Le guide du commerçant

Logiciel de caisse, obligatoire pour qui ?

Le logiciel de caisse est un véritable outil pour aider le chef d’entreprise à piloter sa société. Toutefois, toutes les entreprises n’ont pas intérêt à investir dans un tel logiciel. Seules celles qui sont amenées à recevoir des règlements de clients doivent se doter de cet outil. Mais plus précisément, qui est concerné par le logiciel de caisse ?

Pour qui le logiciel de caisse est-il obligatoire ?

caisse

La réponse est simple : personne. Il n’existe aucune obligation de s’équiper d’un logiciel de caisse pour les commerçants. En revanche, plusieurs obligations liées à la caisse doivent être respectées : avoir un logiciel certifié anti-fraude si on est amené à en utiliser un, tenir un journal de caisse en cas de transactions en espèces et remettre une note au client pour les ventes supérieures à 10€.

 

 

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Logiciel de caisse certifié

Ce qui est obligatoire, quand on utilise un logiciel de caisse, c’est qu’il respecte la norme NF525, relative à la lutte contre la fraude fiscale. Les logiciels de caisse doivent ainsi respecter 4 critères :

  • Inaltérabilité ;
  • Sécurité ;
  • Sauvegarde des données​ ;
  • Archives.

Ainsi, toutes les données d’origine et les modifications apportées sont conservées dans le logiciel sans possibilité de les supprimer. Les données doivent être conservées et archivées pendant 6 ans.

Journal de caisse

Les commerçants, c’est-à-dire les personnes vendant au détail, ont l’obligation de tenir un journal de caisse dès lors qu’ils réalisent des ventes en espèces. Le journal de caisse, aussi appelé livre de caisse, recense les entrées et les sorties d’argent en espèces. Les entrées correspondent aux encaissements. Les sorties sont les avoirs, les remboursements, les dépôts d’espèces en banque et éventuellement le paiement en espèces de fournisseurs. L’enregistrement des transactions doit se faire de façon chronologique et chaque opération doit préciser :

  • La date ;
  • Le numéro de pièce ;
  • La description de la transaction ;
  • Le montant TTC, HT et de TVA ;

Le solde doit forcément être positif. Il doit être calculé à chaque fin de journée et doit être comparé au solde en caisse. En cas de différence on parle d’erreur de caisse.

Le journal de caisse peut être un document écrit ou informatisé via le logiciel de caisse. Il n’est pas possible de le tenir sous Excel ou sous tout autre logiciel ou version papier qui permettrait de supprimer des données ou de les modifier ultérieurement.

 

Remettre une note au client en cas de paiement supérieur à 25€

Il est obligatoire de garder une trace de ses ventes et de remettre au client une note quand le montant de la vente est supérieur à 25€. En cas d’absence d’un logiciel de caisse, il faudra remettre une note rédigée sur un cahier à souche (avec un exemplaire pour le client et un autre à conserver). Il faudra non seulement y indiquer le montant de la vente mais aussi procéder à certains calculs, par exemple additionner les produits achetés, éventuellement y appliquer des baisses de prix en cas de remise, et calculer la TVA collectée. Cette vente devra ensuite être retranscrite manuellement en comptabilité.

Pour qui le logiciel de caisse est-il essentiel ?

On l’a vu, aucune loi n’oblige les commerçants à avoir un logiciel de caisse. En revanche, c’est nécessaire pour bien gérer son activité. Remettre une note manuelle à chaque client est long, fastidieux et source d’erreurs. De même que remplir un journal de caisse à la main. Mais l’intérêt du logiciel ne s’arrête pas là. Management de la relation client, gestion du stock, statistiques de ventes sont autant de fonctionnalités à forte valeur ajoutée qui rendent le logiciel de caisse essentiel.

En résumé

 

  • Il n’est pas obligatoire d’avoir un logiciel de caisse mais, si le commerçant en utilise un, il devra être certifié ;
  • En cas de transaction en espèces, il est obligatoire de tenir un livre de caisse ;
  • En cas de vente supérieure à 25€, une note doit être remise au client ;
  • Le logiciel de caisse est nécessaire pour bien gérer son activité et gagner du temps.
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