Logiciel de caisse, obligatoire pour qui ?

Le logiciel de caisse est un véritable outil pour aider le chef d’entreprise à piloter sa société. Il fait gagner du temps et réduit de beaucoup le risque d’erreurs. Toutefois, toutes les entreprises n’ont pas intérêt à investir dans un tel logiciel. Seules celles qui sont amenées à recevoir des règlements de clients doivent se doter de cet outil. Mais alors, le logiciel de caisse, obligatoire pour qui ?

La réponse est simple : personne. Il n’existe aucune obligation de s’équiper d’un logiciel de caisse pour les commerçants. En revanche, plusieurs obligations liées à la caisse doivent être respectées :

• Avoir un logiciel certifié anti-fraude si on est amené à en utiliser un ;
• Tenir un journal de caisse en cas de transactions en espèces.

Si vous utilisez un logiciel de caisse et que vous êtes un commerçant assujetti à la TVA qui vend à des particuliers, vous avez donc l’obligation de choisir un logiciel de caisse certifié.

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Ce qui est obligatoire, quand on utilise un logiciel de caisse, c’est qu’il respecte la norme relative à la lutte contre la fraude fiscale. Les logiciels de caisse doivent ainsi respecter quatre critères :

• Inaltérabilité ;
• Sécurité ;
• Sauvegarde des données​ ;
• Archives.

Ainsi, toutes les données d’origine et les modifications apportées sont conservées dans le logiciel sans possibilité de les supprimer. Les données doivent être conservées et archivées pendant 6 ans.

De cette façon, il n’y a plus aucune fraude possible face à l’administration fiscale. Le logiciel de caisse permet d’apporter une preuve inaltérable de chacune des transactions qui ont été effectuées dans la boutique ou dans le magasin : les ventes, les achats, etc.

Pour qu’un logiciel de caisse soit certifié, il doit être validé par une attestation individuelle de l’éditeur ou par un organisme accrédité.

Les commerçants, c’est-à-dire les personnes vendant au détail, ont l’obligation de tenir un journal de caisse dès lors qu’ils réalisent des ventes en espèces. Le journal de caisse, aussi appelé livre de caisse, recense les entrées et les sorties d’argent en espèces. Les entrées correspondent aux encaissements. Les sorties sont les avoirs, les remboursements, les dépôts d’espèces en banque et éventuellement le paiement en espèces des fournisseurs. L’enregistrement des transactions doit se faire de façon chronologique et chaque opération doit préciser :

• La date ;
• Le numéro de pièce ;
• La description de la transaction ;
• Le montant TTC, HT et de TVA ;

Le solde doit forcément être positif. Il doit être calculé à chaque fin de journée et comparé au solde en caisse. En cas de différence, on parle d’erreur de caisse.

Le journal de caisse peut être un document écrit ou informatisé via le logiciel de caisse. Il n’est pas possible de le tenir sous Excel ou sous tout autre logiciel ou version papier qui permettrait de supprimer des données ou de les modifier ultérieurement. 

Il est obligatoire de garder une trace de ses ventes et de remettre au client une note quand le montant de la vente est supérieur à 25 €. En cas d’absence d’un logiciel de caisse, il faut remettre une note rédigée sur un cahier à souche (avec un exemplaire pour le client et un autre à conserver). Il faut non seulement y indiquer le montant de la vente, mais aussi procéder à certains calculs, par exemple additionner les produits achetés, éventuellement y appliquer des baisses de prix en cas de remise, et calculer la TVA collectée. Cette vente doit ensuite être retranscrite manuellement en comptabilité.

On l’a vu, aucune loi n’oblige les commerçants à avoir un logiciel de caisse. En revanche, c’est nécessaire pour bien gérer son activité. Remettre une note manuelle à chaque client est long, fastidieux et source d’erreurs. De même que remplir un journal de caisse à la main. Mais l’intérêt du logiciel ne s’arrête pas là. Management de la relation client, gestion du stock, statistiques de ventes sont autant de fonctionnalités à forte valeur ajoutée qui rendent le logiciel de caisse essentiel.

Le logiciel de caisse offre de nombreux avantages, comme un encaissement simplifié et rapide grâce à l’écran tactile. Il permet également de réaliser un suivi d’activité sans aucune erreur, et la plupart des logiciels proposent une comptabilité automatisée.

Vous pouvez aussi utiliser votre logiciel de caisse pour vous occuper de l’inventaire ou de la gestion des stocks, de manière bien plus rapide que si vous faisiez tout à la main !

Avec un logiciel de caisse, fidélisez vos clients et séduisez vos prospects en les contactant facilement par email ou par SMS. Le logiciel de caisse peut aussi émettre plusieurs documents officiels, comme des devis ou des factures, et les transmettre par voie dématérialisée.

Pour bien choisir votre logiciel de caisse, si vous décidez d’en utiliser un, vous devez vous baser sur plusieurs critères.

Il doit être adapté à votre activité. Cela signifie que nous vous conseillons de choisir un logiciel proposant des fonctionnalités spécifiques, qui correspondent au fonctionnement de votre entreprise. Il peut s’agir de la gestion des stocks, de la gestion des ressources humaines, etc.

Par ailleurs, choisissez votre logiciel de caisse en fonction de la réputation de l’éditeur. N’hésitez pas à demander leur avis auprès des entreprises travaillant dans le même secteur d’activité que vous.

Il faut aussi prendre en compte le prix du logiciel de caisse, sans oublier les mises à jour qu’il faudra régulièrement télécharger afin d’utiliser l’outil de manière optimale.