La facturation BtoB

Il est essentiel de mettre en place une stratégie de gestion de trésorerie efficace, particulièrement au niveau de votre facturation BtoB afin d’éviter les créances impayées.

Fastmag vous explique comment votre logiciel de caisse peut optimiser la gestion de votre facturation.

Tous les professionnels sont soumis à une obligation de facturation BtoB, quelles que soient leurs activités : production, distribution et services. Cette contrainte assure la transparence des relations interprofessionnelles, mais également le respect de l’interdiction de la revente à perte.

De fait, il s’établit une relation de créanciers et débiteurs entre les professionnels, formalisée par l’émission d’une facture, considérée comme « l’élément de preuve d’une opération commerciale et un document comptable majeur ».

Les trois dispositions essentielles en facturation BtoB

La facturation BtoB implique de se conformer à trois dispositions prévues par le législateur pour encadrer les relations entre professionnels.

1. Obligation d’émettre une facture

Tout vendeur se doit de délivrer une facture lorsqu’il réalise une vente de produits ou une prestation de services « pour une activité professionnelle ». L’acheteur a, quant à lui, l’obligation de réclamer la facturation de ses achats conformément à la réglementation en vigueur.

2. Délivrance d’une facture conforme

Une facturation BtoB se doit de respecter scrupuleusement les dispositions prévues par le 3 du I de l’article 289 du CGI, à savoir l’émission d’une facture dès la livraison du produit ou de la prestation de services. Toutefois, certaines situations spécifiques permettent d’établir une facture périodique ou de manière différée.

3. Conservation de la facture

Le vendeur et l’acheteur doivent conserver un exemplaire de la facture durant six années, comme le prévoit le CGI.

Les mentions obligatoires à porter une facture BtoB

La facturation BtoB impose également de porter certaines mentions légales sur la facture :

• nom des parties,
• adresse de facturation et de livraison si cette dernière est différente,
• date de la transaction,
• quantité et la dénomination des produits et services,
• prix unitaire hors TVA,
• numéro du bon de commande lorsqu’il a été préalablement établi par l’acheteur
• délai limite de paiement,
• taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture,
• montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement.

À ces mentions classiques peuvent s’ajouter de façon obligatoire :

• Tout type de remise accordée afin que soit pris en compte le seuil de revente à perte et ainsi augmenter la transparence dans les relations interprofessionnelles
• Les conditions d’escompte en cas de paiement antérieur à la date selon les conditions générales de vente

En cas de manquement à ces obligations légales prévues en matière de facturation BtoB, le contrevenant s’expose à une amende administrative d’un montant maximal de 75 000 € pour une personne physique et de 375 000 € pour une personne morale.

Pour connaître l’ensemble de la réglementation en matière de facturation BtoB, il vous suffit de vous rapprocher d’une direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE).

A noter que les contraintes pour la facturation vers l’étranger sont dépendantes des obligations douanières (exemple : USA, JAPON).

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Avec la loi de modernisation de l’économie (LME) de 2008, les délais de paiement en facturation BtoB sont désormais plafonnés à 60 jours nets ou 45 jours fin de mois, et ce, à compter de la date d’émission de la facture où il est impératif de les mentionner. Les factures à l’adresse de l’État dérogent à cette règle puisque les délais de paiement ne peuvent dépasser 30, 50 ou 60 jours selon le décret d’application n° 213-269.

Quel que soit le profil du débiteur, si ces délais de paiement en facturation BtoB ne sont pas observés, la facture est alors considérée comme étant une créance impayée.

Bon à savoir

Il existe cinq secteurs qui bénéficient d’une dérogation à cette réglementation, fixée par le Code du Commerce :

• les domaines de l’horlogerie, bijouterie, joaillerie et orfèvrerie,
• la filière du cuir,
• les articles de sports de glisse sur neige,
• le commerce du jouet,
• l’agroéquipement (hors tracteurs, matériels de transport et d’élevage).

Facturation BtoB et créance : deux notions liées

Quand une entreprise vend des produits ou des services, elle génère des créances financières et non financières, comme les factures inscrites dans les comptes 41 (Clients et comptes) et 46 (Débiteurs divers) du bilan comptable. De la même manière, lorsqu’elle en achète à des fournisseurs, elle crée des dettes.

Créances et dettes en facturation BtoB sont donc les deux termes comptables pour désigner :

• le droit d’exigibilité de remboursement d’une dette que détient une entité sur un tiers (créance);
• l’engagement pris par une entité de compenser une prestation de services ou une somme d’argent due (dette).

Créances et dettes en facturation BtoB sont toutes portées au bilan comptable et y demeurent notées tant qu’elles ne sont pas liquidées, c’est-à-dire encaissées du côté des créanciers et payées du côté des débiteurs.

Quand une facture n’est pas réglée dans les délais, on parle alors de facture impayée ou de créance en souffrance.

Critères pour réclamer une facture impayée

Nous l’avons vu, une facture est une créance. Pour en exiger le paiement, elle doit remplir impérativement trois critères de facturation BtoB.

1. La créance doit être certaine

On ne doit absolument pas pouvoir contester une créance. C’est pourquoi, il est essentiel d’émettre une facture qui fait office de preuve. Un bon de commande signé et/ou un contrat peuvent également être considérés comme des éléments faisant foi en facturation BtoB.

