À quoi sert l’inventaire en comptabilité ?

L’article L 123-12 du Code de commerce rend obligatoire l’inventaire pour l’ensemble des entreprises des secteurs marchands non agricoles. Ainsi, tous les ans, en date du 31 décembre, des millions d’entreprises procèdent au recensement des produits finis, semi-finis et matières premières qu’elles joignent à leur bilan comptable. En quoi cet inventaire est-il utile ? Quand doit-il être réalisé et quelles sont les clés de l’inventaire comptable ? Fastmag vous dit tout de cette obligation légale.

À la fin de chaque année, au 31 décembre, on procède à l’inventaire comptable de l’entreprise. Cet inventaire répertorie :

Les éléments comptables classiques, comme les biens immobiliers ou mobiliers de l’entreprise, les créances, les dettes…
Les éléments physiquement stockés pour fabriquer (matières premières, par exemple) ainsi que les produits finis et semi-finis

Ainsi, en cas de contrôle fiscal, l’entreprise est à même de prouver l’existence de son patrimoine et qu’elle en est bien la propriétaire. Par ailleurs, en cas de revente, cet inventaire matériel et immatériel participe à sa valorisation globale et donne une grande variété d’indicateurs de performance à ses potentiels acquéreurs. Il est donc essentiel que son inventaire comptable soit parfaitement juste.

Contrôle du stock théorique et du stock physique

Après comptage des éléments physiques, on croise les données récoltées et consignées sur les fiches d’inventaire avec le stock théorique, consigné dans les livres de comptabilité de l’entreprise.
Dans le cadre d’une bonne gestion de stocks, il peut y avoir quelques écarts dus principalement à la démarque connue (casse, invendus à la technologie dépassée…). Cela s’explique.
En cas de mauvaise tenue des stocks ou de vol, l’entreprise peut être amenée à constater des écarts qui peuvent être très importants. Il convient alors de repenser sa gestion des stocks, sans doute en l’informatisant et en faisant plus régulièrement des inventaires durant l’exercice comptable. En effet, des écarts répétés sont des indicateurs négatifs qui peuvent la pénaliser à moyen et long terme.

Choisissez les logiciels Fastmag pour gérer vos inventaires et votre comptabilité

Pour gérer au mieux vos inventaires et votre comptabilité, Fastmag vous propose des logiciels de caisse et de gestion comptable et des lecteurs de codes-barres. En savoir plus

Les travaux d’inventaire comptable suivent une méthode qui ne diffère quasiment pas d’une entreprise à une autre. Ils se caractérisent par la succession de cinq phases : la préparation des travaux d’inventaire, la réalisation d’un inventaire matériel, la valorisation de l’inventaire, l’ajustement des différents postes comptables et la comptabilisation des différents impôts.

Bien préparer la fin d’exercice et ses travaux d’inventaire

Avant même l’arrivée de la fin de l’exercice comptable, l’entreprise doit correctement préparer ses travaux d’inventaire comptables, également connus sous le nom de travaux de clôture de l’exercice. Cela consiste à saisir l’ensemble des pièces justificatives de l’exercice comptable :

• factures d’achat,
• factures de ventes,
• comptabilisation des charges de personnel,
• comptabilisation des déclarations de T.V.A.

Il est également essentiel d’éditer une balance comptable provisoire avant l’inventaire physique afin de pouvoir l’annoter durant les travaux de révision qui commencent par le rapprochement des montants présents sur les balances auxiliaires et grands-livres auxiliaires (clients et fournisseurs) avec ceux présents sur la balance générale (compte 411 et 401).
Ces contrôles faits, on finit le lettrage des comptes de tiers clients et fournisseurs. Puis, on procède à une « prérévision ».

Réaliser son inventaire matériel

Comme nous l’avons déjà vu, l’inventaire matériel comptable s’attache à contrôler l’existence des éléments d’actifs et de passifs de l’entreprise.

Immobilisations

L’inventaire des immobilisations permet d’identifier les biens sortis du patrimoine de l’entreprise à la suite d’une cession ou d’une mise au rebut. Il génère des écritures de sorties d’immobilisations et une comptabilisation des dotations aux amortissements ;

Comptes de trésorerie, clients et fournisseurs

On procède à la vérification des comptes, notamment de certains soldes de comptes de tiers (clients et fournisseurs).

