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Souvent oubliés par les vendeurs pour diverses raisons, la mise à jour ou l’ajout de compléments d’information sur le fichier client est préjudiciable à votre entreprise. Pour gagner en connaissance fine de votre clientèle, il est donc essentiel de les inciter et de les aider à compléter vos fiches client. Fastmag vous livre ses conseils pour enrichir efficacement vos données client. Vous pourrez commencer dès maintenant à optimiser votre fichier client grâce à notre modèle de fiche !

Comment inciter ses vendeurs à compléter ses fiches client ?
Vos vendeurs sont en contact direct avec vos clients. A ce titre, ils jouent un rôle essentiel dans le succès de votre entreprise, notamment lorsqu’il s’agit de valoriser l’un de vos premiers assets, votre fichier, grâce à l’actualisation en continu de votre base de données. Pour les inciter à les compléter, il vous suffit de les motiver.
Qu’est-ce qu’une fiche client ?
Tout d’abord, il est important de définir ce qu’est une fiche client, avant d’aider vos vendeurs à les compléter. Notons que toute entreprise se doit de disposer d’un fichier client détaillé et à jour, car c’est un document précieux et indispensable en ce qui concerne sa contribution au développement de celui ci.
Le fichier client contient une liste de d’information concernant votre clientèle actuelle et vos prospects. Ces informations sont notamment : nom, adresse, numéro de téléphone, et historique d’achat. C’est en d’autre terme la base de données clients qui servira à l’analyse pour permettre à une entreprise de connaître les comportements de ses clients et mettre en place une stratégie commerciale en fonction.
Quelles sont donc les actions à mettre en place pour aider les vendeurs à mieux compléter ces fiches clients ?
Inciter par la communication
Une sensibilisation devra être faite par votre entreprise à vos vendeurs sur la nécessité de créer un fichier client dès le premier contact avec les clients ou les prospects, afin de mettre à jour la base de données.
Il est essentiel de communiquer sur l’importance du fichier client et d’écouter vos collaborateurs. En effet, la prise en compte de leurs retours et remarques se révèle particulièrement pertinente car ces derniers viennent de leur expérience terrain. Cette attention vous permettra éventuellement de modifier le paramétrage de votre fichier client pour simplifier la collecte des données, par exemple.
Proposer un service additionnel pour récupérer des informations
Le ticket de caisse dématérialisé est par exemple un bon outil pour récolter les adresses e-mail de vos clients (et d’autres informations), tout en répondant à la réglementation en vigueur pour votre entreprise. Vous pouvez également proposer à votre clientèle la dématérialisation des factures et des devis pour les prospects.
Inciter par la responsabilisation
Déléguer la responsabilité du fichier client, un asset de l’entreprise, à un collaborateur est signe d’une grande confiance. Le collaborateur se sent alors investi d’une mission qu’il sait importante et aura à cœur de la remplir avec rigueur, notamment pour la réussite de la boutique.
Inciter par la valorisation
Communiquer et valoriser ne suffisent pas pour impliquer sur le long terme vos collaborateurs. La reconnaissance d’une tenue rigoureuse d’un fichier client est également une des clés pour disposer d’un fichier parfaitement tenu et mis à jour. Il est donc important d’être bienveillant et de féliciter les collaborateurs qui prennent un soin particulier à réaliser cette tâche.
Inciter par la rémunération
Proposer une petite incentive pour challenger tous les vendeurs est un excellent moyen de les motiver pour compléter ou créer votre fichier client. Si une seule personne est en charge de leur actualisation, une prime peut lui être proposée. Dans les deux cas, vous serez assuré de disposer d’un fichier client créateur de valeur.

Complétez vos fiches clients dans le logiciel de caisse Fastmag Boutique
Un logiciel CRM, comme Fastmag Boutique, vous permet de trier et classifier les données pour donner la vision la plus complète de votre portefeuille client. En savoir plus

Que doivent contenir vos fiches client ?
Vos vendeurs doivent être attentifs et sensibilisés aux trois types de données à collecter pour votre fichier client. Certaines proviennent de votre entreprise, d’autres sont externes. Elles ont toutes pour vocation de disposer d’une matière vivante, mise à jour en continu pour performer vos différentes campagnes promotionnelles.
Données personnelles
Les données personnelles des clients sont à collecter dans le respect du RGPD (règlement général sur la protection des données) à l’occasion des ventes, d’une visite en salon… Elles concernent les données privées (âge, sexe, situation maritale, enfants ou non, etc.) et de situation (coordonnées postales, téléphone, mail…).
Données issues de vos actions
Ces données concernent toutes les actions menées envers les clients, peu importent les points de contact : date de rendez-vous, des enquêtes de satisfaction, d’envoi d’e-mailings, interactions sur les réseaux sociaux, derniers appels téléphoniques ou dernières visites…
Données comportementales
Il s’agit des données liées aux comportements d’achat des clients sont principalement les demandes de devis, les commandes, le chiffre d’affaires, les paniers abandonnés, les appétences.

