Il existe toutes sortes de logiciels de caisse, du plus basique au plus perfectionné. Ainsi, en entrée de gamme, on trouve des logiciels de caisse qui se contentent des fonctions de base : encaisser les sommes reçues et calculer la monnaie à rendre. Les logiciels de caisse les plus complets permettent quant à eux de déverser les informations en comptabilité, de gérer les relations clients et de suivre les stocks. Cette dernière fonctionnalité est essentielle pour de nombreux commerces de détail. Il est ainsi possible de suivre les stocks en temps réel et de passer des commandes automatiquement auprès des fournisseurs.

​Le logiciel de caisse avec gestion des stocks permet à chaque vente réalisée et passée en caisse de décrémenter le stock disponible. En plus de ça, le logiciel peut indiquer les couleurs et les tailles vendues et donc le stock de ces produits.

En analysant les ventes réalisées et le stock disponible, le logiciel peut réaliser des propositions de réassort qui, si elles sont validées, seront automatiquement envoyées au fournisseur. Les commandes, une fois livrées, viendront s’ajouter afin d’avoir le stock disponible à tout moment.

Autre avantage : le logiciel peut permettre une meilleure gestion des stocks en mettant en place des indicateurs comme le stock d’alerte, c’est-à-dire le seuil à partir duquel une alerte va être déclenchée pour passer une commande.

Enfin, en cas de chaînes de magasins, il sera possible de connaître le stock sur tous les points de vente afin d’optimiser les ventes en procédant à des transferts de produits d’une boutique à l’autre.

Le stock est un élément clé dans la gestion des entreprises et doit être maîtrisé pour plusieurs raisons :

• Il représente un coût non négligeable pour l’entreprise : il faut non seulement payer le lieu de stockage mais aussi tous les frais y afférant comme le personnel en charge du stockage ainsi que l’électricité. De plus, il représente une somme d’argent immobilisée (puisqu’il a fallu acheter les produits et qu’ils ne sont pas encore vendus) ;
• En cas de rupture de stock, c’est-à-dire si les stocks ne sont pas suffisants pour assurer les ventes, l’entreprise passe à côté de ventes potentielles ;
• En cas de surstock, il faut trouver un moyen d’écouler ses invendus à moindre frais en réalisant des actions promotionnelles, en les cédant à des sociétés de déstockage.

Il faut choisir un tel logiciel quand la gestion des stocks est un des facteurs clés de succès de l’entreprise. C’est souvent le cas pour les commerces de détail qui voient passer un flux important de marchandises régulièrement.

D’autres entreprises qui ont des difficultés à gérer leur stock et qui ont par exemple de gros écarts d’inventaire (c’est-à-dire des différences entre le stock théorique et le stock physique) ont intérêt à choisir un tel logiciel. Il pourra ainsi faire baisser le nombre d’erreurs liées aux enregistrements de sorties de stock.