La gestion d’un restaurant est particulière et demande une bonne organisation. Management du personnel, service dans les temps, stock disponible, gestion de la salle sont autant de domaines à maîtriser. Afin d’y mettre un peu d’ordre, il est utile, et souvent nécessaire, de s’équiper d’un logiciel de caisse adapté au secteur. 

Le logiciel de caisse peut être certifié de deux façons :

• Par auto-certification : l’éditeur va ainsi conduire lui-même des audits afin de s’assurer que les règles soient bien respectées. Il délivrera ensuite, sur demande, un certificat à son client ;
• Par un organisme certificateur : l’AFNOR ou le laboratoire national de métrologie et d’essais.

Le logiciel de caisse doit permettre le calcul de l’addition, l’impression de la note, l’encaissement et le rendu de la monnaie. Ce sont là ses fonctionnalités de base. Il devra également prendre en compte les différents taux de TVA puisque la restauration en compte deux : 10% pour la majorité des plats et 20% pour les boissons alcoolisées.

Il doit être intuitif, d’autant plus que le secteur de la restauration fait fréquemment appel à des saisonniers. Il doit ainsi être facile de prise en main, et offrir, au besoin, un service après-vente et une assistance 24h/24 et 7J/7.

Caisse mobile

Le temps où les restaurateurs avaient une simple caisse enregistreuse est révolu. Aujourd’hui, ils utilisent un logiciel de caisse, bien souvent installé sur un Ipad ou une autre tablette mobile. Les commandes prises en salle sont ensuite envoyées directement en cuisine avec tout ce que cela comprend comme avantage par rapport aux notes sur un morceau de papier. Ainsi, elles ne peuvent pas être égarées et sont transmises par ordre chronologique, permettant d’éviter une trop longue attente.

Attention : Il faut pouvoir séparer l’ordre de préparation du bar de celui des cuisines.

Le stock est également suivi en temps réel. Les serveurs sont prévenus directement si un plat ne peut pas être préparé car un ingrédient est en rupture de stock. Aussi, il est utile d’avoir des fiches normatives relatives aux plats que vous servez, ce qui est très utile pour vos serveurs afin, par exemple, d’informer la clientèle sur les ingrédients utilisés.

Enfin, l’encaissement peut se faire à table, évitant ainsi qu’une file d’attente trop longue ne se forme à la caisse principale.

Dans la restauration, il est plus usuel d’assurer l’encaissement à la table, grâce à son smartphone et un fond de caisse mobile.

Gestion de la salle

 Afin de maximiser les revenus, il est essentiel d’optimiser le remplissage de la salle. Les charges d’un restaurateur sont en effet principalement constituées des coûts fixes comme la location de la salle ou le salaire des serveurs et des cuisiniers. Plus les clients sont nombreux, plus ces charges vont être amorties.

Le logiciel de caisse va aider à gérer le plan de salle. Certains logiciels vont plus loin et peuvent permettre aux clients de réserver en ligne ou de se connecter avec des applications tierces permettant également ce mode de réservation.

Il pourra aussi offrir des services complémentaires comme la commande sur Internet afin d’être livré ou de venir récupérer directement sur place les plats à emporter.

Prise en compte des paiements multiples

 Le logiciel de caisse devra permettre de prendre en compte des paiements multiples en cas de partage de l’addition. Il devra également accepter différents moyens de paiement : chèque-restaurant, Lydia, SumUp, espèces, chèque, carte bancaire…

Programme de fidélité

De nombreuses chaînes de restaurants, ou même des restaurants indépendants, proposent des programmes de fidélité. Le principe : offrir des remises une fois un certain seuil atteint (nombre de visites, seuil de chiffre d’affaires…). Le logiciel de caisse devra alors permettre la création et la gestion d’un fichier client, l’édition d’une carte de fidélité avec un code-barres et le calcul de statistiques. De plus, afin d’être en règle avec les normes en vigueur, il devra respecter le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

En savoir plus sur la gestion d’un restaurant.

Afin de faire gagner un temps considérable au responsable de boutique, le logiciel de caisse doit comprendre de nombreuses fonctions :

• Encaissement ;
• Saisie des commandes ;
• Réception des livraisons ;
• Création des fiches produits ou import direct depuis le catalogue du fournisseur ;
• Statistiques de ventes.

De plus, en cas de chaîne de magasins, ou de site e-commerce parallèle au point de vente physique, le logiciel de caisse doit nécessairement permettre une centralisation de toutes les informations (fichier client, prix, stock…).