Les commerçants ont l’obligation de conserver les documents légaux un certain temps, avec des durées plus ou moins longues en fonction de la nature du document. Ils ont également des règles à respecter en matière de conservation des données personnelles des clients et des prospects. De plus, au-delà de cet aspect réglementaire, il est nécessaire qu’ils mettent en place des règles en matière d’archivage et d’historisation, par exemple en décidant de dématérialiser les documents, afin de pouvoir les rechercher facilement et simplement.

La durée légale de conservation des documents

Il est nécessaire de conserver les documents administratifs un certain temps, mais la durée n’est pas la même en fonction du type : 

  • 3 ans pour certains documents juridiques, notamment ce qui touche aux assemblées générales, et pour les déclarations d’impôts ;
  • 5 ans pour certains documents sociaux comme les fiches de paie ou les certificats de travail ;
  • 10 ans pour la majorité des documents comptables, commerciaux, bancaires et d’assurance ;
  • 30 ans pour les autres documents juridiques et sociaux ;
  • Sans limite de temps pour les documents concernant les maladies professionnelles et les accidents du travail.

Focus spécifique sur les règles de conservation des factures

Les factures fournisseurs et clients, et tous les autres documents commerciaux comme les contrats, les devis, les bons de commande et de livraison, doivent être gardés pendant 10 ans (pour les contrats, le délai court à partir de la date de fin).

En effet, il faut savoir que les factures sont des documents essentiels puisqu’elles ont plusieurs fonctions : 

  • Juridiques : elles prouvent le transfert de marchandise ;
  • Fiscales et comptables : elles permettent de déduire la charge ou de constater le produit, ainsi que de déduire la TVA ou de la collecter ;
  • Commerciales : elles détaillent certains aspects de la relation commerciale.

Les factures peuvent être conservées en version papier ou numérique avec des conditions à respecter dans un cas comme dans l’autre : 

  • La facture électronique est conservée au moins pendant 3 ans sous ce format ;
  • Il est possible de numériser la facture papier et de la conserver au format digital si : 
    • Elle peut être reproduite à l’identique ;
    • Les ajouts et annotations éventuelles apparaissent ;
    • Elle est authentifiable ;
    • Les règles de contrôle interne d’archivage sont respectées.
  • Les factures électroniques doivent être conservées sur des serveurs établis en France, dans un pays de l’UE ou dans un pays pouvant garantir les mêmes règles.

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La conservation des données personnelles

On l’entend souvent : la data est clé. Qu’il s’agisse d’informations comptables, financières ou sociales, maîtriser l’information, et savoir en tirer parti, est un enjeu pour bon nombre d’entreprises. C’est encore plus vrai pour les données personnelles des prospects et des clients. On entend par là toutes les informations permettant d’identifier une personne. Toutefois, la collecte de ces informations, et leur traitement, sont soumis à des règles bien particulières, dictées par le RGPD (règlement général sur la protection des données). 

En matière de conservation des données, il est ainsi prévu que l’entreprise fixe des durées en rapport avec l’objectif fixé. Il existe trois grands groupes définissant le cycle de vie des données personnelles : 

  • Conservation en base active : les données sont alors facilement accessibles ;
  • Archivage intermédiaire : elles sont consultables de façon ponctuelle ;
  • Archivage définitif, où les données peuvent être anonymisées et uniquement utilisées à des fins statistiques.

La dématérialisation des documents

Il est indéniable que la conservation des documents de manière dématérialisée est aujourd’hui devenue la norme pour beaucoup d’entreprises, ou tout du moins tend à l’être. 

A la clé : 

  • Un gain de place non négligeable et donc des économies en termes de loyer et de charges locatives ;
  • Une diminution des risques de perte de données (incendie, inondation) ;
  • Un gain de temps pour chercher des documents et trouver ce que l’on souhaite, souvent grâce à un moteur de recherche, avec la possibilité de taper des mots clés ;
  • Une consommation moins importante de papiers, et donc un impact environnemental moindre

Toutefois, il faut le faire dans les règles de l’art : la conservation des données sur des serveurs sécurisés est nécessaire, afin de réduire les risques de piratage. Les informations peuvent par exemple être chiffrées grâce à un algorithme. L’utilisation de comptes utilisateurs personnels, avec un mot de passe compliqué, unique et changé régulièrement est également important. Enfin, les serveurs doivent faire l’objet de sauvegardes régulières. 

A noter qu’il existe plusieurs stades de dématérialisation qui vont du simple coffre-fort électronique au logiciel GED (gestion documentaire).

L’organisation des archives

L’entreprise doit être en mesure de retrouver facilement et rapidement ses archives, notamment pour être prête à temps en cas de contrôle fiscal. Elle doit donc opter pour la méthode de classement qui semble la plus adaptée à ses besoins : 

  • Par nature de documents ;
  • Par date ;
  • Par client ;

A noter qu’il est possible de combiner plusieurs axes de recherche, notamment pour les documents sous format numérique. Toutefois, il est essentiel pour cela d’avoir saisi initialement les bonnes données.

Le Z de caisse et l’historique de vente

z de caisseToujours en matière d’archivage des données, les commerçants ont généralement deux états sous la main qui leur permettent d’historiser leurs données.

Le premier est le Z de caisse, un ticket édité à partir du logiciel de caisse, qui totalise les ventes de la journée. Y sont présents un certain nombre d’informations d’ordre général (date d’édition, nom du responsable de caisse, horaires d’utilisation de la caisse…) ainsi que comptables (chiffre d’affaires réalisé, sommes encaissées et décaissées…). Il doit donc être saisi afin de comptabiliser les produits mais aussi la TVA collectée. 

L’historique de vente regroupe quant à lui toutes les informations provenant des achats des clients (produits achetés, panier moyen, récurrence d’achat…). Son exploitation est nécessaire afin d’obtenir des statistiques générales mais également pour personnaliser au mieux l’expérience client, proposer des offres ciblées et fournir la réponse la mieux adaptée en cas de réclamation du client.

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