Les commerçants face aux paiements, encaissements, avoirs et impayés

L’organisation d’une boutique – qu’elle soit physique, en ligne ou combinant les deux modes de commercialisation – conditionne inévitablement les modes de paiement et d’encaissement, mais aussi la gestion des avoirs et des impayés. Pour anticiper au mieux les problèmes de trésorerie liés à ces différents aspects, Fastmag vous détaille ce que vous devez en savoir et vous livre tous ses conseils pratiques.

Pour régler vos produits en caisse, vos clients ont la possibilité d’utiliser une carte bancaire, un chèque, des virements, prélèvements, espèces, voire même de la monnaie virtuelle. Cependant, pour anticiper les impayés, il vous est possible de refuser certains modes de paiement, comme les cartes bancaires, qui peuvent être volées, ou les chèques qui peuvent être sans provision.

1. Espèces

 Seul moyen de paiement qui ne peut être refusé, sauf sous certaines conditions, les espèces sont aussi l’un des moyens de paiement les plus rassurants.

Toutefois, vous n’êtes pas à l’abri de recevoir de faux billets. Ces derniers sont d’ailleurs très répandus pour les valeurs de 20 et 50 €. C’est pourquoi, il est essentiel d’adopter un détecteur de faux billets, comme un stylo pour se prémunir de ce type de mésaventure.

Bon à savoir :

Le paiement en espèces auprès d’un commerçant est autorisé jusqu’à 1 000 €. Mais, si le domicile fiscal du débiteur est à l’étranger, il lui est possible de régler en espèces à hauteur de 15 000 €.

Conditions de refus de paiement en espèces :

• Les espèces proposées sont des devises étrangères
• Les billets sont de mauvaise qualité et susceptibles d’être refusés par la Banque de France
• Les billets sont faux
• Le commerçant n’a pas assez de monnaie et le client n’a pas l’appoint
• Des considérations d’ordre public

2. Chèques

En raison des risques d’impayés, vous êtes en droit de refuser un paiement par chèque à la seule condition d’en informer votre clientèle au moyen d’un affichage visible.

Toutefois, si vous êtes adhérent d’un centre de gestion agréé ou si le montant à régler dépasse les seuils légaux pour un règlement en espèces (1 000 et 15 000 €), vous êtes obligé d’accepter un règlement par chèque.

Autre obligation : la vérification de l’identité de vos clients par la demande de présentation d’un document officiel avec photo, voire deux (uniquement si vous l’avez affiché). En effet, si le chèque est volé ou falsifié, votre responsabilité de commerçant peut être engagée. C’est pourquoi, si un client est incapable de présenter une pièce d’identité, vous êtes libre de refuser la vente.

3. Cartes bancaires

Avec ou sans contact, nationale ou internationale, une carte bancaire offre la possibilité de payer ses achats chez un commerçant affilié au réseau figurant sur la carte. Elle permet tout à la fois d’effectuer des achats en boutique physique et à distance (correspondance, téléphone, Internet).

Si vous affichez votre affiliation à un réseau, vous devez accepter le règlement par carte bancaire, sauf si le centre d’autorisation exclut de donner son accord. De plus, vous devez savoir que les établissements bancaires ne sont nullement obligés d’honorer les paiements acceptés sans procédure de contrôle.

Par ailleurs, un commerçant peut exiger un montant minimum d’achat, à condition d’en informer préalablement sa clientèle par affichage ; tout comme il est en droit de refuser un paiement avec une carte non signée au dos, une signature qui, si elle est réalisée sur place au moment de l’achat, nécessite une autorisation préalable de la banque ayant émis la carte et une vérification de l’identité de son porteur.

4. Virements et prélèvements

Il n’est pas possible de contraindre un client à utiliser ces règlements. À l’inverse, un commerçant n’est pas obligé de les accepter. Mais, si l’un et l’autre souhaitent les utiliser, ces transactions doivent observer les normes du mandat SEPA qui régissent les échanges entre deux comptes bancaires dans l’Union européenne, en Suisse et à Monaco.

5. Paiements en ligne

Depuis plusieurs années, il est possible de passer par des intermédiaires de paiements (Paypal, Adyen, Stripe) qui sécurisent les paiements en ligne, notamment les achats sur Internet. En les intégrant à vos moyens de paiement, vous augmentez donc vos possibilités de vente.

6. Monnaies virtuelles

La plus célèbre d’entre elles est le bitcoin. Mais, si certains sites marchands les acceptent, son utilisation reste encore très marginale.

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Un logiciel de caisse, à l’instar d’autres technologies que nous allons évoquer, vous permet aujourd’hui de vous simplifier votre vie de commerçant.

Le logiciel de caisse

Le logiciel de caisse, comme Fastmag Boutique, enregistre l’ensemble des encaissements (espèces, chèques, cartes bancaires, virements) liés à vos ventes de produits et prestations de services. De plus, il mémorise les données et génère les écritures comptables. Ainsi, la gestion quotidienne de votre boutique est grandement simplifiée.

Cependant, s’il n’est pas obligatoire selon la loi, il doit respecter la réglementation en vigueur.

Le choix d’un logiciel de caisse doit être très éclairé. Il est important de vérifier qu’il propose les fonctionnalités de base (caisse, gestion des stocks…), mais également des connexions vers des outils créateurs de valeur comme un CRM performant.

