Choisir un logiciel de caisse adapté à son activité

Même si aucune obligation légale n’impose aux commerçants de se doter d’un logiciel de caisse, son utilisation se révèle bien souvent indispensable. En effet, il permettra de scanner rapidement les produits en caisse, via le code-barres, de calculer le montant total, d’éditer le ticket de caisse, de l’envoyer par mail et d’encaisser le règlement. Mais le logiciel de caisse ne se résume pas uniquement à ces fonctions, loin de là ! Il propose une multitude d’autres fonctionnalités qui vont aider les commerçants à piloter au mieux leur activité. Pour cela, il est nécessaire de choisir un logiciel adapté au secteur d’activité et à ses spécificités. Vendre de l’électroménager ou vendre des bijoux fantaisie sont deux activités commerciales mais on ne peut pas dire que le métier soit le même. La gestion des stocks est également différente avec dans un cas des objets souvent encombrant ne subissant pas ou peu d’effets de mode et dans l’autre des objets de petite taille, souvent renouvelés pour s’adapter aux nouvelles tendances. Choisir un logiciel de caisse adapté, et adaptable, se révèle donc primordial.

On l’a vu, se doter d’un logiciel de caisse permet une gestion rapide des encaissements. Cela est d’autant plus important pour les commerçants qui font face à des pics d’activité lors de certaines périodes de l’année. Il s’agit notamment des soldes, qui ont lieu deux fois dans l’année, en janvier et en juillet, des fêtes de fin d’année et, dans une moindre mesure, lors de la rentrée des classes (en particulier pour les magasins de maroquinerie et de prêt-à-porter à destination des enfants). A noter également un engouement de plus en plus fort pour le Black Friday et le Cyber Monday, deux événements commerciaux venus directement d’outre Atlantique.

Afin de gérer le flux important de clients pendant ces périodes, le logiciel de caisse doit être performant. Il doit être correctement paramétré pour éviter les erreurs de calcul dans le cas d’offres promotionnelles ou de prix soldés. De plus, en cas de magasin gérant un nombre important de références, un logiciel de caisse adapté va permettre d’importer directement le catalogue du fournisseur, comprenant des informations sur les caractéristiques des produits, les prix, les code-barres… Cette solution évite toutes saisies manuelles longues, fastidieuses et sources d’erreurs.

Le logiciel doit également être simple d’utilisation et intuitif. Pendant ces périodes, des conseillers de vente en contrat court, CDD ou intérim, sont souvent recrutés afin de venir en renfort du personnel régulier. Ils doivent pouvoir s’approprier le logiciel rapidement.

Le matériel doit également être adapté à l’activité. Ainsi, un scanner sans fil est nécessaire pour les magasins vendant des gros objets mais s’avère moins pertinent pour des produits de petite taille.

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Peu importe le secteur d’activité, il est obligatoire pour les professionnels soumis à TVA de choisir un logiciel de caisse certifié quand ils réalisent des ventes à des non assujettis à TVA via un système de caisse. Le logiciel de caisse certifié doit respecter 4 critères :

• L’inaltérabilité ;
• La sécurisation ;
• L’archivage .

Il existe deux façons de certifier le logiciel de caisse : par un organisme indépendant ou par auto-certification de l’éditeur.

Tous les commerçants sont plus ou moins confrontés à une même problématique : la facilité avec laquelle les clients passent d’une enseigne à une autre. Dès lors que l’on a un client, il faut donc tout faire pour le fidéliser afin qu’il revienne dans le magasin pour réaliser de nouveaux achats. Le logiciel de caisse a un grand rôle à jouer dans la fidélisation des clients et passe par :

• L’édition d’une carte de fidélité. Elle sera ensuite scannée à chaque passage en caisse ;
• La création d’un fichier client indiquant l’historique des achats et fournissant des informations sur les goûts, des statistiques de chiffre d’affaires, de fréquentation, de panier moyen… ;
• L’envoi de campagne sms ou mailing ;
• La proposition d’offres personnalisées, avec ou sans remise, en fonction des achats réalisés (par exemple une réduction sur le collier qui va le bracelet déjà acheté) ;

La gestion du stock n’est pas la même en fonction du secteur d’activité et on observe donc différentes tendances :

Les effets de mode et les produits high-tech

Certains magasins sont soumis aux effets de mode : le prêt-à-porter, la maroquinerie, les bijouteries fantaisies…D’autres observent moins ces tendances mais sont davantage en proie aux innovations et changements technologiques comme les magasins de sport ou les magasins audio et hifi. Cela impose de devoir avoir un œil en permanence sur le stock afin d’éviter deux situations extrêmes.

La première est la rupture de stock. Cela signifie que les produits voulus par les clients ne sont pas disponibles. Il faut dans ce cas passer une commande en urgence auprès du fournisseur. Cette situation engendre souvent des coûts supplémentaires, liés notamment à des frais de livraison qui explosent afin d’avoir les produits rapidement. Autre conséquence : une perte de chiffre d’affaires immédiate mais également sur le long terme car les clients pourront aller ailleurs pour leurs prochains achats.

La situation inverse est le surstock. Cela signifie que l’entreprise a trop de stock d’un produit qu’elle risque de ne pas vendre. Cette situation engendre là aussi différentes sortes de coûts : dépenses de stockage, argent immobilisé inutilement qui aurait pu être utilisé différemment…Ces produits obsolètes ou démodés doivent alors être vendus à prix réduit lors des soldes ou, dans des cas plus extrêmes, bradés à un déstockeur.

Le logiciel de caisse va permettre d’éviter ces situations puisqu’il permettra de connaître les stocks en temps réel et de les confronter aux statistiques de vente. Il sera également possible de mettre en place des mesures rapidement en réajustant les commandes, à la hausse ou à la baisse, ou en réalisant des offres promotionnelles pour écouler une partie des stocks dormants.

Les flux logistiques des produits encombrants

Certains magasins n’ont pas spécifiquement de problèmes pour stocker leurs produits, comme les bijouteries fantaisies. Ce n’est pas le cas pour les magasins d’ameublement ou d’électroménager chez qui le stockage peut souvent être compliqué. Ainsi, pour les biens les plus encombrants qui ne peuvent pas être stockés chez le distributeur, il faudra passer directement une commande auprès du fournisseur, via le logiciel de caisse, en indiquant comme adresse de livraison les coordonnées du client.

On l’a vu, le logiciel de caisse va fournir des statistiques par ventilations ​: sur le chiffre d’affaires (par produit, catégorie de produits), sur les clients…mais il va également fournir des informations sur la marge. C’est d’autant plus nécessaire et pertinent pour les magasins ayant une stratégie de volume et qui doivent constamment faire attention au coût des achats.

En cas d’enseignes multi-magasins, les statistiques provenant de chaque logiciel de caisse vont être mises en commun. Le reporting à destination du responsable de l’ensemble des points de vente sera donc beaucoup plus simple à réaliser, permettant ainsi de mettre en place rapidement des leviers d’action en cas de décrochage des ventes ou de la marge.