Logiciel de caisse 

Afin de performer votre croissance et optimiser le développement de votre boutique, vous devez l’équiper du logiciel de caisse enregistreuse le plus adapté à votre activité. En effet, s’il n’est pas obligatoire d’être équipé de cet outil, force est de reconnaître qu’il simplifie grandement le suivi de votre point de vente, de ses stocks, de vos finances… 

Si vous décidez d’acquérir un logiciel de caisse enregistreuse, sachez que la loi exige désormais que ce type d’équipement soit certifié afin d’éviter toute fraude. Que votre caisse soit numérique ou alphanumérique, un TPV ou autre, découvrez avec Fastmag pourquoi et comment choisir votre futur assistant personnel dans la gestion quotidienne de votre commerce. 

​Un logiciel pour caisse est un système informatique, gratuit ou payant, qui enregistre extra-comptablement tous les paiements relatifs aux ventes et prestations de services d’un commerçant ou professionnel. Les données mémorisées, qui ne génèrent pas nécessairement d’écritures comptables, sont intimement liées de façon directe ou indirecte à une transaction sur une vente ou une prestation de service.

S’équiper d’un logiciel de caisse n’est pas une obligation légale. Une simple calculatrice peut suffire pour gérer les différents encaissements. Cependant, au regard des rotations de stock nécessaires pour performer sa trésorerie, mais aussi de l’ensemble des tâches quotidiennes pour gérer au mieux son point de vente, on s’aperçoit très vite des limites d’une telle méthode de travail. L’usage d’un logiciel pour caisse enregistreuse prend alors tout son sens. Il évite notamment tout risque d’erreur et permet d’obtenir des états et des analyses de ventes pertinentes. Vous adaptez au mieux votre offre.

Un logiciel de caisse pour une bonne gestion de ses encaissements

Grâce à l’usage d’un logiciel de caisse, il vous est possible de gérer facilement tous les aspects d’un encaissement :

• encaissement simple et rapide d’une vente en boutique ;
• édition du ticket de caisse comprenant les obligations légales (date, coordonnées de l’entité, RCS, désignation du ou des produits/services, quantité, prix TTC, numérotation…) ;
• affichage du rendu monnaie en cas de paiement en espèces ;
• prise en charge des différents moyens de paiement (chèque, carte bancaire, tickets restaurant…).

Ainsi, le logiciel vous favorise le dispatching automatique de l’ensemble de vos encaissements en fonction des modes de paiement, comptes clients… Vous pouvez également éditer des récapitulatifs essentiels pour vos analyses statistiques, réalisées de façon journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle.

Les fonctionnalités indispensables au logiciel de caisse

Outre ces fonctionnalités de base, un bon logiciel de caisse doit proposer des fonctions supplémentaires afin d’optimiser la gestion de son point de vente et de sa clientèle. Il se doit donc de proposer :

• la gestion CRM (bons d’achat, mails ou SMS publicitaires, service client…) ;
• un aperçu des chiffres d’affaires par client et par vendeur par canaux de vente ;
• une gestion par utilisateur avec niveau d’accès différencié (manager, vendeur…)
• la gestion de vos stocks (les logiciels les plus poussés pouvant procéder au déclenchement de commande dès l’atteinte du stock de sécurité) ;
• la gestion de vos commandes et des fournisseurs ;
• une saisie comptable automatisée.

Un logiciel de caisse permet donc non seulement d’améliorer votre visibilité sur votre CA et vos stocks, mais il améliore surtout l’expérience client. En effet, grâce aux différents programmes de fidélité qu’il est possible d’y intégrer, vous augmentez de façon significative les échanges avec votre clientèle, de manière à lui permettre d’évoluer sans contrainte de votre plateforme web à votre boutique en ligne, par exemple. Cela est d’autant plus vrai qu’aujourd’hui que la frontière entre on et off line n’existe plus. 

Votre logiciel doit donc :

• permettre la convergence des deux, 
• effacer les contraintes polluant le parcours d’achat, comme une mauvaise gestion des stocks, 
• simplifier et fluidifier son parcours d’achat en rendant vos équipes plus disponibles.

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Comme pour tout support dématérialisé, vous avez aujourd’hui le choix entre une diversité de solutions pour votre caisse. Chacune peut être payante, gratuite ou libre.

Les logiciels gratuits

À première vue, ils sont particulièrement intéressants puisqu’il suffit de les télécharger pour les utiliser à l’envi. Cependant, si leur usage est libre, vous constaterez rapidement qu’ils présentent plusieurs gros inconvénients :

• outil non adapté à votre activité
• fonctionnalités très limitées
• impossibilité de la coupler avec votre TPE, par exemple
• manque d’ergonomie,
• etc.

Si ce type de logiciel peut convenir à une activité où les ventes sont très restreintes, il est impossible d’envisager cette solution sur le long terme quand on souhaite développer sa croissance.

Les logiciels libres

Ces logiciels peuvent se présenter sous deux formes :

1. Libre et gratuit

Comme précédemment, vous pouvez télécharger le logiciel librement, mais également le redistribuer, voire le revendre. Vous pouvez également, si vous avez des connaissances de développeur, le modifier comme bon vous semble, y compris son code source.