Le paiement sans contact

Proposé dès 2012, le paiement sans contact utilise la technologie NFC (Near Field Communication). Il simplifie les usages puisqu’il permet de ne pas insérer la carte bancaire dans le TPE du commerçant ni d’indiquer son code confidentiel. Son utilisation connaît donc une progression constante, notamment pour les petits achats.

Ce mode de paiement propose de nombreux avantages pour les commerçants. En effet, il constitue une alternative de paiement qui séduit les clients mais surtout diminue l’usage des espèces. Le temps de passage en caisse est donc diminué, à l’instar de celui passé à compter la monnaie en fin de journée. Par ailleurs, les risques de perte ou de vol sont également fortement réduits.

Le paiement sans contact est limité à 50 € pour les cartes émises depuis le 1er octobre 2017. Il s’effectue également au moyen d’un téléphone si celui-ci est équipé de la technologie NFC.

Le paiement échelonné

Auparavant, seuls les établissements bancaires ou les sociétés de crédit pouvaient proposer des paiements en 3 ou 4 fois sans frais. Désormais, des solutions en ligne permettent aux commerçants de les proposer à leur clientèle, notamment grâce à leur logiciel de caisse.

En France, la réglementation interdit la suppression des factures et tickets de caisse édités et remis aux clients. Pour inscrire dans sa comptabilité le retour d’un article facturé et l’échanger, il est donc nécessaire d’éditer un avoir.

Définition d’un avoir

Un avoir est une note de crédit émise par un commerçant pour annuler un ticket de caisse incorrect ou rembourser, de façon partielle ou totale, un achat. Tout comme vos factures, ce document légal peut être aisément configuré sur votre logiciel de caisse.

Les avoirs peuvent être de deux types :

• ceux générés par vos fournisseurs pour les paiements effectués par votre entreprise,
• ceux générés pour vos clients en remboursement des paiements entrant dans votre comptabilité.

L’avoir pour une comptabilité précise

Un avoir peut être assimilé à un bon de réduction matérialisant un geste commercial, une correction de facture, un retour de marchandise. Il correspond à une facture dont le numéro doit être indiqué afin de faciliter le rapprochement des pièces comptables.

Outre cette fonction, il permet de :

• réguler le stock en enregistrant l’entrée et la sortie du produit,
• enregistrer le mouvement dans la comptabilité,
• donner une preuve de l’annulation du paiement de la facture originale.

La bonne gestion des impayés est une vraie priorité pour les entreprises, dont le quart des faillites est provoqué par les retards de paiement. Dans le cas des commerçants, cette situation s’explique en grande partie par les chèques sans provision ou les cartes bancaires volées. Si la répétition de cet incident de paiement met en péril votre activité, ce dernier peut aussi être un outil de fidélisation. Pour y parvenir, il est essentiel de développer une stratégie de gestion des impayés pertinente.

Actions préventives à mettre en place

Gérer au mieux une situation d’impayés exige de l’anticiper un tant toit peu. Différentes actions sont donc à mettre en place.

Tout d’abord, si vous offrez la possibilité à votre clientèle de payer en plusieurs mensualités, il est nécessaire de délivrer des informations claires sur le petit crédit accordé : montant à rembourser, délai, mode de paiement, etc.

Ensuite, il est essentiel que vous notiez avec rigueur l’identité et les coordonnées de vos clients dans votre CRM afin d’en avoir une connaissance fine : nom, prénom, téléphones fixe et mobile, adresse, mail. Vous disposez ainsi de moyens de contact fiable pour relancer avec tact vos clients en cas d’impayés.

Ajustement de votre gestion de l’impayé

Le motif d’un impayé peut différer. En effet, il peut s’agir d’un manque de provisions sur le compte en raison d’un accident de vie, comme d’un oubli de signature que vous n’aviez pas même relevé, d’un problème technique bancaire, voire d’un arrêt volontaire du prélèvement mis en place en raison des dysfonctionnements non résolus de votre produit.

De fait, quels que soient les motifs de vos impayés, vous n’abordez pas le client de la même façon et ajustez en continu leur gestion afin de les diminuer considérablement.

Rapidité d’exécution

Dès le constat d’un impayé, il vous faut réagir immédiatement afin d’éviter que le client n’oublie l’opération. Vous devez réaliser cette démarche avec beaucoup de tact et de formulations commerciales bien choisies, en fonction de l’origine de l’impayé et du montant à recouvrer, pour régulariser au plus vite l’incident.

Externalisation ou non des impayés

Dès lors que l’on développe une activité commerciale, on s’expose à des impayés. Ils sont inhérents à la vie d’une entreprise. Tous prennent du temps à gérer, à suivre et à régler. Alors, selon le volume des impayés, la question de l’externalisation doit être posée. Dans certains cas, elles permettent d’optimiser vos coûts et votre temps, particulièrement si vous n’avez pas les compétences pour gérer ce type d’incident.

Si vous gérez vous-même vos impayés, il vous faudra clarifier votre approche selon les cas et décider des échelonnements que vous mettrez en place pour recouvrer les sommes dues. Si votre stratégie respecte vos clients, il se peut que l’incident renforce vos liens commerciaux avec ces derniers.

Le logiciel métier Fastmag Boutique propose des outils agiles pour intégrer facilement des procédures permettant de gérer au mieux les paiements, encaissements, avoirs et impayés. 

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