Le guide du commerçant

Règles de la facturation électronique

Avec l’émergence du commerce en ligne et la nécessité de réduire notre consommation de papier, la facturation émise et reçue sous format électronique s’est peu à peu imposée aux entreprises et aux commerçants. 

Découvrez avec Fastmag les règles applicables à la facturation électronique pour en garantir l’authenticité ainsi que les obligations à respecter pour favoriser sa bonne lisibilité et son intégrité.

Règles de la facturation électronique

Les prérequis de la facturation électronique, pour qu’elle soit réputée valide d’un point de vue légal et comptable, consistent à garantir : 

  • l’authenticité de son origine,
  • sa bonne visibilité,
  • la fiabilité de son contenu.

Les outils indispensables à la facturation électronique

Pour garantir les prérequis, l’entité qui recourt à la facturation électronique doit : 

  • intégrer la signature électronique à sa facture ;
  • télétransmettre ses factures au moyen de l’échange de données informatisées (EDI).

À défaut, l’entreprise doit utiliser une solution technique qui favorise les contrôles documentés et permanents, mais aussi établit un circuit d’audit fiable entre la livraison des produits à l’origine de la facturation et celle-ci, qu’elle soit émise ou reçue. 

En ce sens, la mise en place d’un logiciel de caisse, connectable avec différents outils de gestion, suivi et contrôle, facilite le passage à la facture numérique.

Bon à savoir :

La facturation électronique doit comporter les mêmes mentions obligatoires que les factures classiques en format papier. 

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Calendrier de passage à la facturation électronique

Que les entités soient publiques ou privées, elles doivent peu à peu se soumettre à l’obligation d’adopter la facturation électronique.

Marchés publics

Toutes les factures émises à l’attention de l’État, mais également des collectivités territoriales et des établissements publics doivent adopter le format électronique selon le calendrier défini par l’ordonnance du 26 juin 2014 :

  • 1er janvier 2017 pour grandes entreprises (CA supérieur à 1,5 milliard d’euros ou effectif supérieur à 5000 collaborateurs) et personnes publiques ;
  • 1er janvier 2018 pour les ETI (CA maximum de 2 milliards d’euros pour un effectif inférieur ou égal à 5000 collaborateurs);
  • 1er janvier 2019 pour les PME (CA maximum de 50 millions d’euros pour un effectif inférieur ou égal à 250 collaborateurs);
  • 1er janvier 2020 pour les TPE (CA maximum de 2 millions d’euros pour un effectif inférieur ou égal à 10 collaborateurs). 

Secteur privé

Depuis la promulgation en 2015 de la Loi Macron, toutes les entreprises du secteur privé ont l’obligation d’accepter la facturation électronique. Cependant, elles conservent la liberté d’émettre leurs factures en format papier pour les entreprises privées. 

Le calendrier de cette loi suit le même prévisionnel que l’ordonnance relative aux marchés publics.

Conservation de la facturation électronique

Comme les factures papier, la facturation électronique sécurisée par signature électronique est soumise à des règles de conservation par l’administration fiscale. 

Ainsi, si le droit comptable exige que les factures transmises par échange de données informatisées (EDI) soient conservées 10 ans, elles sont à conserver dans leur format original durant 6 ans pour l’administration. Sur cette période, elles doivent être gardées :

  • sur un support informatique pendant 3 ans,
  • sur tout autre support pendant les 3 années suivantes.

En résumé

La facturation électronique soit être :

  • Authentifiable grâce à la signature électronique
    Fiable et visible,
    Transmise par ETI
  • Elle est obligatoire pour les marchés publics depuis 2017 avec une échéance de mise en place étalée jusqu’en 2020. Elle doit être acceptée dans le secteur privé qui peut toutefois poursuivre sa facturation en format papier pour les entreprises privées
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