Le guide du commerçant

Comment fonctionne un logiciel de caisse ?

Il existe toutes sortes de logiciels de caisse, du plus simple au plus sophistiqué. Pour ce qui est des caractéristiques de base, tous fonctionnent plus ou moins de la même façon : encaissement, rendu monnaie, édition du ticket de caisse (en papier/mail/facture). Le logiciel de caisse devra également permettre la gestion des retours et des échanges ainsi que la mise en place et la gestion des tarifs, des promotions et des soldes. Les logiciels de caisse plus complets permettent d’apporter une véritable valeur ajoutée : gestion de la relation client, des stocks, statistiques de ventes…

Quelles sont les fonctionnalités de base d’un logiciel de caisse ?

Afin de mieux comprendre ses fonctionnalités, il convient d’analyser le processus d’achat :

Le déroulement d’une vente

Chaque vente est saisie dans le logiciel. Tous les produits sont ajoutés au fur et à mesure qu’ils sont scannés et le logiciel de caisse calcule le montant final à acquitter par le client. Lorsque celui-ci procède au paiement, le vendeur indique le mode de règlement choisi. En cas de paiement en espèces, le logiciel de caisse permet de calculer le rendu monnaie. Un ticket de caisse est ensuite édité et remis au client en fonction de son souhait : papier et/ou via e-mail.

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Les caractéristiques fondamentales du logiciel de caisse sont :

  • Saisie des ventes via une douchette, un écran tactile ou une saisie manuelle sur le clavier ;
  • Calcul du montant total ;
  • Gestion des modes de règlement : outre le calcul du rendu monnaie, il peut également prendre en compte la gestion des chèques-restaurant pour les produits alimentaires (dans ce cas le logiciel calculera le montant total des produits éligibles) ;
  • Impression du ticket de caisse ainsi que l’édition d’une facture si le client le demande.

Les autres cas de figure à traiter par le logiciel de caisse sont :

  • La gestion des échanges et des retours avec la possibilité de changer le règlement en cas d’erreur de saisie initiale, l’impression d’un avoir et le remboursement ;
  • La gestion des remises par motif et prix promotionnels ;
  • L’association d’un code barre à un prix de vente et la faculté, en cas de soldes, de reconnaitre le prix soldé. Ces prix devront au préalable être paramétrés dans le logiciel de caisse.

Les règles comptables et de contrôle interne

Outre les obligations du système anti-fraude, le logiciel de caisse doit également respecter des règles de contrôle interne essentielles :

  • Clôture de fin de période avec la synthèse des ventes journalières, hebdomadaires, mensuelles et annuelles (ou sur l’exercice comptable). Tous les soirs le solde en caisse doit ainsi être rapproché du solde physique ;
  • Édition du ticket Z récapitulant le chiffre d’affaires et la TVA collectée.
  • L’état des règlements, la télé-collecte et la remise en banque informatique

Quelles sont les fonctionnalités à valeur ajoutée du logiciel de caisse ?

Quand il est perfectionné, le fonctionnement du logiciel de caisse apporte une réelle valeur ajoutée au commerçant :

  • Management de la relation client : gestion du fichier client tout en respectant les règles RGPD : coordonnées du client, historique des achats, gestion du programme de fidélité…
  • Dématérialisation du ticket de caisse ;
  • Analyse des ventes par produit, vendeur, plage horaire, rayon, famille, fournisseur, saison, etc;
  • Suivi du stock en temps réel, gestion du stock mini /maxi, possibilité de mettre en place des réassorts automatiques quand le stock est trop faible ;
  • Comptabilité analytique avec le calcul de la marge en fonction du prix d’achat et du prix de vente.

En résumé

  • Le fonctionnement basique du logiciel de caisse : saisie des ventes, calcul du montant total, encaissement, impression du ticket de caisse ;
  • Les différents cas de figure : retour, échange, prix promotionnel ;
  • Les fonctionnalités à valeur ajoutée : management de la relation client, statistiques, suivi du stock.
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