Comment faire son inventaire ?

Selon sa taille et l’importance de ses stocks, du nombre de rotations effectuées dans l’année, une entreprise peut adopter la stratégie de gestion et de comptage de ses stocks qui lui convient le mieux. En effet, l’article L.123-12 du Code du Commerce n’a imposé que l’obligation de réaliser un inventaire physique des stocks à la clôture d’un exercice, non la manière de le réaliser.
Concrètement, comment réalise-t-on un inventaire qui doit refléter les quantités et les valeurs mentionnées dans le stock théorique comptable ou le logiciel de gestion ? Fastmag vous explique comment réaliser un bon inventaire.

Peu importe votre choix quant à la méthode d’inventaire (permanent, intermittent, tournant, annuel), ce dernier doit obligatoirement recenser, à la date de clôture de clôture de l’exercice fixée au 31 décembre, les différents éléments suivants :

• tous les éléments de stock utiles à la production de produits finis ou semi-finis (composants et matières premières),
• tous les éléments de stock hors production (consommables, emballages…)
• tous les produits finis ou en cours de production stockés sur site ou chez les partenaires.

La procédure écrite

Avant de commencer votre inventaire physique de ses stocks, il est essentiel de formaliser son déroulement au moyen d’une procédure écrite. Celle-ci a pour objectif d’expliquer et de détailler le processus de comptage des stocks ainsi que les difficultés pouvant potentiellement survenir au cours de ce dernier. Une solution concrète doit être opposée à chaque problème mentionné.

Informations clés contenues dans la procédure

Les inventoristes en charge du comptage doivent être informés sur :

• les objectifs de l’inventaire en fonction de la méthode adoptée pour le réaliser (régularisation complète du stock, comptage partiel pour optimisation, examen de routine…) ;
• le calendrier d’exécution (périodicité — dans la cadre d’un inventaire tournant —, date, horaires) ;
• le plan de l’aire de stockage indiquant clairement les découpages opérés dans chaque zone afin d’indiquer le
• nombre de références calibré pour et une équipe d’inventoristes et un délai précis ;
• le nombre d’inventoristes par équipe de comptage ;
• le nombre de zones attribuées à chaque équipe d’inventoristes ;
• le formulaire utilisé pour le relevé des quantités et présentant les articles par emplacement ;
• les règles relatives à la gestion des écarts ;
• les règles relatives à la validation et à la saisie des données.

Idéalement, la procédure écrite est donnée en amont de l’inventaire et commentée le matin même ou une journée avant afin que les inventoristes soient réellement bien en phase avec vos attentes, notamment sur la prise de note des quantités et caractéristiques de tous les éléments à indiquer (emplacement, unité de comptage, état, poids, couleur, volume…).

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Votre support pour réaliser votre inventaire

L’inventaire se fait de nos jours de façon dématérialisée, et plus avec un support papier.

Si vous utilisez le formulaire de relevé des quantités d’un inventaire se doit d’être très clair. Selon la méthode d’inventaire utilisée (tournant, intermittent, annuel ou permanent), vous veillerez à indiquer certains éléments, notamment:

• les références,
• l’emplacement,
• les unités de comptage.

En effet, il vous sera ainsi plus facile de gérer les écarts de référence ainsi que les écarts de quantité. Il faut absolument omettre de cette liste les quantités théoriques.

Attention : pour éviter toute erreur, il ne faut surtout pas indiquer le stock théorique sur ce document.

Le rangement de la zone de stockage

Avant la date de l’inventaire, il est nécessaire de ranger correctement sa zone de stockage. D’une part, cela permet de prévenir tout accident de travail en facilitant le passage des équipes de comptage. D’autre part, c’est l’occasion d’apposer sur chaque article un numéro d’inventaire librement déterminé, ce qui facilitera leur identification. Enfin, ranger permet de trier ses stocks en amont et de repérer les éléments de stocks détériorés à mettre de côté.

La constitution des équipes d’inventoristes

Pour renforcer la fiabilité de la prise de notes des quantités en stock, il est vivement recommandé de constituer des équipes de deux personnes. Si l’équipe interne suffit, il est recommandé de demander aux collaborateurs d’autres services de renforcer celui en charge du magasinage, notamment ceux qui ont une connaissance des produits en stocks, comme les vendeurs.

Si la méthode d’inventaire retenue par votre entreprise n’est pas permanente ou tournante, il est obligatoire de suspendre toutes vos activités de production, d’envoi et de réception de marchandises durant toute la durée de l’inventaire, que ce dernier soit annuel ou intermittent.

Faire des inventaires tournants peut se révéler compliqué lorsque l’activité ne peut pas être stoppée. Exemple : dans le cas de la vente en ligne ou dans le cas d’un stock mutualisé.

Le recensement des marchandises

Les équipes constituées, on distribue les listes de comptage aux différentes équipes qui rejoignent leurs zones d’affectation. Chaque inventoriste identifie avec son nom ses feuilles de comptage. Puis, il compte les éléments du stock et reporte les quantités, par unité de comptage définie et en faisant bien attention de marquer les références comptées. En effet, cela permet, en cas d’oubli de mieux identifier les références non comptées.

Le recomptage en cas d’écart

Quand les inventoristes ont fini de compter, ils transmettent chaque feuille de comptage au responsable afin de comparer le stock physique au stock théorique. En cas d’écart, on procède à un nouveau comptage des références pour lesquelles un écart a été constaté.
Si les écarts sont vérifiés, il vous sera nécessaire de réfléchir sérieusement à un meilleur processus de gestion des stocks afin de remédier à ce problème.

Selon le volume, il n’est pas imaginable de recompter tous les écarts ; il faut organiser le support pour le choix des produits à recompter.

Il est préférable de s’attarder sur des recomptages pour des écarts importants en valeur (€) plutôt qu’importants en quantité. Le recomptage doit valider que l’inventaire s’est bien déroulé.

La valorisation du stock

Après un inventaire, on procède à la valorisation de ses stocks. Elle participe à l’évaluation du patrimoine de l’entreprise grâce à la détermination de la valeur unitaire nette des éléments stockés (produits ou matières premières).

Pour procéder au calcul de cette valeur, il existe trois méthodes possibles :

• le calcul du coût unitaire moyen pondéré (CUMP),
• le calcul du premier entré, premier sorti (PEPS ou FIFO),
• le calcul du coût de remplacement (NIFO).

Le choix des outils d’inventaires

Réaliser un inventaire nécessite l’achat de divers matériels et consommables.

Des étiquettes codes-barres

Afin de bien préparer votre inventaire, il est nécessaire d’opter pour des étiquettes codes-barres à préimprimer. Veillez à leur qualité (indéchirables, non repositionnables, métalliques…) afin de sécuriser votre inventaire au maximum.

Des lecteurs codes-barres

Grâce à l’informatique, l’inventaire physique des stocks s’est considérablement simplifié, notamment avec l’usage des lecteurs codes-barres. Si votre lecteur n’est pas relié automatiquement à votre logiciel de caisse, il vous sera nécessaire de choisir un petit logiciel de collecte de données afin de vous faciliter le recoupage des informations.

Pour conclure, un inventaire exige une excellente préparation, beaucoup de rigueur et de bons outils. Ainsi, vous êtes assuré de performer vos processus de gestion et d’optimiser vos coûts grâce à la connaissance exacte de ce que votre entreprise possède.