Logiciel de caisse : la meilleure option

Le logiciel de caisse peut facilement être un allié au quotidien du chef d’entreprise mais peut vite aussi devenir un cauchemar s’il n’est pas adéquat. Il doit ainsi être choisi avec attention, tant sur le côté fonctionnalités et services offerts, qu’au niveau de sa simplicité de fonctionnement et d’utilisation au quotidien. Il doit également être évolutif, adapté au secteur d’activité et disponible en toutes circonstances.

Afin d’éviter de devoir le changer constamment, avec l’évolution de l’entreprise, mieux vaut choisir dès le départ un logiciel évolutif et adaptable. Certains logiciels, comme ceux proposés par Fastmag s’adaptent aussi bien au mono-boutique qu’aux chaînes de magasins. Il n’est alors pas nécessaire de faire migrer le système en cas de développement de l’entreprise puisque toutes les fonctionnalités sont déjà présentes.

Mise à part les évolutions de l’entreprise, le logiciel de caisse doit aussi suivre les évolutions législatives et les modes de consommation. Par exemple, depuis 2018, les logiciels de caisse sont obligatoirement certifiés anti-fraude. Ils doivent ainsi répondre à quatre critères permettant de garantir l’intégrité des données dans le but de lutter contre les fraudes à la TVA. En cas de conservation des données clients, il doit nécessairement respecter les normes RGPD.

Aujourd’hui, la majorité des logiciels de caisse s’utilisent en mode SaaS, c’est-à-dire software as a service. Cela signifie qu’une simple connexion permet d’utiliser le logiciel sans qu’il ne soit nécessaire de l’installer sur le poste de travail. Les données sont stockées et synchronisées dans le Cloud en temps réel. En cas de coupure du réseau, les informations sont sauvegardées sur le PC en mode local. Quand le réseau est rétabli, les données sont de nouveau transmises dans le Cloud. La majorité des logiciels peuvent ainsi fonctionner depuis n’importe quel système d’exploitation : linux, ios, windows…

Se pose alors la question du support pour utiliser le logiciel de caisse : ordinateur, tablette, smartphone, TPV (terminal point de vente)… Sur le papier, une utilisation sur tablette peut être alléchante mais dans la pratique, il n’est parfois pas nécessaire de s’en servir si elle est ensuite posée à côté du TPV.

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Certains logiciels de caisse se contentent des fonctions d’encaissement. Ils permettent alors de saisir les articles vendus, souvent grâce à la lecture d’un code-barres, d’éditer un ticket de caisse, de choisir le mode de paiement, d’enregistrer le règlement et de calculer la monnaie à rendre en cas de paiement en espèces.

Selon le modèle retenu, d’autres fonctions à plus forte valeur ajoutée viennent se greffer aux fonctions de base :

• La gestion des stocks, des approvisionnements et des inventaires ;
• La gestion de la relation clients : fidélisation, outil de CRM (customer relationship management) ;
• La possibilité d’avoir des statistiques régulièrement : chiffre d’affaires total, par produit, catégorie de produit, marge…

Bien entendu, tous les commerçants ne sont pas confrontés aux mêmes problématiques. Il faut donc en tenir compte quand il sera question de choisir le logiciel. En tout état de cause, le logiciel doit être simple d’utilisation, flexible, fonctionnel et dans le budget de l’entreprise.

Au-delà du logiciel de caisse, il faut aussi choisir un éditeur disponible, offrant une assistance en cas de besoin et réalisant des mises à jour régulièrement.