi n’impose le logiciel de caisse certifié, il était possible de se doter d’un logiciel permettant d’effacer des ventes payées en espèces, après passage en caisse.

Avec ce système, de nombreux commerçants ont ainsi pu échapper au règlement de la TVA, mais aussi de l’impôt sur les sociétés. Et, comme souvent, l’argent ainsi économisé a pu financer le travail au noir. Avec un logiciel de caisse certifié, ce type de fraude est maintenant impossible.

​Les caisses certifiées antifraude doivent respecter quatre critères :

• Inaltérabilité ;
• Sécurité ;
• Conservation.

De cette façon, ces caisses ne permettent pas d’occulter des ventes. Grâce au logiciel de caisse certifié, les transactions sont toutes mentionnées, sans possibilité d’en supprimer aucune.

L’intérêt est double pour l’administration fiscale :

• Les entreprises déclarent l’intégralité de la TVA collectée sur les ventes ;
• Elles déclarent aussi tout le chiffre d’affaires réalisé (c’est-à-dire tout l’impôt sur les bénéfices).

Toutes les données, y compris les calculs, sont conservées et archivées pendant 6 ans dans le logiciel de caisse certifié, sans possibilité de supprimer les informations d’origine et les modifications apportées. 

De plus, il n’est pas possible de modifier un ticket et son règlement. La mention duplicata est indiquée en cas de réimpression d’un ticket. Enfin, des clôtures périodiques (journalières, mensuelles et annuelles) doivent être réalisées.

Si le logiciel de caisse n’est pas conforme aux règles antifraudes, ou si aucun certificat ne peut être transmis à l’administration fiscale, l’entreprise encourt une amende de 7 500 €. Elle dispose d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité et passer à un logiciel de caisse certifié, sinon l’amende peut être réitérée.

À noter : la production d’une fausse attestation constitue un délit pénal passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende selon l’article 44-1 du Code pénal.

Il est à noter que le logiciel de caisse certifié ne concerne que les entreprises assujetties à TVA qui vendent des produits ou des prestations à des particuliers et qui sont amenées à encaisser des espèces.

Ne sont donc pas concernées les entreprises vendant à des professionnels (B to B) et les entreprises non assujetties à la TVA, comme les auto-entrepreneurs en franchise ou les professions médicales.