La norme légale obligatoire (NF525 ou auto-certifié) pour les caisses enregistreuses

La certification des caisses enregistreuses est indispensable. L’administration fiscale accepte plusieurs référentiels afin de prouver que la caisse enregistreuse utilisée est conforme à la réglementation. Il est ainsi possible de passer par deux organismes : le laboratoire national de métrologie et d’essais (LNE) et l’AFNOR. C’est ce dernier organisme qui délivre l’accréditation NF525. Il est également possible de se procurer une attestation auprès de l’éditeur. On parle alors d’auto-certification.

Une caisse enregistreuse certifiée signifie qu’elle respecte les quatre critères suivants :

• Inaltérabilité : les données d’origine ne peuvent pas être modifiées. Les corrections éventuelles à apporter donnent lieu à un nouvel enregistrement mais ne sont pas faites directement sur les données initiales ;
• Sécurité : les données doivent être sécurisées, par exemple au moyen d’une signature électronique ;
• Conservation : des clôtures faisant apparaître les données récapitulatives doivent être faites périodiquement : tous les jours, tous les mois et tous les ans. Les chiffres doivent être conservés pendant 6 ans ;
• Archive : la caisse doit prévoir un archivage au maximum tous les ans.

Ces conditions visent donc à disposer de données intègres, sans qu’aucune modification ou suppression n’aient lieu.

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L’entreprise qui utilise une caisse enregistreuse non certifiée encourt une amende de 7500€. La mise en conformité devrait être réalisée dans un délai de 60 jours. De plus, en cas de présentation d’un faux certificat, l’entreprise encourt une amende de 45 000€, ainsi qu’une peine d’emprisonnement de 3 ans pour son responsable légal.

A cela s’ajoutent les sanctions en cas de redressement lors d’un contrôle fiscal si les inspecteurs détectent des anomalies dans la comptabilité et les déclarations fiscales. Ces sanctions dépendent de la situation de l’entreprise :

• Si l’entreprise est de bonne foi, elle devra payer le nouvel impôt + 10% de pénalités + 0,2% d’intérêts de retard par mois ;
• Si l’entreprise est de mauvaise foi, elle devra payer le nouvel impôt + 40% de pénalités + 0,2% d’intérêts de retard par mois ;
• Si l’entreprise est clairement en situation de fraude, elle devra payer le nouvel impôt + 80% de pénalités + 0,2% d’intérêts de retard par mois.

La norme NF525 est délivrée par l’AFNOR (association française de normalisation). Il s’agit d’une marque de certification, permettant de prouver aux éditeurs de logiciels de caisse ou de caisses enregistreuses qu’elles respectent bien les quatre critères demandés par l’administration fiscale. Toutefois, il y a d’autres moyens de prouver ces conditions d’intégrité.

Tout d’abord, un autre organisme garantit les mêmes conditions : le laboratoire national de métrologie et d’essais. De plus, sans passer par un organisme indépendant, l’éditeur peut délivrer un certificat de conformité. On parle d’auto-certification. Ces trois méthodes ont la même valeur aux yeux de l’administration fiscale.