Le guide du commerçant

Caisse enregistreuse obligatoire ou pas ?

Fréquemment, de nouvelles lois concernant les commerçants voient le jour et les obligations qui leur incombent se multiplient. Entre la tenue de la comptabilité, les déclarations fiscales, les obligations en cas d’embauche de salariés ou les formalités de gestion courante de votre commerce, il est facile d’y perdre son latin. Qu’en est-il des caisses enregistreuses, sont-elles obligatoires ou pas ?

encaissement

La caisse enregistreuse est-elle obligatoire ?

​En théorie, il n’est pas obligatoire pour les commerçants d’avoir une caisse enregistreuse. Toutefois, il s’avère bien souvent utile voire nécessaire pour les professionnels, de s’équiper d’un logiciel ou d’un système de caisse.

En effet, l’absence de caisse enregistreuse ou de logiciel de caisse signifie que toutes les transactions de votre commerce sont réalisées manuellement. Les calculs se font sur la calculatrice et un carnet à souche fait office de ticket de caisse. Pour les entreprises ayant très peu de règlements en espèces et travaillant principalement avec d’autres entreprises, il peut être possible de s’en passer. En revanche, pour les commerçants, effectuant des ventes à des particuliers, c’est beaucoup plus difficile de faire sans.

 

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Qu’en est-t-il de la certification de la caisse enregistreuse ?

On l’a vu, il n’est pas obligatoire pour les commerçants de se doter d’un logiciel ou système de caisse. En revanche, une obligation incombe aux commerçants qui utilisent une caisse enregistreuse ou un logiciel de caisse : qu’elle soit certifiée.

Depuis le 1er janvier 2018, afin de lutter contre la fraude à la TVA, tous les professionnels assujettis à la TVA, enregistrant les paiements de leurs clients au moyen de l’un de ces logiciels ou système de caisse, sont tenus d’utiliser un matériel sécurisé et certifié.

Prise en main Caisse

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié ?

Quand on utilise un logiciel de caisse, il est obligatoire qu’il respecte la norme relative à la lutte contre la fraude fiscale. Les logiciels de caisse doivent ainsi respecter quatre critères :

  • Inaltérabilité ;

  • Sécurité ;

  • Sauvegarde des données​ ;

  • Archivage.

Des données non supprimables

Toutes les données d’origine et les modifications apportées sont conservées dans le logiciel de caisse sans possibilité de les supprimer. En clair, les données enregistrées dans le système ne peuvent pas être modifiées.

Si une opération doit être annulée, elle se fera par l’ajout de lignes, en plus ou en moins, mais les informations initiales ne sont pas changées. Les données doivent être conservées pendant 6 ans. Des clôtures périodiques de caisse doivent avoir lieu (tous les jours, les mois, les ans). Les données doivent être conservées de façon sécurisée, par exemple à l’aide d’une signature électronique.

De cette façon, il n’y a plus aucune fraude possible face à l’administration fiscale. Ce logiciel de caisse sécurisé permet d’apporter une preuve inaltérable de chacune des transactions qui ont été effectuées dans la boutique ou dans le magasin : les ventes, les achats, etc.

Pour qu’un logiciel de caisse soit certifié, il doit être validé par une attestation individuelle de l’éditeur ou par un organisme accrédité.

Mais l’intérêt des logiciels de caisse ne s’arrête pas là. Management de la relation client, gestion du stock, statistiques de ventes sont autant de fonctionnalités à forte valeur ajoutée qui rendent les logiciels de caisse essentiels pour les professionnels de la vente au détail.

Logiciel de caisse certifié

Le journal de caisse : une autre obligation du commerçant

Une autre obligation doit être respectée par les commerçants dès lors qu’ils réalisent des ventes en espèces : la tenue d’un journal de caisse. Il recense les entrées (paiement des clients) et les sorties d’argent (avoir, remboursement, paiement des fournisseurs, dépôt en banque) en espèces.

Chaque opération y est enregistrée de façon chronologique et mentionne la date, le numéro de pièce, la description de la transaction, le montant HT, TTC et de TVA.

Le journal de caisse peut être un document écrit ou informatisé via les logiciels de caisse. Il n’est pas possible de le tenir sous Excel ou sous tout autre logiciel ou version papier qui permettrait de supprimer des données ou de les modifier ultérieurement.

On comprend donc à quel point il peut être fastidieux, chronophage, et source d’erreurs de réaliser toutes ces tâches à la main, tâches qui seront ensuite retranscrites en comptabilité.

Quels sont les avantages du logiciel de caisse ?

