Un logiciel pour caisse est un système informatique, gratuit ou payant, qui enregistre extra-comptablement tous les paiements relatifs aux ventes et prestations de services d’un commerçant ou professionnel. Les données mémorisées, qui ne génèrent pas nécessairement d’écritures comptables, sont intimement liées de façon directe ou indirecte à une transaction sur une vente ou une prestation de service.

S’équiper d’un logiciel de caisse n’est pas une obligation légale. Une simple calculatrice peut suffire pour gérer les différents encaissements. Cependant, au regard des rotations de stock nécessaires pour performer sa trésorerie, mais aussi de l’ensemble des tâches quotidiennes pour gérer au mieux son point de vente, on s’aperçoit très vite des limites d’une telle méthode de travail. L’usage d’un logiciel pour caisse enregistreuse prend alors tout son sens. Il évite notamment tout risque d’erreur et permet d’obtenir des états et des analyses de ventes pertinentes. Vous adaptez au mieux votre offre.

Grâce à l’usage d’un logiciel de caisse, il vous est possible de gérer facilement tous les aspects d’un encaissement :

• encaissement simple et rapide d’une vente en boutique ;
• édition du ticket de caisse comprenant les obligations légales (date, coordonnées de l’entité, RCS, désignation du ou des produits/services, quantité, prix TTC, numérotation…) ;
• affichage du rendu monnaie en cas de paiement en espèces ;
• prise en charge des différents moyens de paiement (chèque, carte bancaire, tickets restaurant…).

Ainsi, le logiciel vous favorise le dispatching automatique de l’ensemble de vos encaissements en fonction des modes de paiement, comptes clients… Vous pouvez également éditer des récapitulatifs essentiels pour vos analyses statistiques, réalisées de façon journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle.

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Outre ces fonctionnalités de base, un bon logiciel de caisse doit proposer des fonctions supplémentaires afin d’optimiser la gestion de son point de vente et de sa clientèle. Il se doit donc de proposer :

• la gestion CRM (bons d’achat, mails ou SMS publicitaires, service client…) ;
• un aperçu des chiffres d’affaires par client et par vendeur par canaux de vente ;
• une gestion par utilisateur avec un niveau d’accès différencié (manager, vendeur…)
• la gestion de vos stocks (les logiciels les plus poussés pouvant procéder au déclenchement de commande dès l’atteinte du stock de sécurité) ;
• la gestion de vos commandes et des fournisseurs ;
• une saisie comptable automatisée.

Un logiciel de caisse permet donc non seulement d’améliorer votre visibilité sur votre CA et vos stocks, mais il améliore surtout l’expérience client. En effet, grâce aux différents programmes de fidélité qu’il est possible d’y intégrer, vous augmentez de façon significative les échanges avec votre clientèle, de manière à lui permettre d’évoluer sans contrainte de votre plateforme web à votre boutique en ligne, par exemple. Cela est d’autant plus vrai qu’aujourd’hui que la frontière entre on et off line n’existe plus. 

Votre logiciel doit donc :

• permettre la convergence des deux, 
• effacer les contraintes polluant le parcours d’achat, comme une mauvaise gestion des stocks, 
• simplifier et fluidifier son parcours d’achat en rendant vos équipes plus disponibles.