Comment faire un bon inventaire de caisse ?

Si l’inventaire physique des stocks peut être réalisé à des périodicités différentes selon votre organisation — de façon permanente, tournante, intermittente ou annuelle —, l’inventaire de caisse s’effectue chaque jour, mais aussi à la fin de chaque mois. En quoi consiste-t-il et quels sont ses objectifs ? Fastmag vous en dit plus sur ce contrôle indispensable à la bonne gestion de votre point de vente.

Un inventaire de caisse consiste à contrôler toutes les encaisses physiques détenues dans une entreprise en les rapprochant avec le journal de caisse. Ainsi, les vérifications portent sur différents moyens de paiement :

• sommes d’argent,
• chèques,
• effets non encaissés,
• certificats de valeurs mobilières de placement, certes bancaires.

Les objectifs de ce contrôle

Comme dans un inventaire physique, l’inventaire de caisse a pour but de :

• Contrôler la concordance entre le théorique de la caisse (indiqué par le ticket de clôture de caisse) et le solde physique
• Éviter tout écart de caisse (il ne doit jamais y avoir d’écart entre le solde théorique et le solde se trouvant physiquement en caisse)
• S’assurer d’une bonne gestion et d’un suivi irréprochable de sa caisse
• Procéder à la clôture comptable de la caisse en fin de mois

Les différents moments de contrôle

Légalement, l’inventaire de caisse doit être réalisé une fois chaque année, notamment à la clôture de l’exercice. Cependant, la majorité des entreprises et des associations, quelle que soit leur taille, procède aussi à des inventaires de caisse journaliers et mensuels (le jour de la clôture du mois en cours).
Ces arrêtés de caisse fréquents, à date connue ou non, assurent un bon contrôle de la caisse, améliorent la gestion de trésorerie et donnent une meilleure visibilité de la santé financière de la structure.

Les personnes en charge des contrôles

Les inventaires de caisse quotidiens sont généralement réalisés par les personnes en charge de la tenue des avoirs en caisse (caissiers, vendeurs…). Les inventaires de caisse mensuels sont, quant à eux, réalisés par les managers ou les personnes n’intervenant pas directement dans la tenue de caisse. Un document d’inventaire de caisse est alors signé par le caissier et le contrôleur.

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Chaque jour, à la fermeture de la caisse, la personne qui en a la charge effectue son inventaire de caisse.

Le comptage des espèces

Elle commence tout d’abord à compter ses espèces. Elle s’assure qu’elles correspondent bien au solde indiqué par le logiciel de caisse pour ce moyen de paiement, si elle en possède un. Si tel est le cas, et selon les logiciels, il est possible d’éditer un bordereau de remise d’espèces pour la banque. Dans le cas contraire, elle remplit manuellement son bordereau.

Le comptage des chèques et des effets

Comme pour les espèces, le caissier procède au recensement des chèques et des effets pour lesquels il remplit manuellement ou édite un bordereau de remise. Pour les ventes et commandes ayant fait l’objet de facilités de paiement, il est recommandé de noter la date d’encaissement prévue sur un Post-it à coller sur chaque moyen de paiement concerné. Ils sont ensuite classés par date d’encaissement dans la pochette des encaissements différés d’où il convient de sortir les chèques et les effets à déposer le lendemain afin de ne pas les oublier.

Lorsque tout est vérifié, y compris les cartes bancaires, aucun écart ne doit exister entre le solde physique et le solde théorique. Dans le cas contraire, la personne doit recompter. Bien souvent, il s’agit d’un oubli, d’une erreur de calcul. Si l’écart persiste, la personne est tenue de le justifier.
Quand tout est compté, annoté, reporté sur les bordereaux de remises bancaires et sur la fiche de caisse, l’ensemble des encaisses est placé dans le coffre-fort de l’entreprise.

À noter : Toutes les pièces servant à justifier chaque entrée et chaque sortie de caisse doivent absolument être reportées dans le journal de caisse. Par la suite, elles sont numérotées et rangées.

Pour éviter les écarts et faciliter la gestion quotidienne de votre inventaire de caisse, nous vous invitons à prendre quelques précautions.

Instaurer une procédure écrite

Comme pour l’inventaire des stocks, il peut être particulièrement judicieux d’instaurer une procédure écrite pour la gestion et l’inventaire de la caisse. Elle est jointe à la Bible de l’entreprise. Reprenant l’ensemble de la procédure à suivre pour s’assurer d’un bon contrôle, la procédure doit également détailler l’emplacement de dépôt des encaisses ainsi que les éléments à remplir ou à éditer pour préparer les bordereaux d’encaissements bancaires.

Avoir une seule caisse

Plus vous avez de caisses, plus vous multipliez les risques d’erreurs ou de vol. L’idéal est donc de n’avoir qu’une seule caisse si cela vous est possible.

Multiplier les contrôles

Plus vous multipliez les contrôles, moins il y a d’écarts. En plus des contrôles de fin de journée et mensuels (inventaire de clôture mensuel), il est judicieux d’instituer un contrôle à chaque approvisionnement de la caisse, mais aussi deux autres contrôles journaliers : l’un en milieu de journée ; l’autre contrôle à tout moment dans la journée et à chaque changement de caissier.

Doubler les comptages

Souvent sources d’erreurs, les espèces doivent faire l’objet d’un double comptage.

Faire viser l’inventaire de caisse

Un procès-verbal d’inventaire de caisse doit être visé par le caissier et la personne chargée du contrôle au moment de l’inventaire mensuel ou de l’approvisionnement de la caisse.

Sécuriser ses documents

Il est essentiel de mentionner le numéro de la dernière pièce servant à justifier une entrée et/ou une sortie de caisse afin d’éviter un ajout ou un retrait après contrôle, ce qui pourrait invalider votre clôture d’exercice mensuel.

Classer avec minutie tous ses documents

Conservez vos fiches de caisse journalières pour optimiser la clôture du journal de caisse en fin de mois. De même, rangez soigneusement toutes les pièces justifiant de chaque entrée et chaque sortie de caisse.

Vérifier avant de signer l’inventaire de caisse

C’est sans doute inutile de le rappeler, mais il est essentiel de vérifier un certain nombre d’éléments avant de signer un inventaire de caisse :

• Montants indiqués sur les factures et dans le journal de caisse, les écarts se justifient souvent par une mauvaise saisie de ces derniers dans le journal
• Avances en cours
• Solde initial du journal de caisse du mois en cours de clôture qui doit être identique au solde de clôture du mois précédent
• Solde final du journal de caisse qui doit être juste

Éviter les retards d’enregistrement

Plus vous tardez à enregistrer les pièces comptables, plus vous encourez le risque de les perdre, donc de commettre des erreurs.

En savoir plus sur les erreurs à ne pas commettre.

Un procès-verbal d’inventaire de caisse présente de façon très détaillée et chronologique le nombre d’encaisses physiques par nature pour la comptabilité générale et par destination pour la comptabilité analytique. Cela correspond à tous les flux (entrées/sorties) en espèces, chèques, effets, cartes bancaires… Il est judicieux d’en faire un quotidiennement afin de faciliter les rapprochements mensuels effectués pour l’inventaire de clôture du journal de caisse mensuel.

Tenir la caisse est une grosse responsabilité pour la personne chargée de cette mission et de son inventaire quotidien et mensuel. Il est donc vivement recommandé, quand cela est possible, de désigner deux personnes de confiance pour la gérer et éviter les écarts préjudiciables pour la trésorerie de l’entreprise.