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Comment préparer et conduire un entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire, qui se déroule tous les deux ans. A cette occasion, le salarié et son employeur se rencontrent afin de faire le point sur les perspectives d’évolution professionnelle, notamment les besoins en termes de formation. A l’issue de cet entretien, un document écrit est rédigé. Afin de s’assurer de son bon déroulement, l’entretien professionnel doit être préparé aussi bien par le salarié que par son manager.

Ne pas confondre entretien professionnel et entretien annuel

Attention à ne pas confondre entretien professionnel et entretien annuel : ce dernier concerne l’évaluation du travail du salarié. Ici, on ne cherche pas à évaluer le travail, à savoir si le salarié a rempli ses objectifs et à en déterminer les nouveaux. 

Le but est d’identifier un projet d’évolution professionnelle, notamment en matière d’emploi et de qualifications, qui réponde aussi bien aux besoins de l’entreprise qu’aux aspirations du salarié. De là en découle la mise en place d’actions pertinentes afin de mener à bien ce projet. Elles prennent généralement la forme de formation, de mobilité interne ou de social learning. Il s’agit alors de partager les connaissances et la transmission du savoir dans l’entreprise. Ces actions se traduisent généralement par des réunions afin que chacun explique aux uns et autres son métier.

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Comment préparer l’entretien professionnel ?

Les tenants et les aboutissants de l’entretien professionnel doivent être discutés en amont, avec les managers et l’équipe dirigeante. Les informations doivent descendre du haut, notamment les perspectives d’évolution, les postes vacants ou qui vont l’être, et les besoins en matière de formation afin de suivre les orientations stratégiques de l’entreprise. 

Le responsable d’entretien doit bien entendu connaître le salarié, s’être renseigné sur son parcours et son évolution au sein de l’entreprise. Un guide d’entretien doit être rédigé afin de ne rien oublier dans la discussion.

Quelque temps avant la date fixée, il est nécessaire de prévenir le salarié pour qu’il puisse s’y préparer également de son côté. A cette occasion, l’employeur doit l’informer de la possibilité de recourir au CEP (conseil en évolution professionnelle), un dispositif gratuit accessible à tous.

Comment conduire l’entretien professionnel ?

Fastmag recrutementLe jour J, il faut prévoir un espace adéquat pour mener l’entretien (un bureau à part, une salle de réunion) ainsi qu’un temps suffisant (au moins une heure). C’est un moment de dialogue, où chacun est invité à parler, et à écouter son interlocuteur. Le salarié doit se sentir acteur de son évolution, et le responsable d’entretien doit s’assurer d’avoir bien compris les attentes et les besoins du salarié. Il ne faut pas hésiter à reformuler ses propos, afin d’éviter les non-dits et d’être certain d’avoir tout compris. Le but ici est d’être totalement transparent.

Certaines informations doivent être portées à la connaissance du salarié comme ce qu’est la VAE (validation des acquis de l’expérience) ou l’utilisation du CPF (compte personnel de formation).

Quel est le contenu de l’entretien professionnel ?

Afin de connaître le contenu spécifique de l’entretien professionnel, il faut examiner les conventions ou accords de branche ou d’entreprise. A défaut, le contenu de l’entretien dépend des orientations stratégiques : 

  • Bilan du parcours professionnel du salarié au sein de l’entreprise, mais également avant son entrée ;
  • Identification des souhaits du salarié, ainsi que de son adéquation avec ses compétences ;
  • Réflexion autour des perspectives d’évolution professionnelle, et des besoins de l’entreprise.

A l’issue de cet entretien, un compte-rendu est rédigé. Il fait apparaître le récapitulatif du parcours professionnel, le résumé des échanges et les actions prévues. Il doit être conservé par l’entreprise comme preuve de la tenue de l’entretien et une copie doit être remise au salarié.

En résumé

  • Attention à ne pas confondre entretien professionnel et entretien annuel ;
  • La première étape pour le préparer est une discussion avec l’équipe dirigeante afin de connaître les décisions stratégiques ;
  • Le salarié doit être informé au préalable de la tenue de l’entretien ;
  • Le jour J, le salarié et le responsable d’entretien doivent discuter en toute transparence.