La caisse enregistreuse est un outil présent chez bon nombre de commerçants. Elle permet de saisir les produits achetés par les clients et d’éditer un ticket de caisse grâce à une imprimante qui est connectée à l’appareil. Ce sont là ses fonctionnalités les plus basiques car certains modèles sont bien plus perfectionnés. Quand il veut en faire l’acquisition, le commerçant doit donc s’interroger sur ses besoins, afin de choisir une caisse adaptée à son activité, d’autant plus que l’offre est importante en la matière. Une seule contrainte est à prendre en compte : la certification de la caisse.

Comment fonctionne une caisse enregistreuse ?

Caisse enregistreuse

La caisse enregistreuse permet, lors du passage en caisse, d’additionner tous les produits vendus, de calculer le montant total à payer, de saisir le règlement et de rendre la monnaie en cas de paiement en espèces. Elle peut également être connectée avec tout un tas d’autres appareils pour gagner en agilité (lecteur de code-barres, monnayeur, afficheur supplémentaire…).

Interfacée avec un logiciel de caisse, ses fonctionnalités vont bien au-delà de celles mentionnées ci-dessus, pour devenir un véritable outil de gestion au service du commerçant et permettre de : 

  • Connaître le stock disponible en temps réel ;
  • Fidéliser les clients (création d’un fichier client, mise en place d’actions de fidélisation…) ;
  • Obtenir des statistiques de vente ;
  • Déverser les informations en comptabilité ;
  • Gérer les flux logistiques : livraison directe aux clients, commande de réassort automatique auprès des fournisseurs…

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Obligatoire ou pas ?

Rien n’oblige les commerçants à avoir une caisse enregistreuse : il n’existe aucune obligation légale à ce niveau. En revanche, en pratique, l’utilisation d’une caisse enregistreuse se révèle extrêmement utile, notamment quand le volume de transactions devient élevé. Si le commerçant décide d’en avoir une, il doit obligatoirement en choisir une certifiée. Plus précisément, l’obligation d’avoir une caisse certifiée s’applique aux commerçants soumis à TVA, qui effectuent des ventes auprès de particuliers, et qui utilisent un système de caisse afin d’enregistrer leurs achats. Il s’agit d’une mesure applicable depuis le 1er janvier 2018.

 

L’obligation de choisir une caisse enregistreuse certifiée

La caisse enregistreuse doit répondre à 4 critères bien précis : 

  • L’inaltérabilité : il est impossible de modifier les données d’origine ;
  • La conservation : les données doivent être conservées pendant 6 ans, avec des clôtures périodiques à réaliser ;
  • La sécurité : les informations doivent être sécurisées, sur des serveurs fiables, accessibles avec un identifiant et un mot de passe ;
  • L’archivage : il doit être réalisé au maximum une fois par an.

 

NF525 ou auto-certification

Il existe deux façons de certifier une caisse enregistreuse : par auto-certification, c’est-à-dire attestation délivrée directement par l’éditeur, ou en passant par un organisme indépendant. Deux organismes sont habilités à certifier les caisses enregistreuses : l’AFNOR qui délivre la norme NF525 ou le laboratoire national de métrologie et d’essais (LNE). 

Ces différentes méthodes ont la même valeur aux yeux de l’administration fiscale.

 

Un moyen de lutter contre les fraudes

La caisse certifiée permet de lutter contre les fraudes à la TVA et à l’impôt sur les sociétés ou sur le revenu. En effet, en l’absence d’une telle caisse, certains commerçants mal intentionnés pourraient être tentés de ne pas déclarer des ventes. De quoi parle-t-on exactement ?

Les entreprises qui ne sont pas en franchise de TVA doivent déclarer la TVA collectée (moins la TVA déductible) périodiquement à l’administration fiscale. En omettant intentionnellement de déclarer des ventes (en les supprimant du logiciel de caisse par exemple), elles minorent le montant à réserver à l’État. 

De même, tous les ans, elles doivent déclarer l’impôt sur les bénéfices (produits – charges). Là encore, en supprimant des ventes réalisées, elles baissent leurs bénéfices et donc l’impôt qu’elles doivent reverser à l’État. 

 

Les risques 

Si l’entreprise ne respecte pas cette obligation de disposer d’une caisse certifiée, elle risque une amende de 7 500€ et doit obligatoirement se mettre en conformité dans les 60 jours. En cas de présentation d’un faux certificat, l’entreprise encourt également le paiement d’une amende de 45 000€, et une peine de prison de 3 ans pour son représentant légal.

Enfin, cerise sur le gâteau, en cas de redressement fiscal, si des anomalies sont détectées dans la comptabilité et/ou les déclarations fiscales, des pénalités s’ajoutent : 

  • Si l’entreprise est de bonne foi : 10% de pénalités ;
  • Si elle est de mauvaise foi : 40% de pénalités ;
  • Si elle est manifestement en situation de fraude : 80%.

A cela s’ajoutent des intérêts de retard de 0,2% par mois de retard. 

Quels sont les modèles de caisse enregistreuse existants ?

Il existe deux types de caisse enregistreuse : 

  • La caisse numérique, qui se contente des fonctions de base évoquées ci-dessus ;
  • La caisse alphanumérique, qui est bien plus évoluée, avec la possibilité d’appliquer des codes promotionnels, de créer des comptes utilisateurs, de sélectionner un mode de paiement…

De plus, on trouve aussi différents formats de caisses enregistreuses : 

  • Intégré : l’unité centrale est alors reliée à différents périphériques, sans qu’il ne soit possible de les séparer ;
  • Modulaire : les différents périphériques peuvent être reliés à la caisse « à la carte » ;
  • Semi-intégré : c’est un mélange des deux formats précédents.

Enfin, des différences existent aussi au niveau de l’ergonomie, avec des modèles à clavier et d’autres tactiles.

Comment choisir sa caisse enregistreuse ?

Il est important de connaître avec précision ses besoins et ses contraintes afin de savoir quelle caisse choisir. Les principaux critères de choix sont les suivants : 

  • Le budget ;
  • Le volume de transaction ;
  • Le panier moyen ;
  • Le nombre de références présentes en boutique ;
  • Le nombre de caisses en magasin ;
  • Le turn-over de la boutique, nécessitant par exemple de disposer d’outils simples à prendre en main ;
  • Les modes de règlement acceptés…

En tout état de cause, il est essentiel d’en choisir une qui convienne parfaitement au secteur d’activité et qui prenne en compte ses spécificités.

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