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Comment certifier un logiciel de caisse ?

Depuis le 1er janvier 2018, il est obligatoire pour les commerçants soumis à TVA, qui enregistrent des paiements en espèces de leurs clients particuliers (et non professionnels) d’utiliser un logiciel de caisse certifié. Il existe deux façons de certifier un logiciel de caisse : en passant par un organisme accrédité ou en recevant un certificat délivré par l’éditeur. On parle alors d’auto-certification.

Les organismes accrédités

Deux organismes disposent d’une accréditation de la COFRAC, l’instance nationale d’accréditation, et peuvent certifier les logiciels de caisse :

  • L’AFNOR avec le référentiel NF525 ;
  • Le laboratoire national de métrologie et d’essais (LNE) avec le référentiel de certification des systèmes de caisse.

Les organismes réalisent alors un audit très strict du logiciel de caisse en examinant tous les points de contrôle du référentiel.

Cette certification par un organisme indépendant n’est pas obligatoire et un certificat de l’éditeur suffit.

A noter que l’administration fiscale ne délivre pas de certificats de conformité.

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L’auto-certification

Les logiciels de caisse peuvent être directement certifiés par l’éditeur. Dans ce cas, il fournira sur demande à chacun de ses clients une attestation individuelle. Le document transmis est alors conforme au modèle fixé par l’administration. L’attestation doit être en français ou, si elle est en langue étrangère, elle doit être accompagnée d’une traduction en français. Elle atteste que toutes les versions des logiciels de caisse ont été mises en conformité avec la loi (chaque nouvelle version demande une nouvelle certification). 

Les critères à satisfaire afin que le logiciel soit certifié 

caisse​Les caisses certifiées antifraude doivent respecter 4 critères : inaltérabilité, sécurité, conservation et archivage.

Ainsi, ils ne permettent pas d’occulter des ventes. Elles sont toutes mentionnées dans le logiciel sans possibilité d’en supprimer aucune. L’intérêt est double pour l’administration fiscale : que les entreprises déclarent l’intégralité de la TVA collectée sur les ventes ainsi que tout le chiffre d’affaires réalisé (c’est-à-dire tout l’impôt sur les bénéfices).

Toutes les données, y compris les calculs, sont conservées et archivées dans le système pendant 6 ans sans possibilité de supprimer les informations d’origine et les modifications apportées. De plus, il n’est pas possible de modifier un ticket et son règlement. La mention duplicata est indiquée en cas de réimpression d’un ticket. Enfin, des clôtures périodiques (journalières, mensuelles et annuelles) doivent être réalisées. 

Les risques en cas de non-conformité

Si le logiciel de caisse n’est pas conforme aux règles antifraudes, ou si un aucun certificat ne peut être transmis à l’administration fiscale, l’entreprise encourt une amende de 7 500€. Elle dispose d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité sinon l’amende peut être réitérée.

Les entreprises concernées

Il est à noter que le logiciel de caisse ne concerne que les entreprises assujetties à TVA qui vendent des produits ou des prestations à des particuliers et qui sont amenées à encaisser des espèces. Ne sont donc pas concernées les entreprises vendant à des professionnels (B to B) et les entreprises non assujetties à la TVA comme les auto-entrepreneurs en franchise ou les professions médicales.

En résumé :

    • Il existe deux façons de certifier un logiciel de caisse : par auto-certification de l’éditeur ou par un organisme accrédité.
    • Si l’entreprise ne peut pas présenter un certificat à l’administration fiscale, ou utilise un logiciel de caisse non conforme, elle encourt une amende de 7 500€ ;
    • Les logiciels de caisse certifiés doivent respecter quatre critères : sécurité, inaltérabilité, archivage et conservation.