Les factures impayées font partie de la vie des entreprises et sont à l’origine de 25% des défaillances françaises. Pour éviter cette situation, il est essentiel de relancer une facture au plus vite en adoptant une gestion agile du recouvrement.

L’anticipation des impayés est essentielle pour de relancer les factures efficacement. Elle repose sur trois impératifs qui tendent à optimiser le temps de relance, pour facilité le quotidien du créancier.

1. La bonne connaissance de ses clients

Il est essentiel de disposer de l’ensemble des coordonnées de vos clients et de plusieurs contacts facilement joignables par téléphone ou par email.

2. Une organisation et un classement optimisés

Bien organiser et classer les informations pour qu’elles soient facilement accessibles est indispensable.

Cela permet de ne pas perdre de temps dans leur recherche, notamment celles contenues dans les documents physiques (devis, bons de commande, bons de livraison signés…).

3. Un CRM performant

Pour réunir les deux critères précédents, un CRM performant associé au logiciel de caisse est nécessaire dans votre entreprise.

Par exemple, l’outil Fastmag Négoce associé à Copilot favorise une gestion agile pour relancer les factures. Vous pourrez ainsi entretenir de bonnes relations avec vos clients, tout en améliorant votre trésorerie.

Il n’est pas possible de relancer des clients pour le règlement d’une facture si elle n’est pas certaine, liquide et si la date d’échéance du paiement n’est pas échue.

Le terme échu fait référence au délai de paiement : le paiement doit être réglée à la date fixée au préalable, dont le terme est arrivé.

Pour s’assurer de cette dernière, il est possible de s’appuyer sur Fastmag Négoce, par exemple, afin de programmer la date d’échéance du paiement de chacune des factures et créer des alertes de relance pour les retards de paiement.

1. La relance à l’amiable

L’avantage de Fastmag Négoce est qu’il permet d’automatiser la phase amiable du recouvrement des créances. En effet, dès le délai de règlement échu, il transmet une première relance au moyen d’un mail très courtois auprès d’un contact connu de votre entreprise.

Cela permet bien souvent de recouvrer très rapidement sa créance, sans entacher de gêne une relation commerciale.

En l’absence de réponse, le créancier peut décider de contacter le débiteur par téléphone avant de rentrer pleinement dans le processus plus formel du recouvrement de créance, afin d’obtenir le paiement de la somme due.

2. Quand commencer les démarches pour les lettres de relance ?

La lettre de relance pour les retards de paiement doit envoyée dès l’arrivée à échéance du délai de règlement de la facture.

A partir de ce moment, vous pouvez considérer que votre client est en retard pour vous payer cette facture. Vous pouvez donc engager son recouvrement.

Si votre client ne répond pas à la 1ere lettre de relance de règlement, vous pouvez lui en envoyer une 2e, maximum 3.

3. Envoyer une mise en demeure

Cet envoi fait office de constat de la facture impayée. Il permet d’informer le débiteur de la saisine du Tribunal compétent afin de procéder au recouvrement de la facture impayée.

4. Lancer les procédures judiciaires

Hormis les faibles montants, il est nécessaire de recourir à un homme de loi pour lancer les procédures adéquates et recouvrer ses créances. Cette voie peut être longue et coûteuse, mais permet de bénéficier de titres exécutoires auprès des tribunaux et d’obtenir des dommages et intérêts en fonction des situations.

1ère lettre de relance facture impayée : pré-relance, rappel

La première lettre de relance à vos clients doit être très cordiale, il s’agit seulement d’un rappel. Elle doit comporter ces informations :

• Votre identité, celle de votre société et son numéro de SIRET
• Nom et adresse du débiteur
• Numéro, date et montant de la facture
• Date d’échéance.

Votre lettre doit se terminer par une demande de paiement dans les plus brefs délais.

Pensez à joindre également à votre courrier, une copie de la facture concernée. Cela évitera toute confusion de vos clients sur la facture concernée.

2ème lettre de relance : avertissement

La 2e lettre de relance sera très similaire à votre première lettre.

Elle doit comproter les même mentions : votre identité, celle de votre société et son numéro de SIRET, le nom et l’adresse du débiteur, le numéro, la date et le montant de la facture, aini que la date d’échénace.

Elle doit se terminer par une demande de paiement dans les plus brefs délais. Il est recommandé de joindre à cette lettre une copie de la facture ainsi que de votre premier courrier de rappel à votre client.

3ème lettre de relance : mise en demeure

Cette 3e lettre doit contenir les informations suivantes :

• La date ;

• Les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire ;

• Une en-tête contenant le terme « mise en demeure » ;

• L’origine de la créance ;

• Une demande de règlement explicite ;

• Un délai de paiement ;

• Les conséquences d’un non-paiement ;

• La signature de l’expéditeur. 

 A noter que la jurisprudence consièdre comme raisonnable un délai de paiement de 8 jours.

Votre lettre peut être délivrée par courrier en recommandé avec accusé de réception, ou par acte d’huissier, selon votre préférence.

Concernant l’acte d’huissier, vous devez vous rendre chez un huissier et lui prouver le non-paiement par votre client ; il rédige alors un acte. C’est ce document qui sera remis au débiteur en main propre.