Le guide du commerçant

Exports facilités avec le logiciel de caisse

Le logiciel de caisse est un outil indispensable pour le commerçant. Mise à disposition de statistiques, pilotage du stock, CRM et fidélisation client et bien entendu encaissement des paiements, ses fonctionnalités sont diverses et étendues. En plus de cela, certains logiciels de caisse peuvent aussi faciliter les exports, aussi bien comptables que de toute la base de données. A la clé : une simplification et automatisation des tâches, permettant d’éviter les saisies manuelles, souvent chronophages et source d’erreurs.

Exports facilités vers la comptabilité

Afin de simplifier la réalisation de la comptabilité, d’éviter de ressaisir des informations déjà existantes dans un système d’information, de nombreux logiciels de caisse, comme Fastmag, permettant de réaliser des exports vers un logiciel comptable. Il est d’ailleurs compatible avec la plupart des logiciels qui existent sur le marché comme Sage, Ciel ou EBP. En tout, 12 formats spécifiques d’exports existent, dont celui fiscal, le format FEC (fichier des écritures comptables). Il contient ainsi toutes les informations permettant de comptabiliser les écritures, et, pour l’administration fiscale, d’opérer certains contrôles. Afin de retrouver les données adéquates à intégrer dans la comptabilité à partir de cet export, le commerçant peut ensuite réaliser un mapping pour faire concorder les champs qu’il utilise dans sa comptabilité avec ceux du logiciel de caisse.

 

Fastmag Negoce

Exports facilités avec Fastmag Négoce

Fastmag Négoce vous met à disposition une solution simple pour saisir votre comptabilité.
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Exports facilités de la base de données

Bilan comptable

Mais les écritures comptables ne sont pas les seuls exports qu’il est possible de réaliser grâce aux caisses enregistreuses. Quasiment toute la base de données peut être exportée, mais aussi parfois importée, là encore dans une optique d’éviter les saisies manuelles, trop souvent source d’erreurs et de perte de temps. Ventes, base articles, commandes fournisseurs peuvent par exemple être exportés sous format Excel ou CSV. Il est ensuite possible de travailler directement les fichiers sous ces formats.

Afin d’automatiser encore plus les process, ces exports peuvent être réalisés en EDI (échange de données informatisées). Grâce à une API (interface de programmation), le logiciel de caisse peut fonctionner directement avec un autre logiciel, afin de communiquer et d’échanger des données, sans recours à une quelconque action manuelle.

Réaliser des exports pour simplifier les tâches

Il va sans dire que ces exports, qu’ils soient manuels ou automatiques, simplifient un grand nombre de tâches permettant de se consacrer ensuite à des missions à plus forte valeur ajoutée. Le commerçant n’a par exemple pas besoin de ressaisir sa comptabilité et de recopier son Z de caisse extrait du logiciel de caisse vers le logiciel comptable. A la clé : des gains de productivité, une économie en temps et un nombre réduit d’erreurs.

L’expert-comptable, si la comptabilité est sous-traitée, n’a pas besoin de tout saisir et peut consacrer davantage de temps à accompagner son client.

En résumé

 

  • Certains logiciels de caisse facilitent la réalisation d’exports ;
  • Ils peuvent concerner la comptabilité mais aussi toute la base de données, comme les ventes, les commandes fournisseurs ou le catalogue ;
  • Ces exports peuvent être manuels (format CSV ou Excel) ou automatiques en EDI ;
  • Ils permettent de gagner en temps et en productivité et d’éviter toutes les erreurs liées à la recopie manuelle.