Le guide du commerçant – Inventaire

Avec plus de 3,8 millions d’entreprises dans les secteurs marchands non agricoles en 2018, la France voit sa dynamique entrepreneuriale se classer au 2e rang européen. Toutefois, si l’on décompte le 1,1 million de micro-entreprises, seules 2,7 millions de sociétés réalisent un inventaire, généralement en fin d’année. À quoi sert l’évaluation comptable des actifs de l’entreprise ? Est-ce une obligation légale ? Nous vous livrons tous les secrets des inventaires pour faciliter le vôtre grâce à des outils pertinents.

Qu’est-ce qu’un inventaire physique ?

De manière générale, un inventaire inclut tous les biens immobiliers et mobiliers de votre entreprise, mais aussi ses créances, ses dettes, l’inventaire physique de son stock…

Ce dernier consiste à quantifier les volumes d’éléments stockés (stock physique) en vue de les comparer à ceux contenus dans les livres de votre entreprise (stock théorique). Il existe quatre principales familles de biens et marchandises composant un stock :

  • matières premières et composantes utilisées dans le cadre d’une production,
  • biens en cours de production,
  • biens finis et prêts à être commercialisés,
  • consommables (carburant, papeterie, etc.).

 

Pour parvenir à les décompter et ainsi déceler les différences de quantités, les stocks dormants, les erreurs d’adressage, etc. il vous est possible d’employer trois méthodes d’inventaire distinctes : l’annuel, le tournant ou le permanent.

L’inventaire annuel, témoin du bilan comptable

Lorsque l’exercice comptable est terminé, on procède à l’inventaire annuel. Il exige que soit calculé l’ensemble des marchandises physiquement en stock afin de vérifier qu’elles sont bien en nombres identiques à celles inscrites dans le bilan comptable. Fastidieux, nécessitant souvent la fermeture du site et le recrutement de personnel, l’inventaire annuel coûte cher et génère beaucoup d’inexactitude, notamment si un logiciel d’inventaire n’est pas utilisé dans le cadre de sa réalisation.

L’inventaire tournant, alternative ou complément de choix à l’annuel

L’inventaire tournant consiste à planifier périodiquement des inventaires de chacun des composants composant son stock. En complément à l’inventaire annuel ou en remplacement de ce dernier, le tournant limite les erreurs et permet de mieux lisser ses stocks sur le long terme et éviter ainsi les ruptures.

L’inventaire permanent, marque de l’instant T

L’inventaire permanent, plus communément appelé inventaire informatique, propose un décompte en temps réel des entrées et des sorties dans son stock. Idéal pour les petits volumes de marchandises, il favorise une justesse de son indicateur de stock en temps réel. Toutefois, sa mise en place peut être impactante, notamment si vos références sont nombreuses et vos rotations de stocks élevées.

À vous donc de choisir la méthode d’inventaire la plus adaptée à votre fonctionnement. Toutefois, sachez que seul l’usage d’un logiciel d’inventaire favorisera une parfaite correspondance entre votre stock théorique et votre stock physique.

Pourquoi est-il nécessaire de réaliser un inventaire ?

Comme le stipule l’article L.123-12 du Code du Commerce, un inventaire physique annuel est obligatoire pour toutes les personnes physiques ou morales ayant la qualité de commerçant.

Si vous n’avez pas mis en place un inventaire permanent ou tournant, réalisable à une date différente de celle de la clôture de l’exercice, il faudra donc en réaliser un à la clôture de l’exercice comptable, car la connaissance des stocks est primordiale. En effet, outre l’aspect réglementaire, ils permettent aussi de valoriser votre entreprise puisqu’ils figurent à l’actif de votre bilan comptable.

Rôle de l’inventaire

Si l’inventaire de vos stocks vous permet de dégager différents indicateurs de performance et la valorisation de votre société, il prouve aussi, d’un point de vue fiscal, la justesse de votre évaluation quant à l’existence et à la valeur des actifs et passifs du patrimoine de votre entreprise.
Lors de la réalisation de votre inventaire, il est donc essentiel et réglementaire de :

  • contrôler l’existence de vos stocks,
  • contrôler qu’ils vous appartiennent bien,
  • évaluer leur qualité et leur degré de rotation.

