Inventaire et législation : que dit la loi ?

Chaque année, des milliers de petites mains et tout autant d’ordinateurs calculent en temps réel ou en différé les entrées et les sorties de stock d’une entreprise. Souvent fastidieux, mais toujours créateur de valeur, l’inventaire est avant tout une obligation légale que nulle entreprise concernée ne peut contourner. Mais pourquoi est-ce une obligation légale et que dit la loi ? Comment s’y conformer ? Fastmag vous dit tout ce que vous devez savoir de l’inventaire.

Exception faite des micro-entreprises, l’inventaire est obligatoire pour toutes les entreprises des secteurs marchands non agricoles, c’est-à-dire celles qui possèdent des produits finis et/ou des matières premières. Il doit être réalisé avant le 31 décembre.

Rappel du texte de référence : Article L 123-12

« Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement.

Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise.

Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable. »

Le livre d’inventaire, un document obligatoire

Comme le rappelle le décret n° 83-1020 du 29 novembre 1983, un commerçant doit tenir « obligatoirement un livre-journal, un grand livre et un livre d’inventaire. Le livre-journal et le livre d’inventaire peuvent, à la demande du commerçant, être cotés et paraphés dans la forme ordinaire et sans frais, par le greffier du tribunal de commerce ou, le cas échéant, du tribunal de grande instance statuant en matière commerciale, au registre duquel le commerçant est immatriculé. Chaque livre reçoit un numéro d’identification répertorié par le greffier sur un registre spécial.
Des documents informatiques écrits peuvent tenir lieu de livre-journal et de livre d’inventaire ; dans ce cas, ils doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. »

Le sens des obligations légales d’un inventaire

Un inventaire, de manière générale, englobe tous les biens immobiliers et mobiliers d’une entreprise, ainsi que ses créances, ses dettes, l’inventaire du stock… Pour être plus précis, on peut opérer la différenciation entre l’inventaire comptable et l’inventaire physique.

L’inventaire physique consiste à évaluer, par un comptage physique, l’ensemble des éléments stockés dans votre entreprise (produits finis et/ou matières premières) en vue de les comparer à ce qui est indiqué dans les livres de votre entreprise qui constitue le stock théorique.

Peu importe le type d’inventaire que vous avez choisi d’adopter — permanent ou tournant, réalisable à une date différente de celle de la clôture de l’exercice ; annuel ou intermittent à effectuer en fin d’année —, le législateur impose sa réalisation avant la clôture de l’exercice comptable, car la connaissance des stocks est primordiale pour l’État, mais aussi pour vous-même. D’une part, elle permet de mieux contrôler votre gestion et donc de prévenir les fraudes, notamment fiscales. D’autre part, l’inventaire valorise également une entreprise puisque son contenu figure à l’actif de votre bilan comptable.

Bon à savoir : l’absence d’inventaire est passible de 9000 euros d’amende selon l’article L241-4 du Code du Commerce.

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Une méthode d’inventaire n’est guère difficile à choisir. En effet, elle est intimement liée à la taille de votre entreprise et à son activité. Ainsi, plus l’entreprise sera grande, avec de nombreuses rotations de produits, plus il sera judicieux d’opter pour un inventaire tournant ou permanent. A contrario, plus la structure est petite, avec peu de stock et peu de rotations, plus il est judicieux d’opter pour un inventaire annuel ou intermittent.

Inventaires réguliers

Vous ne comptez plus le nombre de références stockées dans vos entrepôts et vos rotations s’accentuent à mesure de vos succès commerciaux ? Si votre entreprise en a les moyens, il est temps d’investir dans un logiciel ERP afin de mettre en place un inventaire permanent ou tournant.

Inventaire permanent

L’inventaire permanent, ou inventaire informatique, compte chaque élément de stock produit ou acheté au moment de son acquisition ou de sa production. Vos stocks sont donc mis à jour en temps réel grâce à un logiciel ERP. Les erreurs de stock sont donc évitées tout comme les ruptures grâce à cette gestion intelligente des flux.

Inventaire tournant

L’inventaire tournant permet de dénombrer physiquement les produits en stock périodiquement grâce à une rotation effectuée selon une classification précise : par mois, par trimestre ou une fois dans l’année. Flexible, il permet d’anticiper les ruptures et de repérer les stocks dormants, comme avec un inventaire permanent, et ce tout en optimisant vos coûts.

Inventaires de fin d’exercice

Vous avez peu de stock ou il ne vous est pas possible de mettre en place des inventaires réguliers ? L’inventaire annuel est fait pour vous.

Inventaire annuel

L’inventaire annuel se réalise à la fin d’exercice comptable. Il s’agit de compter physiquement toutes les marchandises en stock pour les confronter avec le bilan comptable. Cet inventaire suppose un arrêt de tout mouvement de stock durant le comptage.

Inventaire intermittent

L’inventaire intermittent consiste à ne pas enregistrer régulièrement les stocks durant l’année. Chaque achat est considéré comme une charge comptable que l’on passe en compte stock à la fin de l’exercice. Simple à mettre en œuvre, c’est la formule d’inventaire préférée des TPE.

Le principal avantage d’un inventaire bien fait est la valorisation de votre entreprise à travers l’évaluation de ses stocks. Ces derniers peuvent être composés de matières premières (biens pour une consommation ultérieure) et de marchandises que l’on évalue à leur coût d’acquisition ; mais aussi de produits finis ou en cours de production et que l’on évalue à leur coût de production.
Il est donc essentiel de faire correctement son inventaire pour éviter les écarts et valoriser au mieux le patrimoine de son entreprise, particulièrement en période de cession-transmission.

Enfin, optimiser son inventaire permet d’optimiser son temps et ses charges. C’est pourquoi l’achat d’un logiciel est souvent l’atout indispensable à une gestion de stock rationalisée.