Afin de gérer correctement son point de vente, utiliser un logiciel de caisse performant est indispensable. Mais cela ne fait pas tout. Afin de gagner en agilité, en flexibilité et en rapidité, il est impératif de compléter son logiciel de caisse par différents matériels. De même qu’il peut être utile de se doter de différents supports pour le logiciel de caisse. Tout dépend en grande partie de l’activité de l’entreprise, certains commerçants trouvant le terminal point de vente indispensable quand d’autres utilisent davantage un PC, un smartphone ou une tablette.

Il existe toute une panoplie de matériels pouvant compléter le logiciel de caisse :

• Le scanner de caisse : fixe ou mobile, il permet de lire les informations du produit en déchiffrant les code-barres. A ce titre, il simplifie grandement l’encaissement puisqu’il n’est pas nécessaire de saisir la référence du produit à la main ;
• L’imprimante de caisse dont le but est d’imprimer le ticket de caisse, ou d’autres documents comptables, ainsi que le reçu de carte bancaire ;
• Le scanner d’inventaire : ses fonctions sont plus évoluées que le scanner de caisse puisqu’il permet de saisir d’autres informations. Il autorise également la saisie des quantités de chaque article sans avoir besoin de scanner le code-barres à chaque fois ;
• Le tiroir-caisse, pour ranger les espèces dans les bons compartiments ;
• Le terminal de paiement électronique pour les paiements par carte bancaire ;
• La balance, en cas de prix fixé au poids ;
• Le monnayeur, pour rendre la monnaie directement, sans manipulation manuelle.

Le logiciel de caisse peut être utilisé sur différents supports. C’est souvent le secteur d’activité de l’entreprise qui est le critère principal pour choisir le support adapté. Par exemple, une boulangerie réalise l’intégralité de ses ventes à la caisse et a donc besoin d’un TPV. Une enseigne de prêt-à-porter peut à l’inverse avoir besoin de supports mobiles afin de renseigner les clients et parfois de réaliser des ventes à un endroit différent de la caisse.

Le terminal point de vente fonctionne avec un logiciel de caisse. Ses fonctionnalités dépendent donc de celles proposées par le logiciel. Ainsi, bien plus qu’une simple caisse enregistreuse, le TPV gère, si ce n’est l’intégralité du commerce, une grande partie. Il en existe de différents formats :

• Modulaire : une unité centrale est connectée à différents périphériques comme un tiroir caisse, un scanner ou un terminal de paiement électronique pour pouvoir enregistrer les paiements par carte bancaire ;
• Semi-intégré : seuls certains périphériques sont intégrés à l’unité centrale ;
• Intégré : tout est fusionné : l’écran, l’unité centrale et le matériel périphérique.

Aujourd’hui, n’importe quel ordinateur PC, peu importe le système d’exploitation peut être utilisé comme système de caisse. Il suffit alors de faire l’acquisition d’un logiciel de caisse adéquat. La plupart sont en mode SaaS (software as a service). Cela signifie que le logiciel n’est pas installé en dur sur l’ordinateur mais qu’il s’utilise via une connexion internet.

Grâce justement à ce système SaaS, les smartphones et tablettes peuvent être utilisés comme logiciel de caisse. L’avantage indéniable alors offert est la mobilité. Les vendeurs ne sont plus obligés de rester derrière le comptoir mais peuvent se déplacer dans le magasin. Ils réalisent alors des paiements et des encaissements à distance, un avantage de taille en cas de surcroît d’activité, par exemple pendant les soldes. Ils conseillent également plus facilement les clients en les informant notamment des quantités en stock. Enfin, ces supports permettent de combiner plus facilement online et offline en cas de magasin en ligne (store-to-web, web-to-store…) en complément du point de vente physique.