
Le guide du commerçant
Les commerçants face aux paiements, encaissements, avoirs et impayés
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- S'inscrire au registre national du commece
- Faire appel à un cabinet de consulting
- Aides et soutiens financiers
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- Avant d’acheter un logiciel de caisse
- Différents logiciels de caisse
- Qu'est ce qu'un logiciel de caisse ?
- Qu'est ce qu'un logiciel de caisse certifié ?
- RGPD et logiciel de caisse
- Choisir son logiciel de caisse
- Solutions logicielles pour son business
- Logiciel pour la gestion de commerce de gros
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- Logiciel de caisse open source
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- Fonctionnement du logiciel de caisse
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- Qui est concerné par le logiciel de caisse ?
- Logiciel de caisse, obligatoire pour qui ?
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- Commerce de détail
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- Gestion des codes-barres
- Logiciel de caisse adapté à son activité
- L’intérêt d’un logiciel de caisse
- Type de logiciel de caisse à choisir
- Format de logiciel de caisse
- Logiciel open source et "ouvert"
- Logiciels de caisse sur ordinateurs
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- Logiciel de caisse : la meilleure option
- Logiciel de caisse et TPV pour tablette
- Innovations marketing
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- Choisir son logiciel de caisse
- Imprimantes et tickets de caisse
- Logiciels indispensables pour le commerçant
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- Les périphériques d'un logiciel de caisse
- L'environnement matériel pour les logiciels et les applications
- Choisir son TPE
- Des conseils pour gérer les soldes et les promotions
- Choisir son lecteur de code-barres
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- L'étiquetage
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- Astuces de négociation
- Franchisé - gestion des produits
- Faire une fiche produit
- Créer un code-barre produit
- Prix de vente et taux de marge
- Structurer gamme de prêt-à-porter
- Faire un catalogue de produits
- Structurer gamme ameublement
- Structurer gamme bijouterie
- Les logiciels PDM et PLM
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- Choix de l'expert comptable
- Logiciel de comptabilité
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- La TVA
- Législation et comptabilité
- Bilan comptable
- Comptabilité auxiliaire
- Valorisation de stocks
- Livres comptables d’un commerçant
- Défiscaliser l'impôt de ma société
- Exports comptables
- Exports facilités avec le logiciel de caisse
- Imposition sur les bénéfices
- Loi anti-fraude TVA
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- Les commissions de sécurité
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- Les jours et horaires d'ouverture
- Obligations légales du commerçant
- Obligations quant à votre local
- Démarches après la création de votre entreprise
- Procédures de relance client
- Son ERP en conformité avec le RGPD
- Site e-commerce RGPD compliant
- Législation des soldes en France
- Soldes et vente à perte
- Obligations de sécurité dans votre boutique
- Enjeux de la conservation de datas
- Avantages de la dématérialisation
- Se protéger des piratages informatiques
- Organiser ses archives en prévision d'un contrôle
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Le guide
du commerçant
Accueil
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- Les actions relatives aux ressources humaines
- Gestion RH des franchisés
- Préparer et conduire un entretien professionnel
- Le droit du travail
- La formation des salariés
- Une bonne gestion RH
- Recruter les meilleurs vendeurs
- Les heures supplémentaires
- Les contrats d'alternance
- Motiver son personnel
- Licencier économiquement
- Les statuts de responsable magasin
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- Risques d’une mauvaise gestion de stock
- Gestion des sorties de stock
- Eviter les stocks dormants
- Règles de stockage
- Gestion des stocks pour l’e-commerce
- Vision 360 ° de son activité
- Eviter la rupture de stock
- Gestion des approvisionnements
- Stock des produits
- Les invendus
- Logistique
- Choisir son conditionnement
- Choisir son fournisseur
- Bien gérer ses stocks
- Gérer ses stocks pour limiter les coûts
- Gestion des achats et choix de collection
- Réassorts et réapprovisionnements
- Stock : planifier la distribution
- Acheter sa marchandise
- L'inventaire physique des stocks
- Le réassort
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- Une gestion des stocks unifiés
- Une bonne gestion des stocks
- Performance en termes de stock
- Gérer les marchandises
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- À quoi sert l’inventaire ?