Vous l’aurez compris, ces types de logiciels peuvent présenter les mêmes inconvénients que les logiciels gratuits si vous n’avez aucune connaissance en codage, ce qui est le cas de la plupart des commerçants utilisant des logiciels de caisse.

Et, quand bien même il vous serait possible de changer ses codes et de le personnaliser, vous ne pouvez pas bénéficier des mises à jour sans risquer d’écraser vos modifications.

2. Libre et payant

Le logiciel se télécharge après paiement de la version. Si vous êtes expert en codage, vous pourrez modifier librement le code de votre outil pour le personnaliser. Mais, il ne vous est pas permis de revendre votre version améliorée. Par ailleurs, comme dans les autres formules, le soutien de la communauté utilisant cet open source ne permet pas toujours de régler les problèmes rencontrés ni de parvenir au niveau de personnalisation souhaité.

Par ailleurs, ce type de logiciel est particulièrement énergivore pour un résultat qui n’est pas forcément à la hauteur de vos attentes.

Les logiciels de caisse payants

Les logiciels de caisse payants, comme ceux proposés par Fastmag, ont l’avantage de vous être livrés clé en main. Il n’y a aucune connaissance en informatique à avoir ou à acquérir pour l’utiliser. Simples et ergonomiques, les fonctionnalités proposées couvrent toute la chaîne de valeur de la gestion d’un point de vente. De plus, elles peuvent être personnalisées en fonction de vos besoins et du profil de votre business.

La création de valeur pour votre activité créée par un logiciel payant est bien plus appréciable à court, moyen et long terme qu’un logiciel gratuit ou libre. Non énergivore et intuitif, son coût est amorti dès les premiers d’utilisation.

Dans tous les cas, quel que soit votre choix de logiciel de caisse, ce dernier se doit impérativement de répondre à la réglementation en vigueur. En effet, si un logiciel de caisse n’est pas une obligation légale, il est obligatoire que votre outil soit certifié et réponde à la norme NF 525 dès lors que vous en utilisez un.

En fonction de votre usage et de votre budget, vous pourrez choisir entre différents types et modèles de caisses enregistreuses.

1. Les caisses numériques

Les caisses enregistreuses numériques n’offrent pas la possibilité de programmer des libellés, car elles fonctionnent à la façon de calculatrices améliorées.

2. Les caisses alphanumériques

Généralement divisées en trois zones, les modèles de caisses enregistreuses alphanumériques basiques permettent de :

Les caisses enregistreuses alphanumériques intelligentes proposent des fonctionnalités plus élaborées. Parmi elles, on retrouve les TPV, les caisses tactiles, les tablettes.

Les terminaux de point de vente

Les terminaux de point de vente (TPV) sont plus performants que les deux précédents. Ils font partie de la famille des caisses enregistreuses intelligentes, car ils sont généralement équipés de logiciels et d’outils permettant de maximiser votre productivité et votre temps au quotidien.

Les caisses tactiles

Particulièrement performantes, les caisses tactiles sont assez répandues en raison de leur ergonomie et de leur simplicité d’utilisation. Leur prise en main ergonomique et intuitive est recherchée dans les métiers de la restauration et de tout autre business où la rapidité du service et du paiement est au cœur de l’expérience client. De plus, si leur prix a longtemps été un frein, elles sont aujourd’hui assez accessibles.

Les tablettes

La tablette est également un modèle de caisse enregistreuse assez plébiscité, notamment dans le domaine de la restauration. Simples d’utilisation et peu onéreuses, les tablettes tactiles peuvent en effet être configurées en quelques clics et s’utiliser en TPV ou de façon connectée avec un tiroir-caisse ou une imprimante à ticket de caisse, par exemple.

L’utilisation d’un logiciel de caisse installé sur une caisse enregistreuse nécessite différents périphériques. Selon vos besoins et le poste de caisse dont vous disposez, vous aurez besoin de quelques indispensables à votre activité. Quels que soient les périphériques que vous choisirez, vous disposerez d’un choix assez large parmi une pléthore de variantes adaptées à tous les besoins. 

Imprimantes à tickets

L’imprimante à tickets de caisse peut intégrer différents éléments comme vos coordonnées, un code barres, un message promotionnel ou d’autres plus spécifiques. Il peut être édité à étiquettes permet d’imprimer vos codes barres, mais également toutes les étiquettes de références produits en stock. Si vous utilisez des douchettes pour réaliser votre inventaire annuel ou périodique, vous pouvez ainsi plus facilement scanner vos références et optimiser votre temps.

TPE (lecteur de carte bancaire)

Le lecteur à carte bancaire peut être fixe ou mobile, selon votre activité. En fonction de votre modèle, il peut être couplé au logiciel afin de disposer d’une comptabilité automatisée.

Lecteur de codes barres

La diversité des lecteurs à code barres est assez grande. Selon votre budget, vous pouvez opter pour un lecteur fixe, sans fil ou à fente.

Tiroir caisse

Le tiroir-caisse doit être compatible avec le système. Selon l’activité, il peut ne pas être nécessaire.

Un afficheur

Les afficheurs clients se déclinent en une diversité de tailles et de couleurs. Il peut être intégré ou non à la caisse enregistreuse. La configuration de votre point caisse et l’espace dont vous disposez guideront votre choix.