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Réaliser des exports comptables, comment ? pourquoi ?

La majorité des sociétés doit tenir une comptabilité. Au-delà de la saisie régulière des factures clients et fournisseurs ainsi que des encaissements, des écritures spécifiques doivent être comptabilisées pour établir les documents annuels. C’est dire si la tâche peut s’avérer longue et parfois fastidieuse. Toutefois, afin de gagner en temps et de se consacrer à des tâches plus créatrices de valeur, il est possible de réaliser des exports comptables. La saisie des écritures est alors beaucoup plus simple, de même que l’analyse des résultats.

Comment réaliser les exports comptables ?

Chaque export comptable dépend du logiciel en question. Certains exports sont réalisés automatiquement, par exemple en cas d’agrégation bancaire, depuis le compte en banque jusqu’au logiciel. D’autres sont réalisés manuellement. Il faut alors généralement choisir le journal à exporter (journal de caisse, de banque, de tiers…), ainsi que la période et le format (Excel ou csv). Des paramétrages automatiques peuvent être créés afin de concevoir des modèles, intégrant par exemple les codes comptables à destination de l’expert-comptable. L’export des pièces justificatives, en PDF ou en tant que liens, peut compléter celui du journal. Le nom des fichiers exportés peut aussi être personnalisé. 

Plusieurs formats d’exports existent : 

  • Excel ;
  • Format éditeur de logiciel comptable (Cegid, Sage, EBP, Ciel…) ;
  • Envoi par mail à l’expert-comptable.

 

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A quoi servent les exports comptables ?

Les exports comptables servent à simplifier la réalisation de la comptabilité ainsi que l’analyse de la performance.

 

Tenue de la comptabilité

Bilan comptableGrâce à certains outils de gestion, il est possible de réaliser des exports afin d’éviter de saisir les pièces comptables et les règlements. Ainsi, les factures sont automatiquement émises depuis le logiciel de facturation et envoyées aux clients. Elles génèrent des écritures dans le journal de vente avec l’enregistrement des produits et de la TVA collectée. 

Côté achat, afin d’éviter de saisir les factures, certains logiciels fonctionnent en EDI ou procèdent à l’agrégation bancaire. Dans le premier cas, les échanges de données se font de façon informatisée et les tâches manuelles sont inexistantes. Dans le second, les flux bancaires sont enregistrés dans le logiciel comptable et il est possible de les annoter afin d’imputer les charges. 

Les paiements, aussi bien fournisseurs que clients sont également enregistrés automatiquement.

Analyse des comptes

Des extractions peuvent être faites de la comptabilité, notamment analytique, afin de réaliser des tableaux de bord pour analyser les comptes et les résultats de l’entreprise. C’est sur cette base que les chiffres peuvent être comparés aux projections, ou aux années antérieures afin de connaître l’évolution. 

Il est aussi possible à partir de certaines données exportées de la comptabilité d’analyser les comptes clients pour identifier les factures en attente de règlement.

Toutes ces analyses peuvent être faites en extrayant les données sous Excel ou en passant par un logiciel de gestion automatisé réalisant les dashboards automatiquement.

En résumé

 

  • Les exports comptables dépendent du logiciel de comptabilité. Certaines opérations sont manuelles alors que d’autres peuvent être réalisées de façon automatique ;
  • Ils permettent de simplifier la tenue de la comptabilité en automatisant certaines tâches ;
  • Ils sont également utiles pour analyser les comptes, suivre les résultats et connaître l’état des créances clients.