Avantages d’un inventaire parfaitement mené

Le principal avantage d’un inventaire parfaitement mené réside dans le gain de productivité et l’optimisation de votre trésorerie qu’il vous permet de réaliser. En effet, si vous adoptez de bonnes pratiques dans le cadre de votre gestion de stock, comme l’acquisition d’un logiciel de gestion pertinent ou l’attribution de numéros d’identification (informatifs ou séquentiels) à chacun des éléments le composant, vous optimisez votre temps, repérez facilement les stocks dormants, optimisez les rotations…

Comment faire un inventaire ?

Quelle que soit la périodicité d’un inventaire, ce dernier consiste toujours à compter des éléments physiques présents dans son stock. Mieux vaut donc être parfaitement organisé.

Une procédure écrite interne

Sachez que toute méthodologie d’inventaire doit faire l’objet d’un écrit interne qui recense les difficultés d’exécution de ce dernier ainsi que les solutions opposables. Ainsi, elle doit détailler un certain nombre d’aspects comme le programme d’exécution, le nombre de collaborateurs par équipe de comptage, le formulaire de comptage, les zones de stockage, les règles de saisie des données…

Une organisation des stocks en amont

Avant le début de l’inventaire, il est indispensable de procéder au rangement de vos zones de stockage que vous aurez préalablement identifiées et matérialisées par un marquage précis. Il est également nécessaire de définir un emplacement pour chaque article que vous prendrez soin d’étiqueter. À cette occasion, vous placerez dans une zone définie les stocks détériorés. Puis vous définirez les équipes de comptage composées de deux personnes avant de délivrer toutes les instructions nécessaires à la bonne réalisation de l’inventaire.

Un recensement des marchandises efficace

Avant chaque comptage d’une marchandise donnée, il est nécessaire d’indiquer sa référence et son code associé. Puis, chaque équipe procède à un double comptage. Si les résultats obtenus par l’équipe sont identiques, la fiche est transmise au chef d’équipe. Dans le cas contraire, le comptage est renouvelé.

Une valorisation des éléments du stock indispensable

La valorisation de vos stocks consiste à définir le montant des stocks lors de leurs entrées au bilan et lors de leurs sorties. Si les stocks de matières premières et des marchandises sont à inscrire au coût d’acquisition, les produits finis et les éléments en cours de production sont à inscrire au coût de production.

Il existe trois méthodes de valorisation :

  • coût unitaire moyen pondéré (CUMP) qui divise le total des coûts d’acquisition par le total des quantités,
  • premier entré, premier sorti (PEPS) qui ne retient que le dernier coût d’acquisition,
  • coût réel d’acquisition.

Le choix des outils

Si vous n’avez pas les ressources nécessaires pour effectuer avec vos collaborateurs votre inventaire, il vous est possible de le confier à une société d’inventoristes qui procèdera pour votre compte à l’inventaire de stocks. En revanche, si vous réalisez votre inventaire en interne, il est réellement conseillé de s’équiper en douchettes d’inventaire, par exemple la douchette Zebex Z2121 commercialisée par FASTMAG. Ces terminaux ultra-pratiques et performants sont mobiles et tactiles. Ils favorisent un gain de temps précieux par la collecte exacte des informations sur chaque élément de votre stock.

Qu’est-ce que le taux de démarque ?

De manière générale, la démarque représente la perte de produits d’une entreprise. Cette perte peut être connue ou inconnue et se constate notamment à l’occasion de l’inventaire.

Qu’est-ce que la démarque connue ?

La démarque connue évalue la diminution de votre stock pour des raisons identifiées et comptabilisées dans un cahier de démarque : casse, par exemple.

Qu’est-ce que la démarque inconnue ?

La démarque inconnue est la diminution de votre stock en raison de vols à l’étalage ou commis par vos collaborateurs. Elle peut être due également à des erreurs.

storage-unitFastmag et l’inventaire

Les scanners d’inventaire ou douchettes proposés par Fastmag — Z2121 ou Cipher Lab 8001 — vous permettent de réaliser tous vos inventaires de façon sereine et sécurisée. Dotés de microprocesseurs aux performances remarquables, les logiciels Fastmag implantés sur ces supports peuvent vous délivrer une expérience utilisateur optimale.