Aujourd’hui, afin de conserver leurs données, la majorité des entreprises se tourne vers la dématérialisation. Plutôt que de tout conserver en version papier, les données sont disponibles de façon numérique. Plus besoin de garder des caisses et des caisses de papiers, les informations sont stockées dans le cloud. Une simple connexion à un ordinateur, ou à un appareil mobile, permet alors de rechercher l’information désirée.

Les avantages à la dématérialisation sont nombreux : écologie, praticité, gain en temps et gain en place.

Gain de place, et réduction des risques liés

La dématérialisation permet à l’entreprise de gagner en place. Plus besoin d’entreposer les documents papiers dans des caisses, des rayonnages, des étagères, des couloirs et parfois des étages dédiés. A la clé : des économies en loyer et en charges locatives, un plus grand nombre de mètres carré disponible pour les salariés et une facture qui s’allège. Le gain de stockage va réduire les charges directes (loyer, charges locatives ou prestataire en cas d’archivage sous-traité) et indirectes (personnes en charge de l’archivage).

De plus, les risques de perte d’informations sont limités. Un stockage physique implique des risques accrus en cas d’incendie, d’inondation (les archives étant souvent au sous-sol) ou simplement d’informations mal classées. 

Plus pratique et facile à trouver

Les données dématérialisées sont beaucoup plus simples à trouver que celles physiques. Ainsi, l’utilisateur n’a pas besoin de se déplacer, tout est accessible directement depuis son poste de travail. Il n’a pas besoin de consacrer du temps à sa recherche puisqu’en général les données sont facilement répertoriées et qu’un moteur de recherche permet de les trouver facilement avec les bons mots clés. 

Les fichiers peuvent être créés, modifiés et partagés de façon instantanée, permettant ainsi une meilleure coordination en cas de travail en équipe et facilitant grandement le télétravail.

Moins de papier

Archiver ses données de façon numérique c’est aussi utiliser moins de papier et donc sauver des arbres. Attention toutefois, il ne faut pas penser que l’archivage numérique est neutre en émission carbone. Les serveurs consomment de l’énergie. 

Enfin, moins de papier c’est aussi des risques limités en cas d’incendie puisqu’il est une matière facilement inflammable. 

La conservation des données

Les données dématérialisées sont généralement conservées dans le cloud. Les serveurs doivent être sécurisés afin de limiter les risques de piratage. C’est pourquoi les données sont souvent chiffrées grâce à des algorithmes. La sécurisation des données se fait également via l’utilisation de comptes utilisateurs, grâce à un identifiant unique et un mot de passe protégé et changé régulièrement. Cette identification permet également de tracer facilement les documents : il est possible de voir qui a regardé et modifié le document. De plus, les serveurs doivent faire l’objet de sauvegardes fréquentes.

La gestion des documents

Afin de gérer les documents, il existe plusieurs solutions qui vont du simple coffre-fort numérique à l’installation d’un logiciel GED (gestion documentaire). 

Il faut d’ailleurs distinguer les documents qui arrivent déjà sous format numérique dans l’entreprise de ceux qui arrivent sous format papier et qu’il faut scanner. En matière de factures par exemple, on distingue la dématérialisation des factures structurée qui nécessite des solutions techniques puisqu’elles doivent être envoyées en EDI et qu’elles sont reconnues à l’aide d’une signature ou d’un certificat électronique, des factures simplement envoyées en PDF. De plus, les factures arrivées en version papier peuvent être scannées quand elles sont reçues dans l’entreprise via un logiciel spécifique.