Le guide du commerçant

Obligations légales du commerçant

Législations et commerçants

Rappel sur la définition de l’activité de “commerçant”

Est considéré en tant que commerçant celui qui exerce des actes de commerce de façon indépendante et en fait sa profession habituelle selon l’article L211-1 du Code de Commerce.

Actes de commerce

Il accomplit des actes de commerce, qui sont définis par les articles L110-1 et L110-2 du Code de Commerce.

Immatriculation obligatoire du commerçant

Immatriculation obligatoire au Registre du Commerce et des Sociétés

L’immatriculation doit être effective entre un mois et 15 jours avant le début de son activité. Un numéro de SIREN lui est attribué par L’INSEE et le Greffe du Tribunal du Commerce lui délivre l’Extrait du Kbis.

Qui peut s’immatriculer ?

Peuvent s’immatriculer les personnes majeures ou mineures émancipées, qui ne sont pas concernées par une condamnation pénale ou fiscale à titre individuel ou collectif. Elles n’ont pas fait l’objet d’une faillite personnelle ni interdit de gestion limitée à un secteur particulier.

Doivent s’inscrire également toutes les formes de sociétés, personnes morales ayant vocation à effectuer des actes de commerce : SARL, EURL, SNC, SCS, SAS, GIE, SCP etc.

Où s’immatriculer ?

Au Greffe du Tribunal de Commerce de la commune d’exercice de l’activité commerciale selon l’article R. 123-5 du Code de commerce ou de la Chambre de Commerce et d’Industrie.

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Les conséquences juridiques de l’immatriculation au RCS

RéglementationsL’immatriculation au RCS procure les effets suivants, vis-à-vis des personnes physiques :

  • « La présomption de la naissance du fonds de commerce » est constituée et correspond à l’activité énoncée.
  • La personne physique acquiert la « qualité » de commerçant
  • Le commerçant est supposé ne pas être lié par un contrat de travail pour exercer son métier

Concernant les sociétés, elle procure les effets suivants :

  • Elle permet de faire reconnaître « la jouissance de la personnalité morale », autrement dit l’existence juridique.
  • En cas de reprise de sociétés, elle « emporte » la reprise des actes passés de la société en formation, avant immatriculation.

De manière générale, l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés rend « opposable » aux tiers la qualité de commerçant et les « faits et actes mentionnés au RCS ». L’existence juridique est donc constituée de fait. Les litiges relèvent de la compétence du Tribunal du Commerce.

Obligations de gestion, de tenir une comptabilité

Le commerçant doit tenir une comptabilité selon les règles prévues par le Code du Commerce, selon l’article 123-12 du Code du Commerce.

Les documents à conserver obligatoirement.

Les documents commerciaux, tels que factures, documents comptables, doivent être rédigés en langue française et conservés selon certaines procédures.

Voici un tableau non exhaustif qui indique les délais de conservation et les textes de référence.

Conservation des documents comptables d’un commerçant

Livre et registre comptable Livre journal, grand livre, livre d’inventaire… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable Article L123-22 du Code du Commerce
Pièces justificatives Bon de commande, de livraison, bon de réception, facture client et fournisseur… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable Article L123-22 du code de commerce
Conservation des documents fiscaux d’un commerçant
Livres, registres, documents de communication Tout ce qui peut être sujet à enquête ou contrôle de l’administration fiscale Conservation 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée dans les registres ou livres Article L102 B du livre des procédures fiscales
Impôts sur le revenu et sur les sociétés, bénéfices industriels BIC, impôts directs locaux (taxes foncières, contribution audiovisuelle), cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE, taxe sur le chiffre d’affaires (TVA et les taxes assimilées, impôts spectacles, conventions d’assurance)   Conservation 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée dans les registres ou livres Article L102 B du livre des procédures fiscales. Ces délais peuvent être portés à 10 ans en cas d’activité occulte, fraude fiscale, absence de déclaration, activité illicite, travail dissimulé…
Document social pour les sociétés commerciales
Statuts de la société, G.I.E, ou association (ainsi que les pièces modificatives des statuts)   A conserver 5 ans à partir de la perte de la personne morale ou radiation du RCS Article 2224 du Code Civil
Compte annuel Bilan, compte de résultat et annexe 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Article L123-22 du code de commerce
Feuille de présence et pouvoirs. Rapport des commissaires aux comptes. Rapport du gérant ou du conseil d’administration.   3 derniers exercices Article L225-117 du code de commerce
Documents relatifs à la gestion du personnel
Bulletin de paye En double ou en version électronique A conserver 5 ans Article L3243-4 du Code du Travail
Registre unique du personnel   A conserver 5 ans à partir de la date de départ du salarié Article R1221-26 du Code du Travail
Contrats de travail, salaires, primes, soldes de tout compte, régimes de retraite   A conserver 5 ans Article 2224 du Code Civil