Comment préparer son inventaire ?

Vous faites partie des entreprises des secteurs marchands non agricoles dans l’obligation de réaliser un inventaire physique de vos stocks à la clôture de votre exercice ? Fastmag vous donne toutes les astuces pour bien le préparer. En effet, comme toute opération d’importance et légale, il est essentiel d’anticiper tous les outils et processus à mettre en place pour optimiser son temps et obtenir le moins d’écarts possible.

Avant d’entamer l’inventaire physique de vos stocks, vous vous devez de coucher sur papier l’ensemble du déroulement de ce dernier. Cette procédure écrite doit intégrer à la Bible de l’entreprise au même titre que tout autre document détaillant un processus de fabrication, de livraison…

Les objectifs de la procédure

Les objectifs de la procédure consistent à expliquer dans le détail :

l’ensemble des actions à entreprendre dans le cadre du décomptage des éléments physiques présents dans votre stock
tous les incidents susceptibles d’intervenir à cette occasion
les solutions pour chaque incident potentiel.

Les informations données par la procédure

Les éléments suivants doivent être consignés dans la procédure afin de faciliter le travail des inventoristes :

• les finalités de l’inventaire en fonction sa périodicité : régularisation complète du stock pour un inventaire annuel ou intermittent ; comptage partiel pour optimisation pour un inventaire tournant ; examen de routine pour un inventaire intermittent ;
• le calendrier de réalisation (date, horaires) ;
• le schéma de la zone de stockage où sont clairement indiquées les différentes aires de stockage des références avec leur nombre (les aires doivent être calibrées pour une équipe et un temps précis) ;
• le nombre de personnes par équipe ;
• le nombre d’aires de stockage confiées à chaque équipe ;
• le formulaire de comptage ;
• les règles de gestion des écarts et de recomptage ;
• les règles de validation et de saisie des données.

Pour vérifier que toutes les règles sont parfaitement comprises par vos équipes d’inventoristes, il est vivement conseillé de transmettre la procédure et un modèle de fiche de comptage quelques jours avant l’inventaire. Le jour du comptage, il est essentiel de prendre le temps de la relire et de répondre à toutes les questions posées pour évacuer les dernières incompréhensions. De la prise de note des quantités et caractéristiques aux emplacements en passant par les couleurs, n’hésitez pas à passer tout en revue.

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Organiser ses stocks suppose de les ranger et de les baliser. Ainsi, le passage des équipes dans les aires de stockage est simplifié. Le temps est optimisé.

Un rangement nécessaire

Avant la fin de l’exercice, procédez aux rangements de vos réserves et zones de stockage. Cela permet de trier les éléments hors d’usage, cassé ou en parfait état. Cela permet aussi de nettoyer et ranger chaque étagère afin de rendre plus facile et plus agréable le comptage des produits.

Un balisage pertinent

C’est l’occasion de vérifier que chaque article est bien étiqueté et dispose bien d’un numéro d’inventaire, mais aussi de baliser les zones en indiquant ce qu’elles contiennent…

L’arrêt de tout mouvement

Avant de débuter votre inventaire annuel ou intermittent, pensez à figer vos stocks durant le temps de ce dernier.

Le choix de faire appel à des équipes externes ou non dépend de vos volumes de stocks. Mais, quels que soient ces derniers, n’hésitez pas à mélanger les genres et à les répartir dans des zones au découpage équitable.

La constitution des équipes

Si les équipes sont uniquement internes, ne laissez pas la réalisation de l’inventaire aux seuls responsables de stock. Et, mélangez vos collaborateurs entre eux et avec les renforts extérieurs. Afin de gagner en efficacité, n’hésitez pas à composer des binômes.

La répartition des équipes par zones

Répartissez les équipes dans vos zones de stockage de façon à ce que chaque équipe mette environ le même temps pour réaliser l’inventaire de leur zone.

Pour faire votre inventaire dans de bonnes conditions, il est essentiel que vous choisissiez un matériel efficace et de bonne qualité.

Les lecteurs codes-barres

L’informatique a révolutionné la façon dont les entreprises réalisent leurs inventaires. En choisissant un bon logiciel, l’inventaire physique des stocks devient un jeu d’enfant grâce à l’usage des lecteurs codes-barres. Si vous ne souhaitez pas en doter votre entreprise, il vous restera la méthode classique et plutôt fastidieuse du papier, stylo.

Les étiquettes codes-barres

Si vous utilisez des douchettes d’inventaire, optez pour des étiquettes codes-barres de qualité (non repositionnables, métalliques, indéchirables…) et à préimprimer.

En conclusion, en préparant efficacement votre inventaire, vous êtes assuré de gagner un temps considérable lors de sa réalisation. Outils, organisation des stocks et des équipes, tout contribue à simplifier cette mission autrefois énergivore et facilitée aujourd’hui par l’informatique.