Le logiciel de caisse offre de nombreux avantages aux professionnels, comme un encaissement simplifié et rapide grâce à l’écran tactile. Ce système de caisse permet également de réaliser un suivi d’activité sans aucune erreur, et la plupart des logiciels proposent une comptabilité automatisée.

Vous pouvez aussi utiliser votre logiciel de caisse pour vous occuper de l’inventaire ou de la gestion des stocks, de manière bien plus rapide que si vous faisiez tout à la main !

Avec un logiciel de caisse, vous fidélisez vos clients et séduisez vos prospects en les contactant facilement par email ou par SMS. Vous augmenter ainsi simplement vos performances et votre chiffre d’affaires.

Les logiciels de caisse peuvent aussi émettre plusieurs documents officiels, comme des devis ou des factures, et les transmettre par voie dématérialisée.

Bien choisir son logiciel de caisse

Comment bien choisir son logiciel de caisse ?

Pour bien choisir votre logiciel de caisse, si vous décidez d’en utiliser un, vous devez vous baser sur plusieurs critères.

Il doit être adapté à votre activité. Cela signifie que nous vous conseillons de choisir un logiciel proposant des fonctionnalités spécifiques, qui correspondent au fonctionnement de votre entreprise. Il peut s’agir de la gestion des stocks, de la gestion des ressources humaines, etc.

Par ailleurs, choisissez votre logiciel de caisse en fonction de la réputation de l’éditeur. N’hésitez pas à demander leur avis auprès des entreprises travaillant dans le même secteur d’activité que vous.

Il faut aussi prendre en compte le prix du logiciel de caisse, sans oublier les mises à jour qu’il faudra régulièrement télécharger afin d’utiliser l’outil de manière optimale.

Comment prouver que son logiciel de caisse est conforme ?

Que votre logiciel de caisse sécurisé soit certifié par un organisme indépendant comme le NF 525 par l’AFNOR ou la LNE, ou qu’il possède une auto certification de l’éditeur, vous devez posseder une attestation individuelle qui prouve que le logiciel respecte bien les conditions de sécurisation, de conservation, d’archivage de données, et d’inaltérabilité.

Ce certificat de conformité peut faire l’objet d’un renouvellement.

L’objectif de la certification NF 525 est de prouver que vos équipements de caisse respectent bien un certain nombre de critères et de transparence des données afin de lutter contre la fraude fiscale à la TVA. Il faut donc vérifier que les données seront bien sécurisée, que l’enrégistrement se fait sans détérioration, que les données sont archivées pour un audit futur, et que votre logiciel permet une impression de tickets de caisse.

Logiciel de caisse certifié

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En résumé

    • Son utilisation s’avère utile voire nécessaire en termes de gestion ;
    • En cas de transaction en espèces, il est obligatoire de tenir un livre de caisse ;
    • Le logiciel de caisse est nécessaire pour bien gérer son activité et gagner du temps.

Une question ?

Est-il obligatoire d'ÉQUIPER D'une caisse enregistreuse son point de vente ?

La loi n’impose pas de s’équiper d’un logiciel de caisse ou d’une caisse enregistreuse. En revanche, dans le cadre de la lutte contre la fraude, les professionnels assujettis à la TVA et enregistrant leurs ventes avec un système de caisse, sont tenus d’utiliser un matériel certifié. Appelé NF525, le certificat de conformité est délivrée par l’éditeur de logiciel lui-même (en fonction du modèle de l’ administration fiscale) ou par un organisme accrédité.

Qui a l'obligation d'avoir une caisse enregistreuse ?

Aucun commerce n’est dans l’obligation d’avoir une caisse enregistreuse ou un logiciel de caisse. Mais si le commerçant en utilise un et qu’il est assujettis à la TVA, il doit être certifié NF525.

Quelles sont les règles de tenue d'une caisse ?

Pour bien tenir une caisse enregistreuse, il faut respecter les règles suivantes :

  • S’équiper d’un logiciel de caisse performant et adapté à son activité ;
  • Avoir une organisation minutieuse de vos documents comptables ;
  • Toujours garder les duplicatas de vos justifications, comme le Z de caisse, vos bordereaux de remise en banque… ;
  • Faire régulièrement un rapprochement de votre caisse physique et de votre journal de caisse ;
  • Respecter la réglementation en termes de limitation de paiement en espèces.
Quelles sont les obligations des systèmes de caisse ?

Le code général des impots présente des obligations aux personnes assujetties à la TVA d’utiliser un logiciel ou système de caisse qui respecte les conditions d’inaliénabilité, de sécurisation des données, de conservation et d’archivage des données pour tout éventuel controle fiscale.