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Le guide du commerçant – Le logiciel de caisse

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?

Très plébiscités par les professionnels du retail, les logiciels de caisse offrent toujours plus de fonctionnalités pour simplifier votre gestion quotidienne. Découvrez avec Fastmag ce qu’est précisément ce type d’outils ainsi que ses différents usages.

Comment se définit un logiciel de caisse ?

Un logiciel de caisse ou de point de vente — intégré à un ordinateur, un tiroir-caisse et un terminal de paiement — un logiciel de gestion qui permet de manager l’ensemble des encaissements. Il sert de caisse enregistreuse, mais pas uniquement. En effet, selon les modèles, il peut être doté d’un large panel de fonctionnalités connexes à l’ensemble de l’activité d’une boutique : gestion comptable, gestion des stocks, RH…

Pourquoi est-il important d’acquérir un logiciel de caisse ?

S’il n’a pas une obligation légale, un logiciel de caisse s’avère aujourd’hui plus qu’indispensable au regard des flux de stocks à traiter en boutique classique et en e-commerce, et plus particulièrement dans les métiers de la restauration et cafés. Sa simplicité d’utilisation et son ergonomie offrent, en effet, trois avantages essentiels à une bonne gestion.

Une preuve indiscutable

  • L’achat d’un logiciel de caisse n’est en rien une obligation légale. Mais, au regard des exigences de l’administration fiscale pour prouver les ventes, les achats et les dépenses d’une boutique, son acquisition s’avère inéluctable. Grâce aux bandes et brouillards de caisse, le contrôle est ainsi facilité et les preuves indiscutables.

Une gestion optimisée

  • L’utilisation d’un logiciel de caisse évite les erreurs de comptage et de trésorerie. C’est donc un outil particulièrement précieux, notamment pour l’inventaire d’un point de vente.

Un gain de temps indéniable

  • Un logiciel de caisse traite les opérations bien plus vite que si elles étaient effectuées manuellement. En fin de journée, il permet ainsi de ventiler les ventes en fonction de leur moyen de paiement, mais aussi générer un certain nombre de rapports utiles à la comptabilité.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de caisse ?

Un logiciel de caisse peut proposer une diversité de fonctionnalités. Cependant tous permettront :

  • d’effectuer des calculs,
  • d’établir des devis et des factures, 
  • de gérer les encaissements,
  • d’envoyer devis et factures par e-mail.

Ensuite, selon votre métier, il vous est possible de définir des fonctionnalités qui vous seraient utiles pour performer votre gestion. Ainsi, vous pouvez décider d’opter pour des fonctionnalités à forte valeur ajoutée comme la gestion de la relation, des stocks…

Quels sont les points à vérifier avant l’achat d’un logiciel de caisse ?

Depuis 2018, si vous achetez un logiciel de caisse il doit respecter la réglementation en vigueur en matière de :

  • sécurisation des données, 
  • inaltérabilité de celles-ci,
  • conservation,
  • archivage.

Si vous décidez d’en acquérir un, veillez donc à ce que ce dernier :

  • respecte la réglementation en vigueur,
  • propose bien des fonctionnalités créatrices de valeur, 
  • sois adapté à votre activité
  • déclinable sur différents supports (ordinateur, TPV, tablettes…).

En résumé

Un logiciel de caisse est :

    • Un outil de gestion de point de vente,
    • Réglementé par loi en cas d’usage,
    • Personnalisable pour correspondre à votre réalité métier,
    • Adapté à différents formats : TPV, caisses tactiles, tablettes
    • Sécurisé pour l’ensemble de vos données.