Mettre en place une gestion de stock efficace nécessite une connaissance de l’ensemble des postes de son entreprise : des délais fournisseurs aux demandes clients en passant par les quantités présentes dans la remise ou l’entrepôt à l’instant T. C’est donc une véritable vision élargie qu’il est nécessaire d’acquérir tant pour éviter les ruptures de stock que pour anticiper tout risque de surstockage et ainsi optimiser ses coûts. Fastmag vous explique ce que vous devez absolument connaître pour bien maitriser vos stocks.

La gestion des stocks est une des fonctions primordiales de l’entreprise. Elle est à l’origine de décisions stratégiques et opérationnelles. Pour comprendre pourquoi il est essentiel de développer une vision élargie de ses stocks, il est donc indispensable de définir ses champs d’action et quelques notions de base.

Le stock : définition

Les stocks d’une entreprise se constituent de :

• produits achetés en vue d’une revente ;
• matières premières pour la fabrication ;
• produits finis et semi-finis ;
• articles devant être réparés ou détruits.

La gestion des stocks : levier de compétitivité des entreprises

Il faut envisager la gestion de stock sous deux angles.

Angle stratégique

• Définir les matières premières pour la fabrication d’un article ou des produits d’un magasin
• Estimer les quantités présentes en continu
• Choisir son mode de réapprovisionnement
• Choisir son mode d’inventaire
• Déterminer son mode de valorisation

En somme, on peut résumer la gestion des stocks à quatre questions :

• Quoi ?
• Combien ?
• Quand ?
• À quel prix ?

Angle opérationnel

• Enregistrer les mouvements de stock
• Surveiller l’état de ses marchandises
• Gérer son réapprovisionnement
• Réserver les produits dédiés à une commande
• Gérer les articles manquants et les reliquats
• Effectuer les inventaires

Seuils et quantités : pourquoi faire ?

Définir des seuils d’approvisionnement et les quantités à commander est le but d’une bonne gestion de stock qui se doit d’éviter les ruptures et le surstockage. On entend par seuil d’approvisionnement le niveau de stock qui déclenche une commande. Il s’établit en prenant en considération les délais de livraison des fournisseurs et du minimum de quantités qu’il est nécessaire d’avoir en stock avant de recevoir la commande.

À quoi servent les règles de stockage ?

Les règles instituées en interne pour l’entreposage des marchandises sont indispensables afin de stocker de façon optimum tous vos produits, c’est-à-dire de manière à :

• sécuriser vos salariés ;
• préserver vos biens ;
• optimiser votre espace afin de connaître le contenu de vos stocks.

Quand on est amené à gérer les entrées et les sorties d’un espace d’entreposage, il faut être force de proposition pour définir la meilleure stratégie de gestion de stock possible. En effet, pour évaluer au mieux le seuil d’approvisionnement, les quantités à commander et celles indispensables durant la période de réapprovisionnement, il est nécessaire d’être au fait de plusieurs éléments.

Les tendances du marché

Quel que soit le domaine dans lequel vous évoluez, il est nécessaire de réaliser une veille continue et d’analyser les tendances de consommation émergentes afin d’élaborer ou d’adapter votre stratégie de gestion de stock.

La demande

En plus des tendances, il est nécessaire de connaître statistiquement les quantités souhaitées ou consommées sur le marché de vos différents produits. Croisées avec les tendances, ces données vous permettent d’ajuster les commandes ou vos délais de réapprovisionnement.

Les délais des fournisseurs

Lorsque les quantités sont importantes, rares sont les fournisseurs qui peuvent vous livrer le soir pour le lendemain et inversement. Le délai entre l’envoi de la commande, le traitement par le fournisseur, l’expédition des marchandises et leur livraison doit absolument être connu afin de déterminer les moments les plus opportuns pour passer vos commandes, mais surtout ne pas rester sans stock durant cette période.

Les distributeurs

Lorsque vous êtes fabricant, il est nécessaire de bien connaître les rythmes de commande de ses distributeurs afin de ne pas produire ou trop grande ou petite quantité : dans le premier cas, il y a surstockage ; dans le second, on risque de ne pas satisfaire la demande et de perdre des clients.

La gestion de stock est sans doute le poste le plus sensible d’une entreprise, car elle doit répondre à trois enjeux en continu pour être réellement efficace.

1. Satisfaire la demande

Lorsque l’on gère une boutique, il est nécessaire d’avoir en stock les articles présentés en vitrine. De même, lorsque l’on produit des articles, il est nécessaire d’avoir en stock les matières premières nécessaires pour fabriquer ce que commande la clientèle. Dans le cas contraire, on perd des ventes, voire des parts de marché en cas d’insatisfaction trop grande de la clientèle.

2. Optimiser les coûts

Avoir un stock mobilise de la trésorerie pour faire face aux coûts d’acquisition et de conservation. Plus les rotations sont rapides, plus on optimise ses coûts. Pour y parvenir, la stratégie de l’entreprise vise à favoriser un bon rythme de rotation.

3. Optimiser l’espace de stockage

Moins il y a de place dans la zone de stockage, moins les manutentionnaires sont efficaces. Pour préparer rapidement vos commandes et le déplacement de vos collaborateurs, il est donc essentiel de bien ranger vos stocks et d’optimiser vos espaces.

Selon l’article L4321-1 du Code du travail, « les équipements de travail et les moyens de protection mis en service ou utilisés dans les établissements destinés à recevoir des travailleurs » doivent être « équipés, installés, utilisés, réglés et maintenus de manière à préserver la santé et la sécurité des travailleurs, y compris en cas de modification de ces équipements de travail et de ces moyens de protection ». Pour se conformer à cette réglementation et optimiser votre trésorerie, il est nécessaire de bien analyser vos lieux de stockage afin de les organiser au mieux pour votre activité.

Mettre en place une procédure interne écrite

Tous les postes d’une entreprise ainsi que les services doivent faire l’objet d’une fiche interne écrite afin de bien communiquer autour des processus d’usage.

Faciliter la circulation dans l’entrepôt

Pour optimiser les transferts et le temps de chargement et de déchargement des marchandises à l’arrière des véhicules à quai, il est important de veiller à une bonne circulation dans l’entrepôt. Il est donc souhaitable de :

• réaliser un marquage au sol ;
• installer un dispositif de guidage ;
• veiller à l’éclairage ;
• prévoir une butée tampon.

En conclusion, la gestion des stocks nécessite d’avoir une vision d’un grand nombre de sujets tant stratégiques qu’opérationnels, et ce, avec le souci constant d’optimiser les coûts de l’entreprise. Elle exige aussi beaucoup de flexibilité pour s’adapter à la demande, anticiper les tendances et être armé en cas d’imprévus. Il est donc nécessaire de mettre en place une organisation agile, notamment grâce à un logiciel de gestion pertinent.