Quelles sont les règles de conservation des factures fournisseurs ?

Cette obligation concerne également les autres documents commerciaux, comme les contrats, à partir de leur date de fin, ainsi que les bons de commande et les bons de livraison.

A noter que les factures pro-forma n’ont pas de valeur aux yeux de la loi. Elles sont émises à titre informatif, pour des raisons pratiques (par exemple dans le cadre d’échanges internationaux afin de passer la douane) ou à la demande des clients (par exemple pour obtenir un prêt bancaire pour le financement d’une immobilisation). Elles ne sont donc pas soumises aux mêmes règles concernant ces délais de conservation.

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• Commerciales : elle détaille certains aspects de la relation commerciale, notamment les délais convenus entre les deux parties, et peut inclure au verso les conditions générales de vente ;
• Juridiques : elle prouve qu’un transfert de marchandise, et donc de propriété, a bien eu lieu, ou qu’une prestation a été réalisée, donnant naissance à une créance d’un côté et à une dette de l’autre ;
• Fiscales : elle permet de connaître le montant de TVA collectée/déductible et des produits imposables/charges déductibles dans la détermination du résultat fiscal et de l’impôt à payer. C’est d’ailleurs pour cela que la TVA doit impérativement y figurer, ou, pour les entreprises qui ne sont pas soumises, qu’une mention en ce sens doit y être indiquée ;
• Comptables : c’est sur cette base que la charge ou le produit est enregistrée en comptabilité et que les documents comptables annuels sont établis.

Les factures peuvent être conservées en

• Une facture en format papier peut être numérisée et conservée de façon électronique si certaines conditions sont respectées : possibilité de reproduire la facture à l’identique, respect d’un niveau de sécurité minimum permettant de l’authentifier, les éventuels ajouts et annotations doivent apparaître et enfin l’archivage doit respecter des règles de contrôle interne définies par l’entreprise ;
• La facture électronique doit être conservée sous ce format pendant au moins 3 ans ;
• La conservation numérique doit l’être sur des serveurs établis en France, dans un pays de l’Union européenne, ou dans un pays garantissant des règles similaires. Si la conservation a lieu hors de France, l’entreprise doit le déclarer à l’administration fiscale.

Bien entendu, pour des raisons pratiques et économiques, mieux vaut archiver les factures de façon électronique. A la clé : un gain de place et en temps (grâce à un moteur de recherche, la facture est facilement retrouvée en tapant les bons mots-clés). En cas de contrôle fiscal, elle est rapidement transmise au contrôleur.