Avec les secteurs de la vente et de la logistique, l’un des plus grands défis auxquels sont confrontées les entreprises est de garder le contrôle de leurs stocks, au point que la mauvaise gestion de cette tâche peut en freiner le développement. Non seulement beaucoup d’entre elles ne savent pas à quel point il est important de gérer leurs inventaires, mais elles utilisent aussi des méthodes obsolètes pour le faire.

Connaître le flux de chaque produit permet de réduire les coûts, d’éviter les excès ou les manques et à la fin de prendre de meilleures décisions au niveau de la gestion et de l’organisation. C’est pourquoi l’inventaire d’une organisation est considéré comme l’une des parties les plus importantes et mérite un grand soin et une grande attention.

Mais aujourd’hui, grâce à des outils technologiques qui facilitent, automatisent et optimisent le processus comme les logiciels ERP, ce travail peut devenir une tâche plus facile.

En effet, un logiciel ERP, qui se définit comme un groupe de modules relié à une base de données unique, est une solution agile pour unifier vos stocks, clients et produits.

 

La gestion d’inventaire est une nécessité pour toutes les entreprises qui doivent gérer des stocks au quotidien. C’est le cas des commerces de Mode, qui doivent effectuer des inventaires réguliers : c’est une obligation comptable !

L’inventaire est un état des lieux de votre stock. Il est inscrit dans votre compatibilité, pour les actifs, et permet de mesurer les pertes, vols, et autres.

La gestion de l’inventaire a pour objectif de définir une structure et des process pour comptabiliser l’inventaire. Il doit être précis, vérifiable et rapide ! Si vous perdez trop de temps sur vos inventaires, c’est le moment que réfléchir à un outil pour vous aider.

Il existe 4 types d’inventaires :

• L’inventaire annuel ou de fin d’exercice : idéal pour préparer le bilan comptable
• L’inventaire tournant : il dénombre l’ensemble des produits de vos stocks de façon périodique, en suivant une rotation établie selon une classification précise.
• L’inventaire permanent (ou agile) : prisé des entreprises ayant beaucoup de stock, il dénombre chaque produit au moment de l’acquisition ou de la production.
• L’inventaire intermittent : très souple, il permet de contrôler les écarts de stocks.

A noter que l’absence d’inventaire peut être sanctionnée d’une amende de 9000 euros selon l’article L241-4 du Code du Commerce.

Si vous souhaitez plus de détails sur les inventaires, consultez notre article !

 

Quelle que soit la méthode de gestion d’inventaire choisie, vous devez vous équiper d’outils logiciels efficaces. Ils vous permettront d’homogénéiser le système d’information de votre entreprise afin d’optimiser votre gestion des stocks.

La classique feuille de calcul Excel peut être une bonne façon de démarrer, mais vous risquez d’être vite limités : des risques d’erreurs, pas de vision globale de l’information, des données rapidement obsolètes.

Mettre en place un logiciel de gestion d’inventaire (ou logiciel ERP) pour votre commerce permet de réduire les risques d’erreurs, comme :

• Le manque de précision ou l’absence de décompte des marchandises,
• L’absence de synchronisation en temps réel entre vos différents magasins et entrepôts,
• Le surstockage et les erreurs de stocks,
• Un système de rotation inefficace.

Le logiciel ERP est la solution pour professionnaliser vos pratiques et vous faire gagner du temps ! C’est un outil central dans le Système d’Information des entreprises, car il permet d’unifier sereinement votre base de données. Découvrons les 3 façons dont un logiciel ERP peut vous aider à mieux contrôler ou gérer votre inventaire.

Les logiciels ERP permettent de classer et de hiérarchiser les stocks, de prévoir la demande et d’automatiser le processus de gestion des entrepôts. Ces logiciels de gestion d’inventaire sont des outils qui servent à gérer les sorties et les entrées de stock de manière automatisée pour générer des commandes de marchandises et éviter d’avoir à effectuer des comptages manuels compliqués des articles et limiter ainsi les excès ou les pénuries de produits.

Les logiciels permettent de vérifier toutes les lignes. Ces solutions logicielles font gagner du temps aux entreprises, tout en réduisant leurs coûts.