- Types d’inventaires
- Outils d’inventaire
- Faire son inventaire
- Préparer son inventaire
- Inventaire de caisse
- Inventaire et comptabilité
- Inventaire et législation
- Déroulement de l’inventaire
- Inventaire des stocks et des immobilisations
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- Exports comptables
- Exports facilités avec le logiciel de caisse
- Imposition sur les bénéfices
- Loi anti-fraude TVA
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- Logiciel de facturation
- Mentions légales sur une facture
- Recouvrement de créances
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- Mise en demeure, paiement de facture
- La vente à condition
- Les différents délais de facturation client
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- Préparer son inventaire
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- Inventaire et comptabilité
- Inventaire et législation
- Déroulement de l’inventaire
- Inventaire des stocks et des immobilisations
- L'inventaire de stock physique
- Inventaire annuel et inventaire tournant
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L’organisation d’une boutique – qu’elle soit physique, en ligne ou combinant les deux modes de commercialisation – conditionne inévitablement les modes de paiement et d’encaissement, mais aussi la gestion des avoirs et des impayés. Pour anticiper au mieux les problèmes de trésorerie liés à ces différents aspects, Fastmag vous détaille ce que vous devez en savoir et vous livre tous ses conseils pratiques.
Les différents modes de paiement
Pour régler vos produits en caisse, vos clients ont la possibilité d’utiliser une carte bancaire, un chèque, des virements, prélèvements, espèces, voire même de la monnaie virtuelle. Cependant, pour anticiper les impayés, il vous est possible de refuser certains modes de paiement, comme les cartes bancaires, qui peuvent être volées, ou les chèques qui peuvent être sans provision.
1. Espèces
Seul moyen de paiement qui ne peut être refusé, sauf sous certaines conditions, les espèces sont aussi l’un des moyens de paiement les plus rassurants.
Toutefois, vous n’êtes pas à l’abri de recevoir de faux billets. Ces derniers sont d’ailleurs très répandus pour les valeurs de 20 et 50 €. C’est pourquoi, il est essentiel d’adopter un détecteur de faux billets, comme un stylo pour se prémunir de ce type de mésaventure.
Bon à savoir :
Le paiement en espèces auprès d’un commerçant est autorisé jusqu’à 1 000 €. Mais, si le domicile fiscal du débiteur est à l’étranger, il lui est possible de régler en espèces à hauteur de 15 000 €.
Conditions de refus de paiement en espèces :
- Les espèces proposées sont des devises étrangères
- Les billets sont de mauvaise qualité et susceptibles d’être refusés par la Banque de France
- Les billets sont faux
- Le commerçant n’a pas assez de monnaie et le client n’a pas l’appoint
- Des considérations d’ordre public
2. Chèques
En raison des risques d’impayés, vous êtes en droit de refuser un paiement par chèque à la seule condition d’en informer votre clientèle au moyen d’un affichage visible.
Toutefois, si vous êtes adhérent d’un centre de gestion agréé ou si le montant à régler dépasse les seuils légaux pour un règlement en espèces (1 000 et 15 000 €), vous êtes obligé d’accepter un règlement par chèque.
Autre obligation : la vérification de l’identité de vos clients par la demande de présentation d’un document officiel avec photo, voire deux (uniquement si vous l’avez affiché). En effet, si le chèque est volé ou falsifié, votre responsabilité de commerçant peut être engagée. C’est pourquoi, si un client est incapable de présenter une pièce d’identité, vous êtes libre de refuser la vente.
3. Cartes bancaires
Avec ou sans contact, nationale ou internationale, une carte bancaire offre la possibilité de payer ses achats chez un commerçant affilié au réseau figurant sur la carte. Elle permet tout à la fois d’effectuer des achats en boutique physique et à distance (correspondance, téléphone, Internet).
Si vous affichez votre affiliation à un réseau, vous devez accepter le règlement par carte bancaire, sauf si le centre d’autorisation exclut de donner son accord. De plus, vous devez savoir que les établissements bancaires ne sont nullement obligés d’honorer les paiements acceptés sans procédure de contrôle.
Par ailleurs, un commerçant peut exiger un montant minimum d’achat, à condition d’en informer préalablement sa clientèle par affichage ; tout comme il est en droit de refuser un paiement avec une carte non signée au dos, une signature qui, si elle est réalisée sur place au moment de l’achat, nécessite une autorisation préalable de la banque ayant émis la carte et une vérification de l’identité de son porteur.