Soldes bancaires

Un rapprochement bancaire est toujours nécessaire, particulièrement si le solde du dernier relevé ne coïncide pas avec celui du compte « Banque » en comptabilité.

Évaluer la valeur d’inventaire

Généralement réalisée par ou avec le concours d’un expert-comptable, cette étape consiste à évaluer la valeur d’inventaire pour la comparer à la valeur comptable des éléments de l’entreprise. Il s’agit des stocks, des immobilisations qui peuvent également être dépréciées, les créances clients difficilement recouvrables, voire impossibles à recouvrir. La valeur d’inventaire peut également intégrer des provisions faites en vue de différentes opérations (procès, garanties, pénalités…).
Tous ces éléments sont estimés à la date de clôture de l’inventaire, le 31 décembre.

Ajuster les postes comptables et le compte de résultat

On y contrôle la séparation nette opérée entre les exercices. En effet, les charges et les produits qui sont portés dans le compte de résultat d’un exercice doivent être en rapport à ce dernier. On distingue donc :

• Les produits et les charges de l’exercice comptable en cours, mais courant au-delà de ce dernier (dits constatés d’avance)
• Les produits et les charges de l’exercice comptable suivant, mais concernant celui en cours (factures à établir ou non parvenues, par exemple).

Par ailleurs, il est aussi nécessaire d’ajuster les créances et dettes en devise, de provisionner les charges sociales et congés payés de ses salariés…

Toutes ces écritures sont nommées écritures comptables de régularisation.

Comptabiliser les différents impôts

Grâce à la saisie des écritures d’inventaire, l’entreprise est à même d’évaluer et provisionner certains impôts comme la TVA, la Contribution sur la Valeur ajoutée des Entreprises (CVAE), la taxe sur les véhicules de tourisme (TVS), etc.

À la fin des cinq étapes, l’entreprise dispose d’une balance définitive qui peut être éditée en vue de l’établissement des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe).

Il n’existe pas de contrainte du législateur pour les dates d’inventaire. L’organisation de ce dernier est laissée à la libre volonté des entreprises. Ainsi, selon leurs rotations de stocks et leur volume, elles peuvent choisir entre quatre méthodes.

Les inventaires partiels et réguliers

Si une logiciel ERP, il lui est possible de procéder à des inventaires réguliers dits permanent ou tournant.

Inventaire permanent

L’inventaire permanent permet de recenser tous les produits qu’elle fabrique ou qu’elle achète au moment même de leur production ou de leur acquisition. Les stocks sont continuellement mis à jour grâce au logiciel ERP. Les écarts de stock sont donc nuls et l’entreprise gagne en agilité grâce à sa gestion SMART des flux.

Inventaire tournant

L’inventaire tournant nécessite la mise en place d’inventaires périodiques. Ainsi, le comptage est lissé dans le temps, sachant qu’au 31 décembre tout doit être compté. Selon les rotations d’articles, une classification est opérée pour compter ces derniers mensuellement, trimestriellement ou une fois dans l’année.

Les inventaires de fin d’année

Si une entreprise dispose de peu de stocks ou si des inventaires réguliers sont un frein à son activité, il est peut-être plus judicieux d’opter pour un inventaire annuel ou intermittent.

Inventaire annuel

L’inventaire annuel est réalisé le 31 décembre et nécessite l’arrêt de toute entrée ou sortie dans les stocks. À cette occasion, on compte l’ensemble des produits finis, semi-finis, matières premières…

Inventaire intermittent

L’inventaire intermittent consiste à considérer comme une charge comptable toutes les marchandises stockées durant l’année. À la fin de l’exercice, tout est passé dans le compte stock.

Nous l’avons vu, l’inventaire physique joue un rôle d’importance dans l’inventaire comptable d’une entreprise. Le défaut d’inventaire physique ne permet pas de clôturer les comptes d’une entreprise. De fait, ils ne peuvent être déposés au Tribunal de commerce. Aussi, comme précisé par l’article L241-4 du Code du commerce, tout défaut d’inventaire physique est puni d’une amende 9000 euros.