Choisir un logiciel de caisse adapté à son entreprise et à son matériel est essentiel pour gérer correctement son point de vente. Aujourd’hui, la plupart des logiciels de caisse peuvent être utilisés depuis n’importe quel support : ordinateur, tablette, smartphone, TPV… mais aussi depuis n’importe quel système d’exploitation : Windows, Ios, Linux….Au-delà de la question du choix du logiciel de caisse enregistreuse sur Windows se pose la question des fonctionnalités offertes, afin d’optimiser la gestion du point de vente.

Le logiciel de caisse permet de simplifier la gestion de l’entreprise ou du magasin. Il est intégré à un terminal de paiement, un tiroir-caisse ou encore un ordinateur relié à une imprimante, et sert de caisse enregistreuse, tout en proposant de nombreuses autres fonctionnalités. En fonction des modèles, on trouve en effet des logiciels de caisse enregistreuse sur Windows permettant d’effectuer la gestion comptable, la gestion des stocks de matériel, ou encore de gérer les données RH.

Avoir un logiciel de caisse enregistreuse sur Windows ne constitue pas une obligation légale, mais simplifie vraiment la vie et réduit considérablement le risque d’erreurs.

Historiquement, les logiciels de caisse étaient installés sur les postes de travail avec un stockage des informations directement sur le PC. Les entreprises devaient donc se charger de la sauvegarde des données sur des serveurs dédiés. Afin d’utiliser le logiciel, et d’avoir accès aux informations, il fallait s’installer sur le poste de travail où le logiciel était installé.

Aujourd’hui, la majorité des logiciels de caisse sont disponibles en SaaS, c’est-à-dire Software as a Service. En français, on parle de logiciel en tant que service. En clair, cela signifie que le logiciel peut être utilisé de n’importe où, sur n’importe quel support et n’importe quel système d’exploitation. Il suffit de se connecter sur Internet pour avoir accès au logiciel de caisse enregistreuse sur Windows. Il n’est donc pas nécessaire de l’installer sur PC. Les données sont hébergées et sécurisées directement dans le Cloud par l’éditeur.

Toutefois, il existe également souvent un mode local de secours. Fastmag propose par exemple, en complément de l’hébergement et de la synchronisation des données dans le Cloud, une sauvegarde en cas de coupure du réseau internet. Les données sont alors hébergées de façon temporaire sur le PC, en mode local. Quand le réseau est rétabli, les données sont de nouveau synchronisées.

Ainsi, en cas d’avarie système, une solution de back up est présente, permettant de travailler en mode dégradé. Les impacts sont peu, voire pas ressentis. 

Logiciel de caisse pour PC Windows

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Grâce à l’utilisation d’un logiciel SaaS, les entreprises bénéficient en temps réel de la dernière version disponible. En effet, les mises à jour sont, automatiques et les entreprises n’ont donc rien à faire. Il est toutefois nécessaire, afin de bénéficier d’une utilisation optimale du logiciel de caisse enregistreuse sur Windows, de télécharger régulièrement les mises à jour Windows.

De plus, grâce à ce mode SaaS, le client peut souscrire à l’offre adaptée, la moduler ou la changer à n’importe quel moment. La solution répond ainsi parfaitement aux besoins de l’entreprise.

Au niveau financier, l’offre est également flexible car l’entreprise a la possibilité de couper les dépenses si elle n’a plus de temps et de budget à y consacrer.

Il est essentiel de s’intéresser également aux fonctionnalités offertes par le logiciel de caisse enregistreuse sur Windows. La simple caisse enregistreuse permettant d’encaisser les clients et de saisir les règlements a fait son temps. Aujourd’hui, le logiciel de caisse doit être ergonomique, intuitif et simple d’utilisation. Véritable allié du commerçant, il peut également offrir des fonctionnalités à forte valeur ajoutée comme :

• Une gestion du stock, de l’inventaire et des approvisionnements ;
• Une gestion de la relation client permettant de les fidéliser ;
• La possibilité de gérer tous les points de vente ;
• La mise à disposition de statistiques.

Le logiciel de caisse enregistreuse sur Windows permet donc d’éviter de nombreuses erreurs, qu’il s’agisse du comptage, de la comptabilité ou de la trésorerie, ou encore du stock.

Avec ce type de logiciel, vous pouvez aussi transmettre à l’administration fiscale une preuve de chaque achat et de chaque vente qui ont été réalisés dans votre magasin ou dans votre boutique.

Vous devez prendre en compte plusieurs critères pour choisir le logiciel de caisse idéal. Tout d’abord, assurez-vous que les différentes fonctionnalités qu’il propose peuvent s’adapter à l’activité que vous exercez.

Faites aussi attention à la réputation de l’éditeur, ainsi qu’à la qualité du service après-vente. Il est préférable de choisir un logiciel de caisse enregistreuse sur Windows dont la renommée n’est plus à faire.

Dirigez-vous également vers un système de logiciel pour caisse enregistreuse tactile avec une interface ergonomique et intuitive.

Par ailleurs, depuis le 1^er janvier 2018, la loi oblige les entreprises à utiliser un logiciel de caisse anti-fraude certifié. (Cela concerne tout assujetti à la TVA.) Votre logiciel de caisse enregistreuse sur Windows doit donc correspondre à certaines conditions :

• La condition d’archivage : les données doivent toutes être stockées et datées, via un dispositif qui garantit leur intégrité ;
• La condition d’inaltérabilité : le logiciel de caisse enregistreuse sur Windows doit enregistrer toutes les données sans qu’elles puissent être ensuite altérées ;
• La condition de conservation : le logiciel doit aussi clôturer toutes les données, sur une période donnée ;
• La condition de sécurité : le logiciel doit garder en mémoire et sécuriser les données d’origine, ainsi que les modifications qui pourraient y être faites et chaque fichier justificatif.

Enfin, vous devez tenir compte du prix d’achat du logiciel de caisse enregistreuse sur Windows, mais aussi du prix des mises à jour.