4. Virements et prélèvements
Il n’est pas possible de contraindre un client à utiliser ces règlements. À l’inverse, un commerçant n’est pas obligé de les accepter. Mais, si l’un et l’autre souhaitent les utiliser, ces transactions doivent observer les normes du mandat SEPA qui régissent les échanges entre deux comptes bancaires dans l’Union européenne, en Suisse et à Monaco.
5. Paiements en ligne
Depuis plusieurs années, il est possible de passer par des intermédiaires de paiements (Paypal, Adyen, Stripe) qui sécurisent les paiements en ligne, notamment les achats sur Internet. En les intégrant à vos moyens de paiement, vous augmentez donc vos possibilités de vente.
6. Monnaies virtuelles
La plus célèbre d’entre elles est le bitcoin. Mais, si certains sites marchands les acceptent, son utilisation reste encore très marginale.

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Des encaissements simplifiés
Un logiciel de caisse, à l’instar d’autres technologies que nous allons évoquer, vous permet aujourd’hui de vous simplifier votre vie de commerçant.
Le logiciel de caisse
Le logiciel de caisse, comme Fastmag Boutique, enregistre l’ensemble des encaissements (espèces, chèques, cartes bancaires, virements) liés à vos ventes de produits et prestations de services. De plus, il mémorise les données et génère les écritures comptables. Ainsi, la gestion quotidienne de votre boutique est grandement simplifiée.
Cependant, s’il n’est pas obligatoire selon la loi, il doit respecter la réglementation en vigueur.
Le choix d’un logiciel de caisse doit être très éclairé. Il est important de vérifier qu’il propose les fonctionnalités de base (caisse, gestion des stocks…), mais également des connexions vers des outils créateurs de valeur comme un CRM performant.
Le paiement sans contact
Proposé dès 2012, le paiement sans contact utilise la technologie NFC (Near Field Communication). Il simplifie les usages puisqu’il permet de ne pas insérer la carte bancaire dans le TPE du commerçant ni d’indiquer son code confidentiel. Son utilisation connaît donc une progression constante, notamment pour les petits achats.
Ce mode de paiement propose de nombreux avantages pour les commerçants. En effet, il constitue une alternative de paiement qui séduit les clients mais surtout diminue l’usage des espèces. Le temps de passage en caisse est donc diminué, à l’instar de celui passé à compter la monnaie en fin de journée. Par ailleurs, les risques de perte ou de vol sont également fortement réduits.
Le paiement sans contact est limité à 50 € pour les cartes émises depuis le 1er octobre 2017. Il s’effectue également au moyen d’un téléphone si celui-ci est équipé de la technologie NFC.
Le paiement échelonné
Auparavant, seuls les établissements bancaires ou les sociétés de crédit pouvaient proposer des paiements en 3 ou 4 fois sans frais. Désormais, des solutions en ligne permettent aux commerçants de les proposer à leur clientèle, notamment grâce à leur logiciel de caisse.
La gestion des avoirs en détail
En France, la réglementation interdit la suppression des factures et tickets de caisse édités et remis aux clients. Pour inscrire dans sa comptabilité le retour d’un article facturé et l’échanger, il est donc nécessaire d’éditer un avoir.
Définition d’un avoir
Un avoir est une note de crédit émise par un commerçant pour annuler un ticket de caisse incorrect ou rembourser, de façon partielle ou totale, un achat. Tout comme vos factures, ce document légal peut être aisément configuré sur votre logiciel de caisse.
Les avoirs peuvent être de deux types :
- ceux générés par vos fournisseurs pour les paiements effectués par votre entreprise,
- ceux générés pour vos clients en remboursement des paiements entrant dans votre comptabilité.
L’avoir pour une comptabilité précise
Un avoir peut être assimilé à un bon de réduction matérialisant un geste commercial, une correction de facture, un retour de marchandise. Il correspond à une facture dont le numéro doit être indiqué afin de faciliter le rapprochement des pièces comptables.
Outre cette fonction, il permet de :
- réguler le stock en enregistrant l’entrée et la sortie du produit,
- enregistrer le mouvement dans la comptabilité,
- donner une preuve de l’annulation du paiement de la facture originale.
