Comment choisir son logiciel de caisse ?
Les questions à se poser pour faire le bon choix
De très nombreuses solutions existent sur le marché, ce qui rend le choix ardu. Les quelques conseils qui suivent devraient vous éclairer et vous permettre de faire le choix le plus adapté à votre activité :
1. Qu’est-ce qu’un logiciel ou système de caisse ?
Il s’agit d’un système informatisé dans lequel un commerçant assujetti à la TVA enregistre les opérations, ne donnant pas lieu à facturation, effectuées avec ses clients non assujettis.
2. Les différents systèmes proposés :
- Les caisses enregistreuses autonomes : elles ne peuvent pas communiquer avec d’autres systèmes de caisse ou avec le moindre système centralisateur,
- Les systèmes de caisse communicants : reliés aux terminaux de paiement étant reliés, ces logiciels restent basiques et n’offrent pas l’accès à une gestion comptable et financière,
- les systèmes de caisses enregistreuses élaborés : à la fois communicants et intégrés, ils assurent eux-mêmes la tenue de comptabilité et/ou des stocks.
3. Les fonctionnalités disponibles :
- Prise de commande et d’encaissement rapide,
- Personnalisation de la caisse en fonction de votre activité,
- Gestion des commandes, paiements et bons de livraison,
- Suivi des ventes en temps réel,
- Gestion et alertes du suivi des stocks,
- Calcul des taux de marge,
- Synchronisation avec votre site e-commerce,
- Présence d’un module de gestion comptable et de facturation,
- Accès direct à l’envoi d’e-mails ou SMS pour l’envoi de factures,
- Gestion du fichier clients,
- Gestion des utilisateurs,
- Édition de remise et de justificatifs,
- Personnalisation et mise en attente des tickets de caisse,
- Création des formules et packs,
- Gestion des extournes, etc.
4. Les services inhérents et néanmoins indispensables :
- Présence d’un outil d’aide à la création de votre personnalisation,
- Support technique réactif (aisément joignable et disponible…),
- Contrat de maintenance (garantie ou non de continuité de service),
- Typologie des licences proposées (location, vente, mono ou multipostes, etc.),
- Périodicité des mises à jour, etc.
Quelques conseils de simple bon sens
Réalisez un cahier des charges, même succinct et faites une étude de marché pour sélectionner, sur catalogue, les principales solutions qui peuvent répondre à vos besoins,
Avant de faire votre choix définitif, interrogez votre entourage professionnel (groupements, fédérations, syndicats patronaux locaux ou nationaux, clubs de petits patrons, expert-comptable…),
Renseignez-vous sur les références clients de l’éditeur et n’hésitez pas à les appeler !
Rien ne vous empêche, également, d’obtenir une présentation complète de la solution directement sur votre lieu de travail, en présence de votre personnel qui l’utilisera au quotidien, de manière à ce que toutes les questions obtiennent des réponses claires et concrètes,
Par la suite, demandez à disposer d’une version de démonstration (limitée dans le temps mais pas en fonctionnalités) pour tester le logiciel dans ses futures conditions d’utilisation réelles.
Couleur et saisonnalité
1. Couleurs :
Surtout pour ceux présentés en vitrine, faites en sorte que vos produits obéissent à certaines règles : Les nuances de couleurs doivent être voisines, progressives et respecter le spectre des couleurs. Définissez votre gamme en fonction.
2. Saisonnalité :
Certains domaines d’activité sont fortement soumis au calendrier, l’exemple le plus frappant étant celui de la mode féminine où tout est régi en fonction d’un timing scrupuleusement respecté :
Janvier : Soldes des collections Automne-Hiver, Février : Mise en rayons des collections Printemps-été présentées en octobre de l’année précédente pour remplacer les modèles Automne-Hiver vendus pendant les soldes, Mars : Présentation en showrooms des collections Automne-Hiver de la fin de l’année en cours, Avril / Mai : Mise en rayons dans les boutiques des collections Printemps-Été de l’année, Juin : Présentation des collections Automne-Hiver présentées en mars, Juillet : Soldes des collections Printemps-Été de l’année en cours, Août / Septembre : mise en rayons dans les boutiques des collections pré-fall de l’année, Octobre : Présentation des plus belles pièces des collections Printemps-Été de l’année suivante, Novembre : Mise en rayons des collections Automne-Hiver pour la saison en cours et Décembre : Présentation complète des collections de la saison Printemps-Été d’octobre passé.
En conclusion, il va de soi qu’une fois la définition de vos produits réalisée, il vous faudra l’analyser à partir des ventes effectuées et de la satisfaction de vos clients (taux de fidélisation) pour éventuellement l’optimiser et identifier les futures tendances !
Parcourez nos autres articles sur le matériel de votre magasin
Choisir son afficheur de caisse
5 conseils pour gérer les soldes et les promotions
Les puces RFID, une révolution pour les commerçants
Le glossaire du code-barres
Imprimantes et tickets de caisse
Le commerçant et la mobilité
Les périphériques d’un logiciel de point de vente
L’environnement matériel pour les logiciels et applications
Comment optimiser votre utilisation des compteurs de passage en magasin ?
Comment accepter les paiements par smartphone avec son TPE ?
Lecteur de code-barres, comment le choisir ?
Comment choisir son terminal de paiement électronique (TPE) ?
Quels sont les logiciels indispensables pour le commerçant ?
Nos autres guides
Nos guides les plus lus
Une démo ? Un devis ? Des conseils et avis d’experts du commerce ?
RESSOURCES