Nos conseils pour choisir son ERP

Alors que pour les grandes entreprises, il peut être plus évident de choisir un ERP pour optimiser les processus métier, pour les petites et moyennes entreprises, cette décision stratégique reste subordonnée aux coûts engendrés et à la garantie que le progiciel puisse être adaptée aux besoins spécifiques de ces entreprises. Pour ces structures, l’investissement doit être rentable. En quoi consiste exactement ce système de gestion et quels critères prendre en compte pour assurer la mise en œuvre réussie d’un projet ERP ?

Dans cet article, nous vous accompagnons pour déterminer comment choisir un ERP adapté à votre entreprise et quand envisager son déploiement. Nous vous donnerons nos meilleurs conseils pour que vous puissiez faire la meilleure sélection pour vous et pour vos clients en fonction des coûts impliqués. 

La première question que tout manager ou directeur d’entreprise devrait se poser avant de prendre la décision stratégique d’investir dans un logiciel de gestion d’entreprise est peut-être « Qu’est-ce qu’un ERP et à quoi sert-il ? ». 

Le logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est une solution de gestion qui centralise tous les flux opérationnels d’une entreprise (comptabilité, ventes, ressources humaines, etc) dans le but de les automatiser et de les rendre plus efficaces. Ce progiciel offre différentes fonctionnalités aux utilisateurs. Il permet à vos équipes de profiter de différents services. 

La nécessité de mettre en œuvre un outil ERP dans les entreprises, ou dans les PME, apparaît principalement lorsque l’on constate que :

• les dysfonctionnements internes deviennent de plus en plus fréquents et commencent à s’accumuler ;
• les processus commerciaux deviennent répétitifs ou encombrants ;
• les besoins opérationnels de l’entreprise se multiplient rapidement.

Maintenant que nous avons vu ce qu’est un ERP et les raisons pour lesquelles sa mise en œuvre dans l’entreprise commence à être envisagée, examinons les critères fondamentaux qui doivent être pris en compte pour choisir le bon logiciel.

Le type d’entreprise

Pour une start-up, la mise en œuvre d’un ERP n’est peut-être pas une décision importante dès le départ. Un entrepreneur commencera par organiser sa base de données sur un fichier Excel, puis il passera à un outil d’entreprise plus performant lorsque les besoins de l’entreprise augmenteront notamment en terme de production.

Il est probable que la première chose que vous envisagez de faire est d’acheter un logiciel CRM (Customer Relationship Management) pour la gestion des ventes, un logiciel de comptabilité pour tenir les livres comptables de manière organisée, ou encore un logiciel SaaS (Software as a Service). Jusqu’à présent, il n’y a pas d’ERP à l’horizon mais si votre entreprise s’agrandit, ce progiciel de gestion intégré deviendra indispensable.

En ce qui concerne les grandes entreprises et compte tenu du nombre de processus qui s’y déroulent, opter pour un outil centralisant la gestion et capable de l’optimiser est une décision logique. Autrement dit, le choix d’une solution ERP sera automatique et la question des coûts n’aura pas d’importance.

Le secteur d’activité

En général, les entreprises partagent des processus similaires :

• prospection de la clientèle ;
• gestion commerciale ;
• facturation et comptabilité ;
• administration interne ;
• etc.

Sachant que certains processus sont assez semblables, le choix d’un ERP généraliste peut être une bonne alternative. Toutefois, le fonctionnement de chacun de ces domaines varie selon le secteur d’activité et celui qui est le plus important pour la spécialité de l’entreprise. Pour certaines activités, il faudra certainement choisir un progiciel plus spécialisé.

Les spécificités de l’activité

Le logiciel ERP a l’avantage d’être une sorte de boîte à outils, adaptable à chaque entreprise. Si vous travaillez pour un secteur d’activité spécifique et bien délimité, un outil ERP peut être idéal pour votre gestion d’entreprise.

Cependant, même si vous êtes inscrit dans un domaine particulier, votre modèle économique peut être particulier et différent des autres entreprises qui en font partie. Dans ce cas, le logiciel standard (ERP généraliste) peut ne pas être la solution idéale. Dans ce cas, vous avez deux alternatives :

• opter pour un ERP spécifique qui répond à des besoins ponctuels. Par exemple, si vous avez identifié la gestion des ressources humaines comme un point clé pour le succès de votre modèle, vous pouvez opter pour un système ERP pour les ressources humaines.
• opter pour un ERP transversal, capable de s’intégrer aux autres outils que vous utilisez déjà dans les différents départements de votre entreprise.

La modularité

Aujourd’hui, les ERP qui incluent ou sont équipés d’API pour interagir avec d’autres solutions sont de plus en plus courants. Cette compatibilité d’outils et de modules vous permet de choisir une solution globale qui s’intègre aux outils que vous utilisez déjà, comme nous l’avons vu au point précédent. Ainsi, les systèmes d’information sont optimisés.

La centralisation

Au-delà de la taille d’une entreprise pour choisir la solution qui correspond le mieux à ses besoins, le volume de flux de travail traité est ce qui rendra évident la nécessité de déployer un logiciel ERP.

Le fournisseur de logiciels

L’importance du fournisseur et de l’éditeur de la solution ERP est d’assurer le support technique et le support nécessaire pour faire évoluer les processus métier. L’offre du marché est large et il existe de nombreuses marques et de nombreux fournisseurs reconnus qui offrent des options de qualité, évolutives et adaptables. 

L’hébergement

Les solutions ERP peuvent être installées localement avec l’aide d’un intégrateur, sur le serveur de l’entreprise ou dans le cloud. Chacune de ces deux options offre des avantages différents, selon les besoins et critères de chaque entreprise.

ERP dans le cloud

Il est idéal pour les entreprises ayant une présence et une place internationale qui ont besoin d’avoir une base de données centralisée, accessible à partir de différentes parties du monde.

ERP en local

Il permet d’améliorer la sécurité et la protection des informations en restant dans le domaine privé de l’entreprise.

La structure

D’un point de vue structurel, l’ERP est l’épine dorsale de l’entreprise. Commun à tous les employés, le système est au centre des tâches et des progrès de tous. En termes de collaboration, son importance réside dans la transparence des processus et des communications. En fonction de la robustesse de la structure de l’ERP, pour la direction et les différents chefs de département, la gestion des activités pourra être simplifiée.

L’implantation

L’une des difficultés de la mise en œuvre d’un nouveau système d’exploitation réside dans le changement de mentalité des employés quant à la façon dont l’entreprise projette son activité. Plus la transition sera rapide, mieux ce sera pour la continuité de l’activité.