Les impayés, un vrai enjeu pour les entreprises
La bonne gestion des impayés est une vraie priorité pour les entreprises, dont le quart des faillites est provoqué par les retards de paiement. Dans le cas des commerçants, cette situation s’explique en grande partie par les chèques sans provision ou les cartes bancaires volées. Si la répétition de cet incident de paiement met en péril votre activité, ce dernier peut aussi être un outil de fidélisation. Pour y parvenir, il est essentiel de développer une stratégie de gestion des impayés pertinente.
Actions préventives à mettre en place
Gérer au mieux une situation d’impayés exige de l’anticiper un tant toit peu. Différentes actions sont donc à mettre en place.
Tout d’abord, si vous offrez la possibilité à votre clientèle de payer en plusieurs mensualités, il est nécessaire de délivrer des informations claires sur le petit crédit accordé : montant à rembourser, délai, mode de paiement, etc.
Ensuite, il est essentiel que vous notiez avec rigueur l’identité et les coordonnées de vos clients dans votre CRM afin d’en avoir une connaissance fine : nom, prénom, téléphones fixe et mobile, adresse, mail. Vous disposez ainsi de moyens de contact fiable pour relancer avec tact vos clients en cas d’impayés.
Ajustement de votre gestion de l’impayé
Le motif d’un impayé peut différer. En effet, il peut s’agir d’un manque de provisions sur le compte en raison d’un accident de vie, comme d’un oubli de signature que vous n’aviez pas même relevé, d’un problème technique bancaire, voire d’un arrêt volontaire du prélèvement mis en place en raison des dysfonctionnements non résolus de votre produit.
De fait, quels que soient les motifs de vos impayés, vous n’abordez pas le client de la même façon et ajustez en continu leur gestion afin de les diminuer considérablement.
Rapidité d’exécution
Dès le constat d’un impayé, il vous faut réagir immédiatement afin d’éviter que le client n’oublie l’opération. Vous devez réaliser cette démarche avec beaucoup de tact et de formulations commerciales bien choisies, en fonction de l’origine de l’impayé et du montant à recouvrer, pour régulariser au plus vite l’incident.
Externalisation ou non des impayés
Dès lors que l’on développe une activité commerciale, on s’expose à des impayés. Ils sont inhérents à la vie d’une entreprise. Tous prennent du temps à gérer, à suivre et à régler. Alors, selon le volume des impayés, la question de l’externalisation doit être posée. Dans certains cas, elles permettent d’optimiser vos coûts et votre temps, particulièrement si vous n’avez pas les compétences pour gérer ce type d’incident.
Si vous gérez vous-même vos impayés, il vous faudra clarifier votre approche selon les cas et décider des échelonnements que vous mettrez en place pour recouvrer les sommes dues. Si votre stratégie respecte vos clients, il se peut que l’incident renforce vos liens commerciaux avec ces derniers.
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À propos de la nouvelle réglementation sur les tickets de caisse
Beaucoup de personnes ont tendance à jeter leurs tickets de caisse surtout lorsqu’ils concernent de petits montants. Il a donc été mis en place une réglementation pour sensibiliser les commerçants et les consommateurs des conséquences environnementales des tickets de caisse. Cette loi qui met à terme leur impression automatique doit permettre de limiter leur impact environnemental.
Ainsi, depuis l’entrée en vigueur de la loi anti-gaspillage, l’impression systématique des tickets de caisse n’est plus obligatoire pour les achats d’un montant inférieur à 10 €. Cela veut dire que les commerçants n’impriment plus ces tickets, sauf si les clients le demandent et s’ils ne préfèrent pas les recevoir par mail.
En effet, l’e-ticket est une alternative de choix pour le client qui conserve cette preuve d’achat indispensable en cas d’échange ou de remboursement.
Peu à peu, d’autres montants de tickets de caisse seront concernés selon le calendrier suivant :
- 1 Février 2020 : impression des tickets de moins de 10 € rendue non obligatoire
- 1 Janvier 2021 : impression des tickets de moins de 20 € rendue non obligatoire
- 1 Janvier 2022 : impression des tickets de moins de 30 € rendue non obligatoire
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