Pour un usage externe à l’entreprise, c’est le système UPC (Universal Product Code ou code produit unique) qui est largement utilisé. Il s’agit d’un code-barres à 12 chiffres permettant de vendre des produits aussi bien dans les magasins de détail, que sur les marketplaces.

Les UPC permettent un suivi de toute la chaîne logistique. Ils sont administrés par GS1, par le biais d’un abonnement.Le code EAN (european article number) ou IAN (international article number) est une version spéciale à 13 chiffres de UPC. Il est indispensable pour les entreprises qui souhaitent travailler avec la grande distribution. Il garantit l’unicité de votre produit avec l’attribution d’un code CNUF (Code National Unifié Fournisseur).

Pour structurer et normaliser les codes-barres, la norme s’intitule le GTIN (Global Trade Item Number). En France, le code GTIN 13 est le code-barres est le plus utilisé dans la distribution (13 correspond au nombre de chiffres associé).

La signification de ces 13 chiffres varie en fonction du type de produit :

• Les deux ou trois premiers permettent d’identifier la catégorie de produits ou le pays d’origine du produit ;
• Les quatre ou cinq suivants sont le numéro de membre de l’entreprise ;
• Les quatre ou cinq suivants sont le numéro du produit ;
• La dernière est la clé de contrôle.

Ces codes-barres sont utilisés sur les produits de grande consommation dans le monde entier. D’autres types existent comme :

• L’ISBN (international standard book number) uniquement pour livres,
• Les EAN (european article numbering) à 8 caractères pour les objets de petite taille,
• Les EAN 128 : c’est un code-barres long pour l’identification numérique.

Les SKU (unités de gestion des stocks) sont des références internes à l’entreprise. A la différence des codes-barres de type EAN, les SKU ne peuvent pas être reconnus par d’autres systèmes. Leur but est de simplifier la gestion des stocks. Ils ont également une bonne utilité en contrôle de gestion pour déterminer le prix de revient et imputer des charges.

Les SKU identifient toutes les caractéristiques du produit. Étant propres à l’entreprise, le système de référencement l’est également. L’entreprise doit ainsi commencer par lister tous les critères qui lui sont nécessaires afin de classifier la marchandise de façon pertinente : modèle, le nom, taille, couleur, matière, saison, fournisseur, lieu de stockage, date d’achat, marque…

La génération de SKU se fait manuellement (via un tableur) ou grâce à un générateur automatique, utile en cas de gestion de milliers de références. Certains logiciels de caisse permettent d’ailleurs de créer des codes produits internes.

Libre à l’entreprise d’utiliser la codification qu’elle souhaite en fonction de son secteur d’activité, même si certains conseils doivent être appliqués. Mieux vaut ainsi choisir des codes courts, facilement identifiables, mêlant chiffres et lettres, respectant tous le même format et ne pas utiliser le SKU du fabricant.

Il existe deux formats distincts de codes barres : ceux avec une unique dimension et ceux en deux dimensions.

Les codes UPC, EAN et IAN sont des codes-barres à une dimension. Ils sont composés d’une série de  lignes verticales parallèles, de différentes épaisseurs, entrecoupées d’espaces. Afin de les lire, il faut disposer   d’un lecteur de code-barres, comme un logiciel de caisse avec un scanner.

Les codes-barres à deux dimensions sont des séries de données illustrées par des symboles et des  formes. Ils peuvent comporter 10 fois plus de données que les codes barres unidimensionnels. Ils sont plus   petits et   plus faciles à numériser, comme le QR code. Ils peuvent ainsi être reconnus à l’aide d’un téléphone portable.

Derrière les codes barres se cachent une multitude de données liées à un produit. Il suffit de le scanner afin d’obtenir toutes les informations qui lui sont associées : le prix, le type de produit, la qualité en stock… Utiliser des codes barres dans votre commerce amène de nombreux avantages.

Le code-barres reste la méthode la plus efficace pour une bonne gestion de vos stocks, car il permet un suivi automatisé. Le réapprovisionnement des produits est plus rapidement et la diversification de l’offre est bien plus facile.

Les produits sont organisés et suivis automatiquement, tout en supprimant les erreurs de saisie manuelle. Cela permet donc dans ce cas un gain de temps précieux.

L’utilisation du code barres permet au commerçant une traçabilité de ses produits. Il connaît ainsi mieux les produits qu’il achète auprès de ses fournisseurs. Il peut d’ailleurs être exigé du producteur afin qu’il identifie sa production.

Le passage automatique du code barres des produits en caisse permet au commerçant un suivi comptable précis et un enregistrement automatique des mouvements de ses produits.

Les risques d’erreur et de fraudes sont ainsi limités.

Les codes barres réduisent le temps d’attente des clients. Le passage en caisse est facilité puisqu’il n’est pas nécessaire pour le vendeur de saisir la référence du produit.

Les codes-barres ont permis de mettre en place un nouveau système de fidélisation à travers des cartes de fidélité. Cette méthode permet de mieux savoir les préférences du consommateur.

On l’a vu, les codes-barres internes peuvent être réalisés manuellement, avec un générateur de SKU ou encore avec un logiciel de caisse.

Pour obtenir un code-barres destiné à un usage externe, le commerçant doit être un adhérent de l’Organisation GS1 ou GS1 France. C’est une organisation mondiale de standardisation à but non lucratif. Elle a été créée pour faciliter l’échange d’information dans le commerce.

Avec cette organisation, les entreprises peuvent facilement vendre et digitaliser leurs produits. Le GS1 garantie l’unicité de chaque code-barres.

Pour s’enregistrer auprès de l’organisme, l’entreprise devra fournir son numéro de Siren, son code NAF, son numéro TVA intercommunautaire, et son chiffre d’affaires global. L’entreprise devra payer un abonnement annuel basé sur son chiffre d’affaires.

Grâce à son adhésion au GS1, le commerçant aura la possibilité de produire des codes-barres de type UPC ou EAN. Un code préfixe est envoyé à l’entreprise afin de l’identifier. Il faut ensuite choisir un type de code-barres en fonction des besoins (EAN à 13 chiffres, EAN à 8 chiffres, IAN, ISBN…).

Vous pouvez enfin créer vos codes-barres, en utilisant un générateur en ligne, dont la plupart sont gratuits. Ils vous permettront d’assembler dans le bon ordre tous les identifiants requis.

Structurer son catalogue produit pour définir, créer et référencer correctement sa stratégie de référencement de produits et les codes-barres qui vont y être associés est un point majeur pour votre secteur d’activité. Faites appel à des experts en commerce pour vous aider lors du lancement de vos magasins ou lors de la restructuration de votre catalogue.

A noter que le GS1 se charge simplement de l’attribution du préfixe entreprise, le reste de la mise en place de votre code-barres vous appartient !