Les 5 règles pour une bonne gestion des stocks

Une bonne gestion des stocks, qu’est-ce que c’est ? C’est tout simplement avoir des stocks en nombre suffisant pour éviter la rupture, sans toutefois en avoir trop, pour ne pas surstocker et se retrouver avec des invendus sur les bras. L’essentiel est donc de satisfaire le client à temps, sans avoir des ressources trop importantes consacrées à leur possession et gestion. C’est pourquoi, il est essentiel de suivre certaines règles pour une bonne gestion des stocks.

Le logiciel de gestion des stocks est l’allié numéro un pour piloter les stocks. Il permet de connaître les quantités disponibles à tout moment. A partir du stock initial, les quantités qui en sortent sont déduites (articles vendus, détruits, offerts ou produits incorporés dans la fabrication du produit fini (matière première ou produits semi-finis)). Les quantités qui entrent (fabrication, approvisionnement, retour) sont ajoutées au stock. On obtient donc un stock théorique.

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Le logiciel fournit des informations sur les produits en stock, allant jusqu’à la référence, mais permet aussi de mettre en place des indicateurs et des seuils comme le stock d’alerte à partir duquel une commande de réapprovisionnement immédiate et automatique est déclenchée. Il est calculé en additionnant le stock de sécurité au stock minimum.

Le stock minimum, ou stock de couverture, permet de répondre à la demande des clients. Si les quantités disponibles descendent en dessous, l’entreprise ne peut pas satisfaire ses clients, d’où la nécessité de le définir correctement. Il prend en compte certains paramètres comme la consommation moyenne sur une certaine période et le délai de réapprovisionnement (temps pour passer la commande, la traiter, temps de livraison et de réception).

Le stock de sécurité constitue quant à lui un matelas de protection, pour ne pas se retrouver en rupture de stock, et faire face aux différents imprévus. 

D’autres indicateurs peuvent également être calculés afin de savoir si les stocks ont plutôt tendance à s’écouler rapidement ou non, comme le taux de rotation des stocks ou la durée moyenne de stockage.

Le logiciel de gestion des stocks fournit des informations « théoriques » qu’il faut confronter au stock réel, c’est-à-dire compté physiquement. C’est pourquoi il est utile de réaliser des inventaires régulièrement. La loi impose d’ailleurs aux commerçants d’effectuer un inventaire physique annuel mais rien ne l’empêche d’en réaliser plus souvent. Elle peut par exemple mettre en place des inventaires tournants. Il s’agit alors de classer les références par groupe, en fonction de l’importance des stocks, ou du nombre d’écarts d’inventaire constatés (c’est-à-dire de la différence entre le stock théorique et physique). Les articles les plus « problématiques » ou les plus importants doivent être comptés plus souvent.

Afin de gagner en temps, il est essentiel de ranger correctement le stock. Qu’il s’agisse d’un entrepôt ou d’un autre lieu de stockage, les vendeurs, les manutentionnaires ou préparateurs de commandes doivent pouvoir trouver rapidement les articles qu’ils cherchent. 

Cela en va aussi de leur sécurité, afin d’éviter les accidents du travail provoqués par exemple par les chutes d’objets ou les maladies professionnelles, liées à la répétition d’un mouvement ou à une mauvaise posture.

Il existe quatre méthodes d’approvisionnement, qui consistent à jouer sur les quantités commandées et/ou sur la date de commande. De la moins flexible à la plus souple : 

• Méthode de réapprovisionnement ;
• Méthode à point de commande ;
• Méthode de recomplètement périodique ;
• Méthode de réapprovisionnement à la commande.

L’entreprise doit choisir la méthode adéquate compte tenu de sa situation.