Comment faire un bon inventaire de caisse ?

Si l’inventaire physique des stocks peut être réalisé à des périodicités différentes selon votre organisation — de façon permanente, tournante, intermittente ou annuelle —, l’inventaire de caisse s’effectue chaque jour, mais aussi à la fin de chaque mois. En quoi consiste-t-il et quels sont ses objectifs ? Fastmag vous en dit plus sur ce contrôle indispensable à la bonne gestion de votre point de vente.

Pour tenir une caisse, vous devez respecter des obligations légales et comptables. En effet, la loi impose aux commerçants de justifier leurs encaissements et leurs paiements. Vous devez ainsi procéder à des inventaires de caisse réguliers, afin de comparer la totalité des opérations enregistrées dans le journal de caisse (le solde théorique) au solde physique se trouvant en caisse.

Afin d’éviter les erreurs ou les omissions, le solde de caisse théorique doit toujours être identique au solde physique. Les vérifications portent sur les moyens de paiement :

• Espèces,

• Chèques,

• Carte bancaire…

Les objectifs de l’inventaire

Dans un commerce de détail, bien tenir une caisse enregistreuse en procédant à des inventaires de caisse réguliers, a pour but de :

• Contrôler la concordance entre le théorique de la caisse (indiqué par le ticket de clôture de caisse) et le solde réel des différentes opérations,

• Éviter les écarts entre le solde théorique et le solde réel,

• Vous assurer d’un suivi irréprochable de votre comptabilité,

• Procéder simplement à la clôture de votre comptabilité en fin de mois.

Cette action permet d’assurer un bon contrôle fiscal et éviter toute erreur.

Les différents moments de contrôle

Légalement, l’inventaire de caisse doit être réalisé une fois chaque année, notamment à la clôture de l’exercice. Cependant, la majorité des entreprises procède aussi à des inventaires journaliers et mensuels (le jour de la clôture du mois en cours). Ils assurent un bon contrôle de la caisse, améliorent la trésorerie et donnent une meilleure visibilité de la santé financière de la structure.

Les personnes en charge des contrôles

Les inventaires quotidiens sont généralement réalisés par les personnes en charge de la tenue de la caisse (caissiers, vendeurs…). Les inventaires mensuels sont, quant à eux, réalisés par un manager, un expert comptable ou les personnes n’intervenant pas directement dans la tenue de la caisse enregistreuse. Un document d’inventaire est alors signé par le caissier et le contrôleur.

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Chaque jour, à la fermeture, la personne qui en a la charge effectue son inventaire de caisse.

Le comptage des espèces

Elle commence tout d’abord à compter la totalité des espèces. Elle s’assure qu’elles correspondent bien au solde des opérations indiqué par le logiciel de caisse pour ce moyen de paiement, si elle en possède un. Si tel est le cas, et selon les logiciels, il est possible d’éditer un bordereau de remise d’espèces pour la banque. Dans le cas contraire, elle remplit manuellement son bordereau.

Le comptage des chèques et des effets

Comme pour les espèces, le caissier procède au recensement des chèques et des effets pour lesquels il remplit manuellement ou édite un bordereau de remise. Pour les ventes et commandes ayant fait l’objet de facilités de paiement, il est recommandé de noter la date d’encaissement prévue sur un Post-it à coller sur chaque moyen de paiement concerné. Ils sont ensuite classés par date d’encaissement dans la pochette des encaissements différés d’où il convient de sortir les chèques et les effets à déposer le lendemain afin de ne pas les oublier.

Lorsque tout est vérifié, y compris les cartes bancaires, aucun écart ne doit exister entre le solde physique des opérations et le solde théorique. Dans le cas contraire, la personne doit recompter. Bien souvent, il s’agit d’un oubli, d’une erreur de calcul. Si l’écart persiste, la personne est tenue de le justifier. Quand tout est compté, annoté, reporté sur les bordereaux de remises bancaires, l’ensemble des encaisses est placé dans le coffre-fort de l’entreprise.

À noter : Toutes les pièces servant à justifier chaque entrée et chaque sortie doivent absolument être reportées dans le journal de caisse. Par la suite, elles sont numérotées et rangées.

Pour éviter les écarts et faciliter la gestion quotidienne de votre entreprise, voici quelques conseils !

Instaurer une procédure écrite

Comme pour l’inventaire des stocks, il peut être particulièrement judicieux d’instaurer une procédure écrite pour la gestion et l’inventaire de la caisse. Elle est jointe à la Bible de l’entreprise. Reprenant l’ensemble de la marche à suivre, elle doit également détailler l’emplacement de dépôt des encaisses ainsi que les éléments à remplir ou à éditer pour préparer les bordereaux d’encaissements bancaires.

Avoir une seule caisse

Plus vous avez de caisses, plus vous multipliez les risques d’erreurs ou de vol. L’idéal est donc de n’avoir qu’une seule caisse enregistreuse.

Multiplier les contrôles

Plus vous multipliez les contrôles, moins il y a d’écarts. En plus des contrôles de fin de journée et mensuels (inventaire de clôture mensuel), il est judicieux d’instituer des contrôles à chaque approvisionnement de la caisse, mais aussi deux autres contrôles journaliers : l’un en milieu de journée ; l’autre à tout moment dans la journée et à chaque changement de caissier.

Doubler les comptages

Souvent sources d’erreurs, les espèces doivent faire l’objet d’un double comptage.

Faire viser l’inventaire

Un procès-verbal d’inventaire doit être visé par le caissier et la personne chargée du contrôle au moment de l’inventaire mensuel ou de l’approvisionnement de la caisse.

Sécuriser ses documents

Il est essentiel de mentionner le numéro de la dernière pièce servant à justifier une entrée et/ou une sortie de caisse afin d’éviter un ajout ou un retrait après l’inventaire, ce qui pourrait invalider votre clôture d’exercice mensuel.

Classer avec minutie tous ses documents

Conservez vos fiches de caisse journalières pour optimiser la clôture du livre de caisse en fin de mois. De même, rangez soigneusement toutes les pièces justifiant de chaque entrée et chaque sortie de caisse.

Vérifier avant de signer l’inventaire de caisse

C’est sans doute inutile de le rappeler, mais il est essentiel de vérifier un certain nombre d’éléments avant de signer un inventaire de caisse :

• Montants indiqués sur les factures et dans le journal de caisse, les écarts se justifient souvent par une mauvaise saisie de ces derniers dans le journal,

• Avances en cours,

• Solde initial du journal de caisse du mois en cours de clôture qui doit être identique au solde de clôture du mois précédent,

• Solde final du journal de caisse qui doit être juste.

Éviter les retards d’enregistrement

Plus vous tardez à enregistrer les pièces comptables, plus vous encourez le risque de les perdre, donc de commettre des erreurs.

En savoir plus sur les erreurs à ne pas commettre.

Tenir la caisse est une grosse responsabilité pour la personne chargée de cette mission et de son inventaire quotidien et mensuel. Il est donc vivement recommandé, quand cela est possible, de désigner deux personnes de confiance pour la gérer et éviter les écarts préjudiciables pour la trésorerie de l’entreprise.