Comment choisir son logiciel de caisse ?

La loi de finance 2016 a imposé aux professionnels commerçants assujettis à la TVA, à compter du 1er janvier 2018, d’être équipés d’un système d’encaissement, d’une caisse enregistreuse ou d’un logiciel de caisse certifié NF525* sous peine d’une amende de 7500€ en cas de non-respect de la loi.

*Destinée à lutter contre la fraude, cette certification protège l’inaltérabilité des données, leur archivage et leur sécurisation.

Détails des conditions imposées :

• Inaltérabilité : Le système doit enregistrer et conserver les données d’origines (ainsi que les éventuelles corrections) et les rendre inaltérables,
• Sécurisation : Le système doit s’assurer que les données enregistrées ne puissent plus être modifiables, sans traces,
• Conservation et Archivage des données : L’ensemble des données doivent être conservées dans le système et archivées sur support externe de manière inaltérable pendant six ans,
• Certification par un organisme accrédité ou attestation individuelle délivrée par l’éditeur.

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De très nombreuses solutions existent sur le marché, ce qui rend le choix ardu. Les quelques conseils qui suivent devraient vous éclairer et vous permettre de faire le choix le plus adapté à votre activité :

1. Qu’est-ce qu’un logiciel ou système de caisse ?

Il s’agit d’un système informatisé dans lequel un commerçant assujetti à la TVA enregistre les opérations, ne donnant pas lieu à facturation, effectuées avec ses clients non assujettis.

2. Les différents systèmes proposés :

• Les caisses enregistreuses autonomes : elles ne peuvent pas communiquer avec d’autres systèmes de caisse ou avec le moindre système centralisateur,
• Les systèmes de caisse communicants : reliés aux terminaux de paiement étant reliés, ces logiciels restent basiques et n’offrent pas l’accès à une gestion comptable et financière,
• les systèmes de caisses enregistreuses élaborés : à la fois communicants et intégrés, ils assurent eux-mêmes la tenue de comptabilité et/ou des stocks.

3. Les fonctionnalités disponibles :

• Prise de commande et d’encaissement rapide,
• Personnalisation de la caisse en fonction de votre activité,
• Gestion des commandes, paiements et bons de livraison,
• Suivi des ventes en temps réel,
• Gestion et alertes du suivi des stocks,
• Calcul des taux de marge,
• Synchronisation avec votre site e-commerce,
• Présence d’un module de gestion comptable et de facturation,
• Accès direct à l’envoi d’e-mails ou SMS pour l’envoi de factures,
• Gestion du fichier clients,
• Gestion des utilisateurs,
• Édition de remise et de justificatifs,
• Personnalisation et mise en attente des tickets de caisse,
• Création des formules et packs,
• Gestion des extournes, etc.

4. Les services inhérents et néanmoins indispensables :

• Présence d’un outil d’aide à la création de votre personnalisation,
• Support technique réactif (aisément joignable et disponible…),
• Contrat de maintenance (garantie ou non de continuité de service),
• Typologie des licences proposées (location, vente, mono ou multipostes, etc.),
• Périodicité des mises à jour, etc.

Réalisez un cahier des charges, même succinct et faites une étude de marché pour sélectionner, sur catalogue, les principales solutions qui peuvent répondre à vos besoins,

Avant de faire votre choix définitif, interrogez votre entourage professionnel (groupements, fédérations, syndicats patronaux locaux ou nationaux, clubs de petits patrons, expert-comptable…),

Renseignez-vous sur les références clients de l’éditeur et n’hésitez pas à les appeler !

Rien ne vous empêche, également, d’obtenir une présentation complète de la solution directement sur votre lieu de travail, en présence de votre personnel qui l’utilisera au quotidien, de manière à ce que toutes les questions obtiennent des réponses claires et concrètes,

Par la suite, demandez à disposer d’une version de démonstration (limitée dans le temps mais pas en fonctionnalités) pour tester le logiciel dans ses futures conditions d’utilisation réelles.

1. Couleurs :

Surtout pour ceux présentés en vitrine, faites en sorte que vos produits obéissent à certaines règles : Les nuances de couleurs doivent être voisines, progressives et respecter le spectre des couleurs. Définissez votre gamme en fonction.

2. Saisonnalité :

Certains domaines d’activité sont fortement soumis au calendrier, l’exemple le plus frappant étant celui de la mode féminine où tout est régi en fonction d’un timing scrupuleusement respecté :

Janvier : Soldes des collections Automne-Hiver, Février : Mise en rayons des collections  Printemps-été présentées en octobre de l’année précédente pour remplacer les modèles Automne-Hiver vendus pendant les soldes, Mars : Présentation en showrooms des collections Automne-Hiver de la fin de l’année en cours, Avril / Mai : Mise en rayons dans les boutiques des collections Printemps-Été de l’année, Juin : Présentation des collections Automne-Hiver présentées en mars, Juillet : Soldes des collections Printemps-Été de l’année en cours, Août / Septembre : mise en rayons dans les boutiques des collections pré-fall de l’année, Octobre : Présentation des plus belles pièces des collections Printemps-Été de l’année suivante, Novembre :  Mise en rayons des collections Automne-Hiver pour la saison en cours et Décembre : Présentation complète des collections de la saison Printemps-Été d’octobre passé.

En conclusion, il va de soi qu’une fois la définition de vos produits réalisée, il vous faudra l’analyser à partir des ventes effectuées et de la satisfaction de vos clients (taux de fidélisation) pour éventuellement l’optimiser et identifier les futures tendances !