Les différents types d’inventaires

Qu’il soit annuel, tournant, permanent ou intermittent, l’inventaire physique est une obligation légale que toute entreprise du secteur marchand non agricole, hors micro-entreprise, se doit de remplir en France, en vertu de l’article 123-12 du Code du Commerce. En effet, il participe à la connaissance du patrimoine d’une entité à chaque fin d’exercice par la vérification du montant de ses stocks.
Ainsi, chaque année, pas moins de 2,5 millions de sociétés sont concernées par cette opération, de plus ou moins grande ampleur selon la taille des organisations. Comment s’organisent-elles ? Découverte de toutes les formes d’inventaire.

En fin d’exercice comptable, on procède à l’inventaire annuel. Il consiste à compter physiquement l’ensemble des marchandises en stock pour contrôler qu’il n’y a pas d’écart avec le bilan comptable. L’inventaire annuel impose donc l’arrêt de tout mouvement de stock : les entrées comme les sorties sont interdites durant toute l’opération de comptage.

Avantages de l’inventaire annuel

Si l’inventaire annuel est parfaitement bien préparé et réalisé au moyen d’un logiciel d’inventaire, il est le témoin idéal du bilan comptable. Cartographie à un instant T de l’état de vos stocks, il est un outil d’aide à la décision précieux pour établir une stratégie annuelle pertinente en matière d’achats et de ventes.

Inconvénients de l’inventaire annuel

L’inventaire annuel exige une masse très conséquente de travail sur un laps de temps réduit. De plus, il peut nécessiter la fermeture du site, voire le recrutement de salariés externes. Son coût doit donc être évalué en amont du début d’activité de l’entreprise afin de s’assurer qu’il est bien le plus pertinent comparé aux autres formes d’inventaire.

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L’inventaire tournant exige rigueur et méthode tout au long de l’année. En effet, il dénombre l’ensemble des produits de vos stocks de façon périodique, en suivant une rotation établie selon une classification précise. Ainsi, certains produits seront comptés chaque mois, quand d’autres seront comptés chaque trimestre ou une seule fois dans l’année.

Avantages de l’inventaire tournant

L’inventaire tournant est largement plébiscité pour la souplesse qu’il apporte tout au long de l’année et l’optimisation des coûts qu’il induit. En effet, il n’exige aucune fermeture de boutique ou d’arrêt partiel d’activité. Il n’exige pas non plus le recrutement de personnel supplémentaire. Par ailleurs, il permet de repérer plus facilement les stocks dormants.

Inconvénients de l’inventaire tournant

Cet inventaire est exigeant dans sa mise en place, car il repose sur une classification précise répondant à la règle du 80/20, connue également sous le nom de loi de Pareto.

Appelé également inventaire informatique, l’inventaire permanent est particulièrement prisé des entreprises ayant beaucoup de stock. En effet, il dénombre chaque produit acheté ou produit au moment de leur acquisition ou production.

Avantages de l’inventaire permanent

Vos stocks sont à jour en temps réel, ce qui présente l’avantage de ne jamais être en rupture, notamment si vous avez de grandes rotations. De plus, si vous stockez un très large éventail de produits et matière première, il optimise votre temps et votre argent. Plus besoin, en effet, de réaliser de grandes opérations sur un ou plusieurs jours avec une armée de petites mains pour compter chaque article. Vous évitez également tout risque d’erreur.

Inconvénients de l’inventaire permanent

L’inventaire permanent nécessite l’investissement dans un excellent logiciel ERP, ce qui peut être assez onéreux. Par ailleurs, sa mise en place peut exiger une remise en perspective des process de votre entreprise. C’est donc un chantier important à mettre en place dans lequel il sera nécessaire d’impliquer toutes vos équipes.

Dernier type d’inventaire pour contrôler les écarts de stock, l’inventaire intermittent se distingue par sa méthode de comptabilisation. Elle consiste à compter le stock en début d’exercice que l’on enregistre de façon comptable. En fin d’exercice, on l’annule et l’on crédite le compte de charges concerné par la valeur des marchandises vendues. Et, l’on débite également par la valeur des marchandises vendues le compte de variation de stock.
Si un écart est constaté, on procède à un deuxième comptage des stocks pour en déterminer les causes.

Avantages de l’inventaire intermittent

Très facile à mettre en place, il ne nécessite aucun investissement élevé.

Inconvénients de l’inventaire intermittent

Il est moins précis qu’un inventaire permanent, mais il est particulièrement efficace pour une petite entreprise aux stocks faibles.

Tout dépend de la taille de votre entreprise. Et, en l’absence d’un logiciel ERP, plus vos stocks sont importants, plus il sera nécessaire de faire appel à des inventoristes parmi vos salariés, mais aussi de l’extérieur.

Le fait de travailler avec une société extérieure apporte de la méthode et des outils. Par contre, l’inventaire ne peut être réalisé uniquement par la société externe qui ne connaît pas tous vos produits parfaitement.

Dans tous les cas, veillez à ce que ces personnes soient motivées et formées correctement aux méthodes d’inventaire mises en place dans votre entreprise et consignées dans une procédure écrite. Facilitez également la tâche des inventoristes en rangeant correctement les espaces de stockage avant l’inventaire et en préparant des listings précis contenant les références et leurs adresses de stockage.

Pour conclure, quelle que soit la méthode retenue pour réaliser votre inventaire physique, il est essentiel d’être rigoureux pour éviter les écarts qui peuvent être assez fréquents, sans outils informatiques. Il est également indispensable, dans un souci d’optimisation des coûts, d’opter pour la procédure la plus adaptée à votre entreprise.