Le guide du commerçant

Qu’est-ce que l’inventaire physique des stocks ?

L’inventaire est le fait de répertorier tous les biens de l’entreprise. Il s’agit de dresser la liste de ses passifs et de ses actifs, afin de déterminer son patrimoine. Sont donc pris en compte l’état des dettes et des créances, des biens mobiliers et immobiliers mais aussi des stocks. D’ailleurs, les commerçants sont dans l’obligation de réaliser un inventaire physique de leurs biens (patrimoine, stock et caisse) chaque année, au moment de la clôture des comptes. Pour beaucoup d’entreprises, l’inventaire physique des stocks est sans conteste la tâche la plus ardue à réaliser à cette occasion.

Inventaire physique et inventaire théorique

stockAfin d’avoir connaissance de ses stocks à tout moment, l’entreprise peut s’appuyer sur l’inventaire théorique. C’est celui qui figure dans le logiciel de gestion des stocks et qui est calculé en additionnant au stock initial les entrées et en soustrayant les sorties. Toutefois, pour différentes raisons, celui-ci peut être incorrect. C’est le cas si des erreurs ont été réalisées lors de la saisie, si certains calculs sont faux (par exemple si la matière première incorporée dans la fabrication indiquée dans le logiciel ne correspond pas à la réalité), si des vols ont été commis, ou si des produits défectueux sortis du stock n’ont pas été renseignés dans le logiciel. En somme, les causes sont nombreuses et variées. C’est pourquoi, il est important de réaliser régulièrement des inventaires physiques, c’est-à-dire de compter la marchandise.

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Réaliser un inventaire physique des stocks

On distingue généralement deux façons de réaliser un inventaire physique : l’inventaire annuel et les inventaires tournants.

 

L’inventaire annuel

Comme son nom l’indique, il est réalisé une fois par an, au moment de la clôture des comptes. Il s’agit d’une opération qui consiste à compter tous les stocks. Pour les entreprises qui en ont un certain nombre c’est une mission parfois longue et complexe. Il faut en effet arrêter l’activité, afin que plus aucun produit ne sorte ou n’entre. L’entreprise est en quelque sorte figée. 

Tous les stocks doivent être comptés, ce qui nécessite le suivi d’une procédure rigoureuse comprenant la délimitation des zones de stockage, le comptage en lui-même, puis la vérification. Aucun stock ne doit être oublié, y compris le stock déporté, qui concerne les produits qui restent la propriété de l’entreprise mais qui ne sont pas physiquement présents chez elle.

Les inventaires tournants

Plutôt que de devoir stopper l’activité un certain temps pour la réalisation de l’inventaire annuel, il est possible de réaliser des inventaires tournants. Il s’agit de compter les produits régulièrement, et au moins une fois dans l’année, mais pas tous au même moment. Les entreprises qui ont des écarts d’inventaire assez importants (différence entre le stock théorique et le stock physique), sont aussi amenées à en réaliser plus fréquemment.

Les stocks sont alors classés par catégorie, en fonction de leur valeur, de leur importance stratégique ou du montant des écarts d’inventaires. Ceux qui sont dans la catégorie A – la plus significative selon les critères recherchés – sont par exemple comptés tous les mois, ceux de la catégorie B, tous les trimestres, et ceux de la catégorie C tous les ans.


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En résumé

 

  • Tous les commerçants doivent réaliser un inventaire de leur patrimoine au moins une fois par an;
  • L’inventaire physique, qui consiste à compter tous les stocks, est donc une obligation, d’autant plus que l’inventaire théorique peut comporter des erreurs ;
  • Il existe deux grandes façons de faire : l’inventaire annuel et les inventaires tournants.