Le guide du commerçant

Quelles sont les règles de conservation des factures fournisseurs ?

Les entreprises sont dans l’obligation de conserver certains documents, selon des délais qui varient en fonction de leur nature. En effet, en cas de contrôle de l’administration fiscale mais aussi de litiges avec les tiers, clients, fournisseurs, salariés…ces documents peuvent être demandés et examinés. Sont donc concernées les factures clients et fournisseurs ainsi que la correspondance commerciale (contrats, devis, bons de commande et de livraison) mais aussi les documents sociaux, juridiques, fiscaux et administratifs.

Combien de temps conserver les factures fournisseurs ?

Les factures fournisseurs ainsi que clients doivent être conservées pendant 10 ans

Cette obligation concerne également les autres documents commerciaux, comme les contrats, à partir de leur date de fin, ainsi que les bons de commande et les bons de livraison.

A noter que les factures pro-forma n’ont pas de valeur aux yeux de la loi. Elles sont émises à titre informatif, pour des raisons pratiques (par exemple dans le cadre d’échanges internationaux afin de passer la douane) ou à la demande des clients (par exemple pour obtenir un prêt bancaire pour le financement d’une immobilisation). Elles ne sont donc pas soumises aux mêmes règles concernant ces délais de conservation.

Fastmag Boutique

Choisissez Fastmag Boutique pour gérer votre activité

Fastmag Boutique vous permet de créer votre catalogue produits et vos étiquettes, gérer vos stocks et vos commandes.
En savoir plus

Pourquoi est-il nécessaire de conserver les factures fournisseurs ?

La facture est l’élément indispensable qui atteste d’un achat ou d’une vente. Elle a plusieurs fonctions : 

  • Commerciales : elle détaille certains aspects de la relation commerciale, notamment les délais convenus entre les deux parties, et peut inclure au verso les conditions générales de vente ;
  • Juridiques : elle prouve qu’un transfert de marchandise, et donc de propriété, a bien eu lieu, ou qu’une prestation a été réalisée, donnant naissance à une créance d’un côté et à une dette de l’autre ;
  • Fiscales : elle permet de connaître le montant de TVA collectée/déductible et des produits imposables/charges déductibles dans la détermination du résultat fiscal et de l’impôt à payer. C’est d’ailleurs pour cela que la TVA doit impérativement y figurer, ou, pour les entreprises qui ne sont pas soumises, qu’une mention en ce sens doit y être indiquée ;
  • Comptables : c’est sur cette base que la charge ou le produit est enregistrée en comptabilité et que les documents comptables annuels sont établis.

 

Comment conserver les factures fournisseurs ?

Les factures peuvent être conservées en version papier ou de façon numérique. Toutefois, la conservation sous un format ou un autre est soumise à certaines règles :

  • Une facture en format papier peut être numérisée et conservée de façon électronique si certaines conditions sont respectées : possibilité de reproduire la facture à l’identique, respect d’un niveau de sécurité minimum permettant de l’authentifier, les éventuels ajouts et annotations doivent apparaître et enfin l’archivage doit respecter des règles de contrôle interne définies par l’entreprise ;
  • La facture électronique doit être conservée sous ce format pendant au moins 3 ans ;
  • La conservation numérique doit l’être sur des serveurs établis en France, dans un pays de l’Union européenne, ou dans un pays garantissant des règles similaires. Si la conservation a lieu hors de France, l’entreprise doit le déclarer à l’administration fiscale.

Bien entendu, pour des raisons pratiques et économiques, mieux vaut archiver les factures de façon électronique. A la clé : un gain de place et en temps (grâce à un moteur de recherche, la facture est facilement retrouvée en tapant les bons mots-clés). En cas de contrôle fiscal, elle est rapidement transmise au contrôleur.

Une question ?
Nos experts peuvent vous aider

Les données demandées dans ce formulaire sont indispensables à Fastmag pour traiter votre demande et vous adresser du contenu pertinent sur ses produits et services. Vous trouverez plus d’informations sur le traitement de vos données et sur vos droits dans notre politique de protection des données

En résumé

 

  • La facture est un élément comptable indispensable ;
  • Elle a également une fonction juridique, fiscale et commerciale ;
  • Elle doit être conservée pendant 10 ans ;
  • Elle peut être archivée de façon numérique ou en format papier mais, dans un cas comme dans l’autre, des règles doivent être respectées.

Parcourez les autres articles sur l’archivage et l’historisation

Aucun résultat

La page demandée est introuvable. Essayez d'affiner votre recherche ou utilisez le panneau de navigation ci-dessus pour localiser l'article.