Le guide du commerçant

Qui est concerné par le logiciel de caisse ?

Le logiciel de caisse est un véritable outil pour aider le chef d’entreprise à piloter sa société. Toutefois, toutes les entreprises n’ont pas intérêt à investir dans un tel logiciel. Seules celles qui sont amenées à manipuler de l’espèce et à recevoir des règlements des clients en liquide régulièrement doivent se doter de cet outil. Mais à quel moment le flux de transactions en espèces nécessite-t-il de s’équiper ? Qui est concerné par le logiciel de caisse ?

Quel volume de transactions nécessite de se doter d’un logiciel de caisse ?

Si l’entreprise est amenée à ne recevoir des paiements en espèces que ponctuellement, investir dans un logiciel de caisse ne sera sans doute pas nécessaire. En revanche, il faudra tout de même respecter deux obligations :

  • Tenir un livre de caisse afin d’y indiquer de façon chronologique tous les paiements reçus en précisant pour chaque opération la date, la description de la vente, le montant HT, TTC et la TVA ainsi que le numéro de la pièce comptable ;
  • En cas de paiement supérieur à 25€, remettre une note au client, à l’aide par exemple d’un carnet à souche. Elle devra être réalisée en double avec un exemplaire à conserver par l’entreprise.

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Le volume de ventes dépend également en grande partie de la nature d’activité. Une boulangerie par exemple, qui voit passer des centaines de clients tous les jours et dont la grande majorité paie en espèces, devra investir dans un logiciel de caisse. Il en va de même pour les restaurants, les salons de coiffure, les magasins d’alimentation…

En revanche, cela s’avère moins pertinent pour d’autres professions comme les artisans qui reçoivent des règlements en espèces de façon plus occasionnelle.

Quels sont les intérêts à avoir un logiciel de caisse ?

caisse-enregistreuse-tpv-imprimanteL’utilisation d’un logiciel de caisse est la garantie d’un modèle et suivi de vente établi pour tous les vendeurs. Au-delà des simples fonctions d’encaissement, de calcul du rendu de la monnaie et d’impression d’un ticket, l’intérêt d’un logiciel de caisse est de faciliter la vie du commerçant. Ainsi, au moment de la vente, il n’a qu’à scanner les produits à l’aide d’un code barre, ou de noter directement les produits achetés. Le ticket de caisse s’édite automatiquement afin d’être remis au client. Les ventes, mais également la TVA collectée sur celles-ci, n’ont plus qu’à être ensuite déversées en comptabilité.

En outre, le logiciel de caisse est un outil de preuve en matière fiscale. C’est un des premiers documents vérifiés en cas de contrôle.

En plus de permettre un gain de temps et de diminuer le risque d’erreurs lié à la saisie manuelle, le logiciel de caisse peut être un allié au quotidien du chef d’entreprise. Grâce à de nombreuses fonctionnalités à valeur ajoutée, il peut ainsi lui permettre de disposer de statistiques régulières sur ses ventes mais aussi sur sa marge, de suivre ses stocks et de fidéliser ses clients.

En savoir plus.

En résumé

  • Les entreprises qui reçoivent régulièrement des paiements en espèces doivent se doter d’un logiciel de caisse ;
  • Cela concerne la majorité des commerces de détail ;
  • Gain de temps, diminution du risque d’erreurs, outil de preuve en matière fiscale, statistiques, suivi des stocks et fidélisation des clients sont autant d’intérêts à avoir un logiciel de caisse.