Les objectifs du fichier client
Le fichier client fait partie des outils essentiels de la connaissance de votre clientèle. Il est indispensable à la réussite de l’entreprise, car c’est un levier marketing et commercial.
Ses objectifs sont les suivants :
Mieux connaître vos clients
L’objectif premier d’une fiche client est de mieux connaître et comprendre sa clientèle. La création d’un fichier client va permettre de répertorier les différentes informations clients et par la suite les segmenter en groupes homogènes de personnes ayant des points communs identifiables. Ce qui voudrait dire que les personnes de même segment sont censées présenter les mêmes comportements d’achat et les mêmes attentes.
Par consequent, elles sont susceptibles d’avoir les réactions similaires à une offre commerciale ou à des messages particuliers.
Avoir de la data qualifiée et organisée
Mettre en place un fichier client a pour objectifs d’avoir une grande quantité de données clients de valeur et organisée en segment, ce qui facilitera l’interprétation de ces données client par les différents responsables en vue de mettre en place une bonne stratégie commerciale et marketing.
Mieux cibler son marketing
Pour mettre en place une stratégie marketing efficace, il faut connaître parfaitement ses clients, leurs besoins et leurs attentes. Un fichier client renseigné permet une segmentation fine pour que vous poussez le bon message au bon moment. Il doit au centre de vos campagnes de communication, avec des mises à jour régulières. Vous pourrez classer les profils clients par points communs et objectifs pour construire votre stratégie.
Rendre la prospection commerciale plus facile
Le fichier client permet d’améliorer la connaissance des nouveaux contacts. Il aide à identifier les opportunités de vente et à estimer le chiffre d’affaires prévisionnel. Bien connaître ses prospects permet donc de mieux gérer ses campagnes marketing et commerciales, en adaptant le discours pour maximiser les performances commerciales.
Pour améliorer l’expérience client
Avec votre base de données clients, vous allez pouvoir mesurer avec précision la satisfaction globale de vos acheteurs, notamment en suivant le taux de churn (ou taux d’attrition) qui correspond à la perte de vos clients dans le temps.
Comment étoffer votre fichier client ?
Il existe différentes façons d’étoffer votre fichier client, le tout étant de trouver le moyen le plus efficace pour récupérer des datas. Voyons 4 stratégies qui ont fait leurs preuves !
Le programme de fidélité
Le programme de fidélité est très efficace pour collecter des données de haute qualité, car les récompenses incitent fortement les clients à participer. Vous pouvez récupérer les données de contact, les préférences, les produits favoris, les habitudes de consommation…
Jeux concours et promotions
Le jeu concours et la promotion sur inscription correspondent à la tactique du donnant-donnant, grâce aux récompenses en échange desquelles les clients laissent leurs données. Le caractère ponctuel de ce type de campagne favorise les effets de participation impulsive.
Newsletter
La newsletter permet de récupérer les e-mails des clients et de communiquer à peu de frais en présentant vos nouveautés et vos évènements. C’est le support personnalisable idéal pour transmettre son image de marque.
Envoi du ticket de caisse
Les caisses enregistreuses connectées permettent d’envoyer un ticket de caisse par e-mail. C’est donc le moyen de récupérer des informations clés pour votre fichier client : e-mail, produit acheté, nom, panier moyen…
Modèle de fichier client à télécharger
Besoin d’un exemple ? Retrouvez notre modèle de fiche client à télécharger !
Récolte et conservation des données clients
Le règlement général de protection des données (RGPD) oblige les entreprises qui utilisent les données personnelles des internautes à leur fournir un certain nombre d’informations. En effet, vous devez informer l’internaute au moment de la collecte de ses données personnelles, en cas de modification de leur utilisation et de façon régulière sur l’utilisation de ses données personnelles. Le stockage des données est encadré et limité dans le temps. Pour que vos clients reçoivent vos communications, ils doivent donner leur consentement avec l’opt-in.
En résumé
Pour impliquer un collaborateur à créer ou compléter correctement une fiche client, il est nécessaire de :
- Communiquer sur l’importance de ces documents
- Ecouter ses difficultés à la remplir ou les améliorations possibles
- Responsabiliser et valoriser vos équipes
- Penser à challenger la bonne tenue du fichier par la rémunération
- Sensibiliser sur les différents éléments à noter dans la fiche client
Une question ?
C'est quoi la fiche client ?
Une fiche client est un fichier qui contient toutes les informations que vous possédez concernant vos clients actuels et vos prospects. Ce document regroupe différentes informations comme les noms, numéro de téléphone, adresse et habitudes de consommation. Découvrez vite notre modèle de fichier !
Comment se présente une fiche client ?
Une fiche client se présente sous forme de document, digital ou non, contenant des informations et coordonnées des clients.
Comment établir un profil client ?
Établir un profil client demande au préalable une étude de marché et de segmentation client pour savoir comment classer le profil de ses consommateurs et ses clients types. Tout d’abord il faudra :
-
Établir des recherches pour s’assurer que le profil représente réellement vos consommateurs.
-
Créer un profil client pour mieux le processus d’achat de vos prospects et savoir choisir le canal le plus approprié pour mieux les viser.
-
Définition de l’ampleur des risques que le client serait prêt à assumer et qu’il peut se permettre de prendre compte tenu de son niveau de vie.
Quel est l'intérêt du fichier client ?
Le fichier client présente un avantage commercial et marketing car il permet de prendre des décisions stratégiques pour l’avenir d’une entreprise.
Comment créer un fichier client ?
Le CRM Fastmag Boutique vous garantit une création d’un fichier client facile, il vous suffit d’avoir les informations et coordonnées du client.
Comment faire une fiche de suivi client ?
Pour faire une fiche de suivi client il faut :
-
Être réactif et transparent auprès des clients
-
S’assurer du suivi client sur les différents canaux
-
Savoir demander l’opinion des clients pour améliorer la relation client
-
Personnaliser l’expérience client.
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