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Quelles sont les procédures de relance client ?

En B to C, les clients payent généralement comptant même s’ils peuvent parfois régler avec un délai souvent pour les gros montants. En B to B, le paiement avec un délai est la norme, sans toutefois que le règlement ne dépasse les 45 jours date de facture ou les 60 jours fin de mois. Et quand un client ne paye pas dans les temps, il faut le relancer. Il existe plusieurs types de procédures de relance client, qui dépendent de la situation et du montant de la créance.

Connaître les retards de règlement pour mettre en place des procédures relance client

La première chose à faire en matière de recouvrement est de bien connaître l’état des créances. Il est donc nécessaire d’avoir les outils adéquats et de saisir régulièrement les règlements. Il est possible de créer depuis la comptabilité une balance âgée qui indique pour chaque client, puis chaque facture, l’état des créances. En un coup d’œil, les montants à échoir et ceux échus, avec le retard de paiement associé, sont visibles. 

Il est également nécessaire d’avoir une bonne connaissance des clients et de disposer des coordonnées exactes pour effectuer les relances.

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Procédures de relance client

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Les degrés de relance client

Les informations figurant dans les relances client dépendent du contexte et plus le délai augmente, plus les lettres doivent faire part de fermeté : 

  • Ainsi, en premier lieu, il convient d’envoyer un simple mail de relance précisant le numéro de facture, son montant, la date et les modalités de règlement prévues ;
  • Sans retour, il est possible de joindre le client par téléphone. Après tout, il se peut que l’adresse mail soit inexacte ou que le contact ne soit pas le bon ; 
  • Ensuite, une lettre un peu plus formelle, qui précise les actions déjà effectuées (mail et appel téléphonique) peut être envoyée ; 
  • Sans réponse, une lettre en recommandé avec accusé de réception doit être envoyée, afin de disposer d’une preuve de l’envoi et de la réception.  

Toujours sans réponse, il faut durcir le ton et passer à la phase « judiciaire » : 

  • Envoyer une mise en demeure. Bien qu’elle n’ait pas de valeur coercitive, elle a des conséquences juridiques puisqu’elle met le créancier dans l’obligation d’exécuter ses devoirs et de payer ;
  • Mettre en place une injonction de payer : c’est le premier échelon dans la voie judiciaire. Il est possible de passer par un huissier si les sommes sont inférieures à 4000€. Sinon, il faut envoyer une requête au greffe du tribunal compétent ;
  • Saisir le tribunal d’instance ou de commerce.

Sous-traiter à une agence de recouvrement

Il est possible de sous-traiter le recouvrement des créances impayées à un expert. L’entreprise peut faire appel à un cabinet de recouvrement. On estime d’ailleurs que les chances de se faire payer en passant par un intermédiaire sont de l’ordre de 80%. Autre possibilité en cas de difficultés de trésorerie : céder sa créance à un tiers. On parle alors d’affacturage ou de Dailly.

En résumé

    • Il est nécessaire d’avoir une bonne visibilité sur les créances pour réagir au plus vite, ainsi que de disposer des informations correctes ;
    • Les relances client vont du simple e-mail ou appel téléphonique à l’injonction de payer ou la saisie du tribunal, en fonction du délai de retard ;
    • Il est possible de passer par un tiers, comme une agence de recouvrement, afin de gagner en efficacité.