2. La créance doit être liquide

On appelle liquide une créance qu’il est possible d’évaluer au moyen de devises : une commande textile de 1000 euros, par exemple.

3. La créance doit être exigible

Quand l’échéance de paiement arrive à terme, la créance devient exigible. Cela signifie que le créancier peut procéder à son recouvrement.

Pour se prémunir des factures impayées et préserver la stabilité financière de son entreprise, il est essentiel d’adopter une stratégie de gestion de la facturation BtoB efficace. Dans le cas contraire, il faudra agir vite pour raccourcir les délais de recouvrement.

Factures impayées, un frein certain pour votre croissance

Selon COFACE, ce ne sont pas moins de 2 % du PIB français qui passent, chaque année, en pertes et profits en raison des factures impayées. Ces dernières ont un fort impact microéconomique sur les entreprises bien sûr, mais aussi sur le dynamisme des territoires et l’emploi.

Véritables freins à la croissance des TPE/PME aux trésoreries tendues, les factures impayées les fragilisent de façon facilement mesurable :

• coût lourd du recouvrement de créance (mobilisation interne ou externalisation, financement alternatif plus cher dans le cas de l’escompte, frais de procédure et de dossier…) ;
• exposition plus forte au risque de défaillance en raison d’une vraie perte de chance de poursuivre l’activité ;
• frein à l’investissement (recrutement, communication, études et R&D…) ;
• image de marque et réputation impactée auprès de ses partenaires financiers.

Pour toutes ces raisons, investir dans un logiciel de caisse comme Fastmag est essentiel pour mettre en place une bonne gestion de la facturation BtoB.

Les étapes du recouvrement de créance

Malgré toutes les précautions prises, il n’est pas exclu de déplorer des factures impayées. Il est alors nécessaire de procéder à leur recouvrement dans les meilleurs délais. Voici en détail, les étapes du recouvrement de créances.

Étape 1 : procéder à une relance amiable

Si elle est faite dès le premier jour de retard, elle est assez bénéfique. En effet, dans la plupart des cas, les clients ne sont pas de mauvaise foi. Ils laissent bien souvent filer les délais de paiement plus par négligence que par une réelle volonté de ne pas honorer leurs factures. Procéder par étape et avec tact est donc l’approche la plus fructueuse pour le recouvrement amiable de factures impayées. La première consiste à contacter le client par téléphone pour lui signaler que les délais de paiement sont dépassés et l’inviter à régulariser la situation. Pour optimiser cette démarche, il est recommandé de faire suivre immédiatement cet appel d’un courrier aux termes cordiaux.

En l’absence de réaction du client, un deuxième courrier plus ferme invite à une régularisation rapide sous peine de mise en demeure.

Étape 2 : envoyer une mise en demeure

Si sous un délai de 15 jours, le courrier de relance n’a pas eu l’effet escompté, il est alors obligatoire d’envoyer au débiteur une mise en demeure en recommandé avec accusé de réception. Cela vous permet de constater la facture impayée, mais aussi de porter à l’attention du débiteur de l’intention de saisir le Tribunal compétent afin de recouvrer la facture impayée. Cette étape peut être réalisée grâce à un huissier ou une société de recouvrement de créance afin de gagner du temps.

Étape 3 : entamer des procédures de recouvrement judiciaire

Si le montant des sommes à recouvrer est très important et que toutes les actions menées n’ont abouti à aucun règlement, il faut alors envisager de recourir à un professionnel du droit, avocat ou un huissier. Déléguer à un professionnel averti permet en effet d’être conseillé au mieux sur la meilleure action à intenter, mais également de bénéficier d’une expertise reconnue pour rédiger les relances de paiement et mener à bien toutes les démarches contentieuses.

Les différentes procédures de recouvrement

Voici les différentes procédures de recouvrement judiciaire à la suite d’une facturation BtoB.

La requête d’injonction de payer

La requête d’injonction de payer est une procédure particulièrement indiquée pour les créances inférieures à 4000 euros. Elle consiste à présenter une requête justifiée par toutes les pièces prouvant que la créance est bien certaine, liquide et exigible. Elle doit être transmise au greffe de la juridiction compétente. Au regard des éléments présentés, le juge délivre ou non l’injonction de payer qui permet à un huissier de justice recouvrer la créance impayée.

Le référé provision

Le référé provision est une procédure qui s’enclenche de la même manière qu’une requête d’injonction de payer. Cependant, elle s’en distingue par le fait qu’elle permet de débloquer rapidement une avance sur une somme due par une administration publique, et ce, dans des délais très courts.

L’assignation de paiement

La procédure d’assignation de paiement n’est possible que si le débiteur ne se trouve pas en procédure de redressement ou en liquidation judiciaire. Si elle peut donner lieu à des dommages et intérêts, cette procédure est longue et coûteuse. Cela s’explique par le fait que l’assignation de paiement ne peut être obtenue qu’après une requête d’injonction de payer et un référé provision.

Toutes ces procédures permettent de bénéficier de titres exécutoires auprès des tribunaux. Ces titres autorisent les huissiers de justice à récupérer les sommes dues auprès des débiteurs.

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