De plus, la méthodologie d’implantation des logiciels ERP étant assez rapide, les délais de traitement sont également réduits. Avec une intégration si simple et rapide, l’activité de l’entreprise n’est pas affectée. Ces logiciels sont disponibles en plusieurs versions différentes. ERP Cloud, ERP CRM, ERP métier, télécharger ces outils vous permettra d’avoir une meilleure gestion des stocks, pour offrir une plus grande qualité dans vos produits et services à vos clients. Cela peut même vous aider à proposer des prix plus compétitifs.

Les produits et les marchandises stagnantes ne sont pas un problème lorsque vous avez un logiciel ERP, parce qu’en ayant des informations à jour sur les quantités réelles en magasin, vous pouvez développer des stratégies qui garantissent un plus grand flux de marchandises comme par exemple : des alliances avec les clients et des accords avec les fournisseurs afin d’assurer la rotation de l’ensemble des stocks.

Dès la mise en place de votre logiciel ERP, vous serez capable de mieux gérer les achats de produits grâce à des rapports précis rédigés en français qui vous permettront de mieux comprendre et connaître vos stocks. C’est une technique redoutable pour la gestion d’inventaire. En fonction des briques choisies du logiciel ERP vous pourrez couvrir l’ensemble du Système d’Information de votre commerce.

Avoir un système ERP soutenant la gestion de votre inventaire, vous permet de travailler de manière intégrée avec les autres départements et garantit des rapports financiers actualisés avec les mouvements, des transferts ou des ajustements de marchandises qui permettent à la haute direction et aux responsables de ce processus de prendre des décisions beaucoup plus judicieuses et pratiques pour l’organisation de la structure en quelques clics.

De même, avec le soutien de cet outil le reste des secteurs ou départements (ventes, comptabilité, production, entre autres) optimiseront vos processus et seront beaucoup plus efficaces car ils auront des informations réelles et à jour de chaque coin de l’inventaire, évitant ainsi les retards et les erreurs dans les opérations de l’entreprise.

Chaque département travaillera de manière cohérente et dans le même but avec les meilleurs rapports possibles. Tout cela sera d’une grande aide pour l’entreprise tant que toutes ces informations que le système ERP vous offre sont exploitées. Un suivi continu des informations, une analyse des informations et l’identification des opportunités ou des stratégies qui conviennent le mieux à l’organisation sont essentiels pour être beaucoup plus productifs et rentables.

Vous trouverez ci-dessous 3 clés à prendre en compte avant de choisir un système ERP pour la gestion de l’inventaire de votre entreprise.

Capacité d’extension et flexibilité de la plateforme

Votre liste actuelle d’exigences et de besoins ne devrait pas être la seule information qui guide une décision d’achat. Vous devez également considérer les fonctionnalités dont vous avez besoin au fur et à mesure que votre entreprise se développe ou subit des modifications. Cela signifie que vous devez regarder au-delà des fonctionnalités standard d’un système et penser à la facilité avec laquelle vous pouvez vous adapter aux besoins changeants de l’entreprise.

Capacité à prendre en charge les utilisateurs mobiles

Si les fonctionnalités mobiles sont limitées, il sera impossible de réaliser des gains d’efficacité. Un ERP doit être compatible avec une utilisation mobile et accessible partout et à tout moment. Lorsque vos employés se déplacent, ils doivent pouvoir accéder à des flux de travail et à des données clés pour éviter de rester hors service trop longtemps. Peut-être plus important encore est la possibilité d’entrer et de stocker des données, le tout en un seul processus.

Facilité d’utilisation et contextualisation

Chaque domaine fonctionnel de l’entreprise travaillera quotidiennement avec certains types de données, tandis que d’autres types de données ne seront pas utiles. L’expérience utilisateur doit pouvoir être personnalisée, c’est-à-dire que chaque utilisateur ne doit voir que les informations qui lui paraissent les plus pertinentes sur l’interface pour des raisons de simplicité.

Cela inclut la contextualisation pour les entreprises internationales qui auront besoin de données spécifiques à la région et d’unités de mesure pour toutes les configurations régionales. En substance, un bon système ERP sera en mesure de présenter les informations correctes aux bonnes personnes au moment opportun pour optimiser la gestion d’inventaire et la gestion de caisse.