Lorsqu’une entreprise est contrôlée, un inspecteur vient sur place, ou se contente d’un contrôle sur pièce, pour vérifier les documents qui l’intéressent. Il peut vérifier que les impôts et les taxes payés sont corrects (contrôle fiscal) mais aussi les déclarations sociales si l’entreprise emploie des salariés (contrôle URSSAF). D’autres contrôles peuvent également être réalisés, pour vérifier notamment la correcte application des règles de sécurité pour les ERP (entreprises recevant du public) ou encore le respect du RGPD (règlement général sur la protection des données). Afin d’être en mesure de répondre sereinement à tous ces contrôles, il convient d’archiver les documents correctement.

Les documents légaux ne doivent pas tous être conservés selon les mêmes délais : 

• 3 ans pour les déclarations d’impôt et certains documents juridiques (rapport du CAC, feuilles de présence aux AG, rapport du gérant ou CA) ;
• 5 ans pour certains documents sociaux (bulletins de salaire, registres du personnel, certificats de travail, reçus pour solde de tout compte) ;
• 10 ans pour les documents comptables (registres, bilans, comptes de résultat et factures), les documents commerciaux (contrats, correspondance, BL et BC) et les documents bancaires et d’assurance ;
• 30 ans pour d’autres documents sociaux (contrats de travail, lettre de fin de contrat de travail) et d’autres documents juridiques (statuts à partir de la date de radiation et registres d’AG) ;
• Sans limite de temps pour les dossiers de maladie professionnelle et d’accident du travail.

En cas de contrôle, le temps pour se préparer est limité. Ainsi, pour un contrôle fiscal, l’entreprise dispose d’un délai minimum de 2 jours entre la réception de l’avis de notification marquant le début de la procédure, et le début du contrôle. Il faut donc que les documents soient facilement accessibles. 

Pour cela, ils doivent être directement accessibles depuis le logiciel de comptabilité ou depuis les archives, de préférence numérique. D’ailleurs, il est obligatoire pour certains documents de disposer d’une version électronique, comme le FEC (fichier des écritures comptables). 

Il existe plusieurs méthodes pour classer ses documents. Le plus important est de s’y retrouver facilement afin de communiquer les informations aux inspecteurs rapidement : 

• Classement par client, par exemple pour les documents commerciaux : contrats, devis, correspondances ;
• Classement par date, par exemple pour les documents juridiques et fiscaux comme les déclarations d’impôts et les documents relatifs aux assemblées générales ;
• Certains documents peuvent être classés dans une base de données de façon numérique avec plusieurs axes de recherche. C’est le cas des factures qui peuvent être renseignées par tiers, date et montant. Il est à ce propos essentiel de libeller correctement les écritures comptables, avec le plus de détail possible, pour retrouver facilement ce que l’on cherche.