Caisse enregistreuse ou logiciel de caisse ?

La gestion d’un point de vente nécessite de s’équiper d’outils pour tenir la caisse, suivre l’activité, gérer les stocks… En faisant des recherches, vous avez sûrement entendu parler de caisse enregistreuse et de logiciel de caisse.

Mais connaissez-vous vraiment les différences entre ces deux solutions ? Savez-vous quelle solution sera la plus adaptée à votre commerce de détail ?

Si la caisse enregistreuse est un outil pour saisir les ventes, encaisser la monnaie et la rendre, le logiciel de caisse quant à lui offre bien plus de fonctionnalités pour la gestion d’un commerce. C’est un outil plus évolué, l’équivalent d’une caisse enregistreuse des temps modernes.

La caisse enregistreuse est un matériel qui permet la gestion des paiements : saisie des ventes, encaissement de la monnaie des clients et rendu quand ils n’ont pas versé la somme exacte. Elle est composée :

• D’un clavier sur lequel le commerçant saisit les produits vendus et qui permettra de faire les calculs ;

• D’un tiroir-caisse disposant de compartiments pour ranger les pièces et les billets ;

• D’une imprimante permettant d’éditer les tickets de caisse.

La caisse enregistreuse peut être associée à d’autres outils comme :

• Un monnayeur pour rendre directement la monnaie aux clients sans que le vendeur n’ait à manipuler d’argent ;

• Un scanner permettant de lire les codes-barres ;

• Un terminal de point de vente pour que les clients puissent régler leurs produits par carte bancaire ;

• Un détecteur de faux billets…

Les différentes caisses enregistreuses

Il existe des différents types de caisses enregistreuses : la caisse enregistreuse fixe, la caisse enregistreuse avec un écran tactile et la caisse enregistreuse mobile. La caisse tactile est principalement utilisée dans les commerces de proximité, les restaurants, les marchés… Son avantage principal est un gain de temps.

Les critères pour choisir sa caisse enregistreuse

D’un point de vue réglementaire, la caisse enregistreuse doit répondre à plusieurs critères : l’inaltérabilité (impossible de changer les données d’origine), la conservation des données pendant 6 ans, la sécurité et l’archivage au minimum 1 fois par an.

De plus, une caisse enregistreuse certifiée NF 525 permet de lutter contre les fraudes à la TVA et à l’impôt sur le revenu. Elle peut être certifiée par auto-certification ou par un organisme indépendant, et vous permettra de respecter les contraintes du RGPD et de disposer de la dématérialisation des tickets de caisse.

Le respect de la Loi 2018 NF 525 est obligatoire pour tous les commerçants équipés d’un outil numérique de gestion (hors auto-entrepreneur et micro-entreprise).

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Le logiciel de caisse comprend bien plus de fonctionnalités qu’une simple caisse enregistreuse : gestion des paiements, édition de ticket de caisse et calcul de rendu de la monnaie. Il participe au développement des performances d’un commerce et permet un gain de temps non négligeable, tout en minimisant le risque d’erreur.

Le logiciel de caisse est composé de 2 éléments distincts : le front office (encaissements en boutique, impression de tickets de caisse, factures…) et le back office (gestion des stocks, analyses des ventes et des coûts), et peut être rattaché à différents modules en fonction des besoins.

Une valeur ajoutée pour les commerçants

Le logiciel de caisse apporte une véritable valeur ajoutée au commerçant en proposant notamment :

• Des statistiques de vente : chiffre d’affaires par produit, catégorie de produits, vendeurs, créneau de la journée, afin de suivre précisément vos résultats et de les améliorer ;
• Des outils permettant de gérer la relation client : carte de fidélité, historique d’achat des clients, campagne SMS ou e-mails ;
• Une gestion des stocks : à chaque passage en caisse le stock sera décrémenté des produits correspondants. Le stock pourra ainsi être disponible à tout moment et le logiciel pourra permettre de passer des réassorts auprès des fournisseurs quand il arrivera à un niveau trop bas (par exemple au stock de sécurité) ;
• Une interface comptable permettant la gestion de la TVA collectée ;
• Une interface intuitive rendant les vendeurs plus opérationnels ;
• Des fonctionnalités adaptées au secteur d’activité : commerces alimentaires, textile, restauration, boulangerie…;
• Une compatibilité multi-device (PC, tablette, mobile…).

Le logiciel de caisse est compatible avec les autres outils d’un magasin : terminal de paiement, scanner, imprimante, tablette… et permet une gestion des données centralisée et en ligne, dans le cloud.

Les critères pour choisir son logiciel de caisse

Pour faire son choix parmi les différents modèles et marques de logiciels de caisse présents sur le marché, les commerçants doivent définir précisément leurs besoins, et s’orienter vers un éditeur de logiciels expert de leur activité.

Chaque secteur d’activité possède ses propres spécificités. Un commerce de Mode ne sera donc pas équipé avec le même logiciel de caisse qu’un restaurant par exemple. Il est très important de choisir les fonctionnalités les plus pertinentes pour votre activité.

La notoriété de l’éditeur de logiciels est également importante. Il doit être expert du secteur et proposer des mises à jour régulières pour rester à la page, à ses clients. De plus, en cas de coupure internet, le logiciel de caisse doit pouvoir fonctionner avec un mode offline.

Aujourd’hui, les logiciels de caisse sont devenus incontournables, alors que les caisses enregistreuses tendent à disparaître. Ils sont essentiels lors du développement de l’activité du commerce, et permettent une gestion multi-magasins facilitée.

En s’adaptant à la croissance de l’activité et en respectant la Loi anti-fraude (certification NF 525), le logiciel de caisse est le véritable allié du chef d’entreprise au quotidien, avec deux critères de choix principaux : le pilotage du stock et l’acquisition client.

Il faut savoir qu’il n’est pas obligatoire de s’équiper d’un logiciel de caisse. Toutefois, il offre de nombreux avantages, le premier étant un gain de temps dans la gestion de leur activité. Les commerçants peuvent ainsi se concentrer sur l’essentiel de leur métier : la vente, la relation client, le conseil en magasin.