Comment choisir ses outils d’inventaire ?

L’inventaire est une étape obligatoire dans la vie d’une entreprise. Qu’il soit permanent, tournant, intermittent ou annuel, il doit être intégré dans l’exercice comptable au 31 décembre. Pour vous simplifier la tâche et vous permettre d’optimiser votre temps lors de sa réalisation, Fastmag vous propose de découvrir quelques outils réellement pertinents et presque indispensables dans un monde digitalisé.

Si vous avez fait le choix d’informatiser vos stocks, il est des outils sur lesquels vous ne pouvez faire l’impasse : un logiciel d’inventaire, une imprimante, des étiquettes.

Un logiciel d’inventaire à votre portée

Pour votre gestion des stocks, il vous est possible d’utiliser un logiciel open source ou un logiciel sous licence. Quels sont leurs différences, avantages et inconvénients ?

Le logiciel d’inventaire Open Source

Il existe de nombreux logiciels d’inventaire dits « open source ». Tout le monde peut les utiliser, les modifier et les diffuser. Ils peuvent être de parfaits collecteurs de données pour les stocks. Cependant, ces logiciels sont généralement développés par des bénévoles. De fait, les mises à jour et les améliorations peuvent être lentes. Par ailleurs, il n’est pas possible de bénéficier d’une assistance sur ce type de produit. Vous devez donc vous fier aux forums qui leur sont dédiés, ou faire appel à une entreprise spécialisée sur le logiciel open source que vous utilisez pour venir à bout de vos éventuelles difficultés, ce qui ne sera pas gratuit.

Le logiciel d’inventaire avec licence

Beaucoup moins anxiogène pour un novice en informatique ou un dirigeant multitâche qui ne peut consacrer des heures à la gestion d’un open source, le logiciel sous licence permet de bénéficier d’un grand nombre de services : développement personnalisé, assistance, mises à jour régulières, dépannage… Son coût est donc rapidement amorti par l’optimisation du temps de gestion des stocks et l’agilité qui en découle, notamment au regard des nombreuses fonctionnalités et services connexes qu’il propose comme le couplage avec le logiciel de caisse.

Une imprimante favorisant une bonne tenue des impressions

Pour couvrir vos besoins d’impression de vos documents d’inventaire, notamment de vos étiquettes, codes-barres, etc. il est nécessaire d’opter pour un matériel assurant une grande tenue de l’encre. Les imprimantes à transfert thermique sont réellement le choix le plus pertinent pour réaliser :

• des impressions de textes,
• des listes,
• des codes-barres,
• des étiquettes de toute sorte,
• des numéros de lots ou de séries,
• des codes 2D Datamatrix,
• des pictogrammes,
• des logos,
• etc.

Les avantages des imprimantes à transfert thermique

L’un des plus gros avantages de ce genre d’imprimantes est qu’elles impriment à l’unité ou en série sur tous types de formats d’étiquettes, quelle qu’en soit leur qualité. Elles peuvent également s’interfacer aisément avec le logiciel de caisse utilisé. De plus, elles offrent une excellente tenue des impressions qui résistent tant à l’humidité qu’aux manipulations et à l’entretien, aux rayures, UV…

Le choix du modèle d’imprimante

Selon la fréquence de vos impressions et leur quantité, il sera plus judicieux d’acquérir une imprimante de plus ou moins grande taille : les petits modèles étant préférables en cas d’utilisation ponctuelle.

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Des étiquettes ultra-techniques

S’il est important de disposer d’une imprimante de qualité, il en est de même des rouleaux d’étiquettes pour l’impression de vos travaux d’inventaire. Pour sécuriser ces derniers, il est essentiel de veiller à ce que vos étiquettes soient excessivement difficiles à enlever.

Différents types d’étiquettes s’offrent à vous :

• • • indéchirables, comme celles en polyéthylène renforcé,
    • non repositionnables, idéalement en PVC destructible,
    • dotées de double adhésif protégé,
    • métalliques, à l’instar des plaques en aluminium,
    • inarrachables, comme les plaques inviolables.

Vous pouvez aussi opter pour des étiquettes présentant ces qualités tout en étant dotées de codes-barres pré-imprimés.

L’usage le montre, les balances et douchettes sont des outils de choix pour réaliser vos inventaires avec la plus grande précision. Connectés à votre logiciel, ils fournissent des éléments précieux qui complètent vos fiches et valorisent au mieux la tenue et la gestion de vos stocks.

La balance d’inventaire

Le poids des produits finis ou des matières premières est une des caractéristiques à reporter dans la fiche des produits inventoriés. Poids, quantités de pièces, références, les balances d’inventaire actuelles offrent aux professionnels des facilités de comptage non négligeables. Excessivement performantes et connectées, elles réalisent leurs différentes missions avec une précision incomparable, notamment grâce à la grande capacité de leur mémoire.
Avant de commencer le comptage des produits, il est essentiel d’en déterminer le poids concret au moyen de la balance ou, s’il est connu, de le saisir manuellement.

Les différents modèles de balances de comptage

Selon votre utilisation et votre budget, vous opterez pour des balances plus ou moins complexes. De la balance de comptage simple offrant un guidage intuitif de l’utilisateur à la plus professionnelle, qui propose différents affichages et aux mémoires intégrées, vous trouverez aisément celle qui convient le mieux à vos usages.

Les douchettes d’inventaire

Une douchette d’inventaire — également appelée terminal portatif, lecteur laser… – apporte une grande liberté de mouvement aux inventoristes et facilite le comptage des marchandises. Grâce à l’automatisation du relevé et de la collecte d’informations terrain qu’elle favorise, les équipes de comptage peuvent en effet saisir facilement chacun des objets se trouvant dans une zone de stockage.
Selon le modèle choisi et en fonction des fonctionnalités du logiciel de caisse utilisé, vous pouvez intégrer bien d’autres éléments à cet outil précieux : écran couleur tactile, lecteur laser de codes-barres, appareil photo numérique, etc.

La RFID est la solution déjà utilisée par de grandes enseignes pour réaliser des inventaires en temps réel.

En conclusion, il existe de nombreux outils particulièrement pertinents pour performer vos processus de gestion et faire de votre inventaire une occasion de valoriser au mieux votre stock en toute simplicité.